Protokollen från möte i en förening eller organisation är det officiella registeret över åtgärder som vidtas av koncernens styrelse, men de är inte avsedda att vara ett allomfattande transkript. För mycket detaljer kan presentera en förvirrande bild av vad ett möte åstadkommit och uppmanar fel tolkning. Nyckeln till att skriva lämpliga mötesminuter är att vara kortfattad och korrekt och följa standardpraxis.
$config[code] not foundBörja protokollet med organisationens namn och registrera mötesdatum och dess plats. Protokollen bör notera samtliga styrelseledamöter i närvaro, närvaro av ett kvorum och den tid mötet kallades för att beställa. Sekreteraren bör också registrera den tid då styrelseledamöterna anländer sent eller lämnar tidigt för att få en tydlig redogörelse för vem som var närvarande när några röster gjordes.
Följ agendan för att avmarkera saker som kommer upp först, till exempel korrigeringar och tillägg till föregående mötesminuter, godkännande av kassörens rapport eller presentation av kommittérapporter som inte kräver några ytterligare åtgärder. För skriftliga rapporter, t.ex. en uppdatering från kassören, bifogar du rapporten till protokollet. För muntliga rapporter, kortfattat sammanfatta.
Notera kärnan i vilken handling en styrelse tar, men inte en pågående dialog mellan diskussioner mellan styrelseledamöter. När en rörelse görs, registrera vem som gjorde rörelsen och vem som utsändes, och omröstningens resultat. Notera andra åtgärder som vidtagits vid det möte som inte är föremål för omröstning, till exempel styrelsens ordförande, som tilldelar uppdrag för en kommande associeringshändelse, styrelseledamöter volontärarbete för kommittémedlemskap och diskussioner om framtida aktiviteter. Protokollet bör innehålla en kortfattad sammanfattning av någon annan diskussion.
Sammanfoga frågor som tagits upp under dagordningen för "New Business." Även om den nya verksamheten skulle kunna vara något, bör protokollet huvudsakligen återspegla det ämne som höjdes, vem tog upp det och något direktiv från presidenten eller styrelsen för att ta upp frågan eller "titta Gillar det."
Avsluta protokollet med datum, tid och plats för nästa möte. Fyll protokollet enligt styrelsens ordförande eller president, till exempel online eller i ett visst arkivskåp.
