Excel-kalkylblad har i många år varit en stapel i både professionella och personliga kretsar för att organisera, beräkna och presentera data.
De har varit ett universellt funktionellt verktyg för en mängd olika applikationer, till exempel att hålla flikar på företagsekonomi och hantera inventering.
Det har inte funnits en enda teknisk utveckling som har kunnat ersätta kalkylblad som ett grundläggande kontor (förutom pågående uppdateringar från Microsoft Office och liknande konkurrenter som Google Docs), så kalkylblad kvarstår i aktiv cirkulation.
$config[code] not foundFör många användningsområden är kalkylblad fortfarande värdefulla, men det finns ett antal ineffektiviteter som hindrar dem från att vara de kraftverk de en gång var.
Skäl till varför du borde sluta använda kalkylblad
Om du är en svåra hård kalkylarkfläkt, skakar du förmodligen ditt huvud med tanken på att överge dem. Det finns dock några stora anledningar till varför du bör minska ditt beroende av kalkylblad totalt:
1. Kalkylblad är sårbara för fel. Enligt System ID har nästan 90 procent av alla kalkylblad fel. Det här kan vara en felaktig formel, ett felaktigt nummer eller ineffektiv formatering som leder till felaktiga tolkningar. Det här är givetvis inte fel i kalkylbladen, det är felet hos de människor som hanterar dem. Ett antal kalkylbladsfunktioner - t.ex. deras enkelhet, smidighet, brist på kontroll och balans och brist på kommunikation - gör det lättare för människor att göra de felen. Eftersom kalkylblad ofta används för värdefull eller känslig information kan även ett enda misstag vara kostsamt här, så det är inte värt risken.
2. Det finns inga tydliga formateringsregler. Excel ger dig många alternativ när det gäller hur du formaterar celler, rader, kolumner och även hur siffror och data presenteras i arket. På ytan verkar detta som en bra funktion - men det stora antalet alternativ betyder att det inte finns någon tydlig regel för vad som är "rätt" eller "fel" för specifika applikationer. Det finns några mallar tillgängliga i Excel, men återigen finns det ingen standardformatering som alla dina anställda, partners och kunder kan följa. Formateringen som är meningsfull för dig kanske inte vore förnuftig för andra, vilket leder till förvirring och kompatibilitetsproblem när du försöker kommunicera data till en annan part.
3. Det är för generiskt att vara relevant för de flesta uppgifter. Kalkylbladens kraft är deras mångsidighet - men det kan också vara en svaghet. Kalkylblad är en slags "jack of all trades, master of none". De är anständiga att utföra i ett antal olika applikationer, men de är inte den perfekta lösningen för någon speciell funktion. På grund av mångfalden av tekniska verktyg som är specifikt utformade för enskilda funktioner, är kalkylarken omklassificerade i praktiskt taget alla applikationer du kan tänka dig. Det är som att gå till en specialitet restaurang, snarare än en som erbjuder lite av varje kök - den specialiseringen gör den färdiga produkten överlägsen.
4. Endast en person kan använda ett kalkylblad åt gången. Detta är en subtil men stark svaghet i kalkylblad. Endast en person kan arbeta på ett kalkylblad vid en given tidpunkt. Även i molnbaserade kalkylarkalternativ kan i allmänhet endast en person göra aktiva ändringar, medan de andra arbetar med en enda kopia. Det gör det mycket svårt för ditt lag att vara aktiv, pågående kommunikation eller samarbeta på en enda färdig produkt. I vår moderna värld, med fjärrarbetare och mer sofistikerad teknik, behöver du fler lösningar för enkel samarbetsledning.
5. Realtidsuppdateringar är omöjliga. Enligt Forrester Research är datastreaming och uppdateringar i realtid några av de viktigaste up-and-coming-teknikerna inom detaljhandeln (liksom ett antal andra branscher). Med den mängd information som är tillgänglig och upptrappningen av användarens krav stämmer saker som inventeringsspårning och kunddata mot realtidströmming för snabbare och mer exakt information. Kalkylblad bidrar inte till uppdateringar i realtid. De kan inte integreras i några andra system för automatisk uppdatering. Som vi redan har sett kan endast en användare göra ändringar i taget. Realtidsuppdateringar är mycket mer värdefulla.
Vad ska du använda istället
Så det finns många bra skäl att sluta använda kalkylblad, men det gör inte dina behov att gå iväg. Du behöver fortfarande spåra inventeringen. Du behöver fortfarande rapportera ekonomi och chansen är att du behöver ett enkelt sätt att överföra dina gamla material till ett nytt system. Vad kan ta stället för kalkylblad?
Det enkla svaret är specialiserad programvara. Det finns tusentals typer av spårnings- och hanteringsprogramvaror där ute, av vilka vissa täcker många behov i allmänhet (som teamsamarbetsprogram) och några av dem begränsar sig till en fokuserad nisch (som bokföringsprogramvara). Din bästa satsning är att välja en serie programtjänster, a la carte, som bäst tillgodoser ditt företags specifika behov. Det finns ingen lösning som passar alla storlekar där ute (det är därför kalkylblad blir föråldrade), så handla och överväga dina alternativ noggrant.
Kalkylarkfoto via Shutterstock
4 kommentarer ▼
