Registrering är en viktig del av många affärstyper idag. Oavsett om du arbetar på ett medicinskt kontor, universitet, advokatbyrå eller annan institution, hanterar de former som håller dessa företag igång, ofta ett heltidsjobb i sig. Ibland kan mängden pappersarbete som genereras av organisationen verka överväldigande. Vanliga problem som rekordhantering står inför kan lindras genom att systemen finns på plats för att hantera dem.
$config[code] not foundFörlorade poster
Förlorade register kan sträcka sig från ett mindre besvär för företagen till ett enormt besvär som tar månader, eller till och med år, att lösa. Om kunder till exempel regelbundet begär dokument från företaget och du inte kan tillhandahålla dem i rätt tid (eller alls) riskerar du förlusten av sin verksamhet i framtiden. Om viktiga uppgifter behövs för en juridisk fråga, som att försvara företaget mot en rättegång, kan det inte kosta enorma summor av pengar, eller inte ens innebära upplösningen av verksamheten helt. Ett sätt att undvika att förlora dokument är att ha en detaljerad organisations- och lagringsprocess.
Record Organisation
Korrekt filorganisation är en av hörnstenarna i bra rekordhantering. Vanligtvis organiserar företagen filer kronologiskt per år och sedan alfabetiskt med kundens namn. Förutom hårddiskar av ditt företags register är elektronisk lagring ett lönsamt alternativ som sparar både utrymme och tid som ditt företag kan lägga till för andra användningsområden. Men även om du väljer att spara majoriteten av värdefulla filer på organisationens datorer, har hårddiskar sin plats i lagringsutrymme och organisation. Originaldokument, som de som har notifierade signaturer, måste ofta hållas under ett visst antal år eller, ibland, i obestämd tid.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingSpela in lagring
Beroende på vilken typ av verksamhet du förvarar, liksom hur länge företaget har fungerat kan det hända att du befinner dig tom för alla arkivskåp som är värda av formulär du måste behålla. En potentiell lösning på detta problem är att inte behålla några främmande register. Tänk hur länge ditt företag verkligen behöver ha dessa formulär till hands. För federala skatteändamål kan majoriteten av handlingarna kasseras efter en viss tidsperiod, enligt IRS, beroende på vilken typ av retur som lämnats in (se avsnittet Resurser). Olika företag, till exempel juridiska och medicinska kontor, är skyldiga att behålla kundinformation endast under ett visst antal år beroende på det land där de är verksamma. En annan lösning är att lagra poster i en separat anläggning, till exempel en uthyrningsenhet. På detta sätt tar de inte upp värdefullt utrymme i ditt företags lokaler som du kan använda för att driva organisationen. Tänk på att sådana enheter kan vara kostsamma beroende på antalet poster du behöver lagra.
