Nästan två tredjedelar, eller 64 procent, av småföretag kan inte spåra hur mycket deras skrivare kostar dem eller kan de spåra deras användning. Och om du inte kan spåra dessa grundläggande statistik i ditt företag vet du inte hur mycket det går förlorat.
Hur man optimerar din IT-budget med rapporten om smarta dokumenthantering (PDF) och undersökningen av SMB-dokumenthantering av Xerox (NYSE: XRX) ger värdefulla insikter och lösningar för utskrift i en digital värld.
$config[code] not foundFördelar med att övervaka skrivaren
Undersökningen
Undersökningen genomfördes i USA, Frankrike, Tyskland och Storbritannien, med mer än 1000 små och medelstora företag som deltar. Målet var att ta reda på hur dessa företag hanterade tryck och dokument. Nedbrytningen av skrivaranvändningen representerar vad som sker i småföretag. Av de intervjuade företagen rapporterade 56 procent fakturering och fakturor som pappersintensiv process i organisationen, 53 procent sa att affärs- och finansiell rapportering var likartat papperskrävande och 51 procent sa att HR-formulär och anställningsfiler flydde ur sina skrivare i stort antal.
Sjuttiofem procent klagade anställda skrivar email tillsatt en betydande del av deras skrivare användning, och samma procentuella hävdade juridiska signaturer var en stor dränering på papper och skrivare användning. Drygt 40 procent av företagen rapporterade inköpsbevis, marknadsföringsmaterial och kundnoteringar tog en hel del pappers- och tryckresurser.
För små medicinska, juridiska, arkitektoniska och designföretag kan utskriftsproduktionen vara mycket högre undersökningen visade. Och oftare har dessa företag inte en Managed Print Services-leverantör som tar hand om denna arbetsintensiva uppgift.
En annan skarp statistik från undersökningen var hur mycket tid det var förlorat med processer som var inblandade i utskrift? Om du väntar på jobb på skrivaren, springer ut ur leveranser eller går till skrivbutiker för att hämta dokument lägger du till en stor tid. Kostnaden kan naturligtvis inte vara synlig, men den är där.
Xerox säger i USA att väntetiden för ett dokument vid ett företag med en gemensam central skrivare är ungefär tre minuter för varje anställd. Detta kommer ut till 13 timmar varje år per anställd. Så även ett litet företag med 10 anställda kan uppleva 130 timmars bortkastad tid.
Rapporten
Rapporten "Hur man optimerar din IT-budget med smartare dokumenthantering" innehåller lösningar som småföretag kan distribuera för att undvika problem som undersökningen lyfter fram.
Den första är att hitta en Managed Print Services-partner för att hjälpa dem att hantera deras användning av skrivare mer effektivt. I ett inlägg på den officiella Xerox-bloggen skriver Xerox Channel Marketing Manager Lisa Graham om behovet av att företagen blir mer proaktiva vid bedömningen av användningen av skrivare. "Utskriftsbedömningar kan snabbt identifiera kostnadsbesparingar och effektivitetsförbättringar", förklarar Graham.
Allt från övergivna dokument på skrivarfack för att köpa varor, onödigt tryck i färg och andra ineffektivitet kostar dig.
Med digitalisering som omvandlar nästan alla delar av ditt företag kan en betrodd Managed Print Services eller annan partner innehålla digitalisering, dokumentflöde, mobilutskrift, molnteknik och säkerhet.
Som en separat men relaterad fråga visar rapporten att 90 procent av företagen har brutits på grund av osäker utskrift.
Slutsats
I slutet av rapporten rekommenderar Xerox att företag i alla storlekar hittar rätt Managed Print Services-partner, men det är kanske inte möjligt för småföretag. Rapporten ger värdefull information för dem som inte har råd att hyra sådana tjänster också.
Genom att välja de senaste skrivarna med spårnings- och övervakningslösningar, implementera bästa praxis med bra styrning och utbilda din arbetskraft, kan du effektivt hantera problemen i samband med oreglerad skrivaranvändning. Vissa lösningar inkluderar standardisering av inställningar så att alla kopior är svartvita, integrerade med moln och mobila arbetsflöden, automatiserar arbetsflöden och samordnar inköp av leveranser.
Bild: Xerox
Mer i: Gadgets 1
