En kontorassistentassistent är titeln på en gemensam administrativ supportposition inom USA: s regering. Sådana olika byråer och avdelningar som inrikesdepartementet, arbetsdepartementet, veteranhälsovård, invandring och tullförvaltning och jordbruksdepartementet anställer personer som kontorsassistentassistenter. Dessa federala medarbetare är ansvariga för en rad administrativa uppgifter som stöder arbetet hos den byrå där de är anställda.
$config[code] not foundOffice Automation Assistant
Kontorsautomationsassistenter underlättar kontors kommunikation och upprätthåller en professionell arbetsmiljö. De kan svara på telefonsamtal, vidarebefordra samtal, ta meddelanden, ta emot besökare på kontoret och eskortera besökare medan de är på kontoret. Kontorsassistentassistenter kan svara på e-post och brev av allmän karaktär, uppfylla allmänna begäran om information, vidarebefordra teknisk eller specialiserad korrespondens till den mest angivna personen och distribuera utsänd post till kontorspersonalen. Dessutom distribuerar kontorassistentassistenter interkontorskommunikation och underhåller kontorspostkortet.
Information och produktion
Kontorsassistentassistenter ansvarar för att producera och förbättra skriftliga material. De kan skriva, formatera och redigera rapporter, brev, former, memoranda och andra typer av dokument. De upprätthåller poster och filer, i fysiska eller elektroniska format, inklusive kontors tidskrifter och närvaro poster, och sänder dem enligt anvisningarna. Kontorsautomationsassistenter uppdaterar också manualer och kontorsprocedurinstruktioner efter behov.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingPlanering och tillhandahållande
Kontorsautomationsassistenter planerar och tillhandahåller personal för att åka på officiell verksamhet samt regelbundet drift av kontoret. De kan förbereda reseplaner, arrangera transport, boka hotellbokningar och resebokningar, samla resebyråer, förbereda resekuponger och andra resorrelaterade uppgifter. De kan förbereda kuvert och presentationsmaterial för personal som förberedelse för sin resa. Kontorsautomationsassistenter uppskattar också behovet av kontorsmateriel, tar förfrågningar om speciella föremål, följer de etablerade rutinerna för att skaffa varor och sedan distribuera leveranserna. Kontorsautomationsassistenter följer de etablerade rutinerna för att ordna reparationstekniker när det finns problem med någon av kontorsutrustning.
Clerical and Administration
Kontorsautomationsassistenterna uppfyller kontorets kontorbehov. De kan bli ombedda att skriva in dokument, spela in diktering, ta mötesminuter, göra fotokopior, skicka fax, filpapper och fylla på kontorsmaterial. (Faktum är att en skrivhastighet på 40 ord per minut eller snabbare är ett krav på jobbet.) Dessutom måste kontorsautomatiseringsassistenter utföra de uppgifter som annan administrativ personal har när de saknas.
