Grand Rapids, Michigan (PRESSMEDDELANDE - 12 januari 2010) - Greatland, ett av landets ledande leverantörer av W-2 och 1099 produkter för företag, släppte sin topp W-2 och 1099 arkivering "fallgropar" för att se upp för denna skatteäsong. Greatland sammanställde denna lista baserat på sina högsta kundförfrågningar.
Medan många företag väljer att e-posta sina W-2 och 1099-formulär med Social Security Administration (SSA) och / eller Internal Revenue Service (IRS), är de flesta företag fortfarande beroende av arkivformulär via post. Det finns två vanliga misstepsföretag eller skatteförberedare gör vid arkivering av papper W-2 eller 1099:
$config[code] not found"Seeing Red" - kravet på 1099 rött bläckformulär: företag måste fylla i kopia A med blankett 1099 (filen som skickas till IRS) på en förtryckt röd bläckform (1). Endast Kopia A måste uppfylla detta krav. Alla andra kopior av blanketterna kan skrivas ut med svart bläck.
Genom att perfekta perforeringen på W-2 och 1099: På samma sätt som kraven på det röda bläckformuläret har IRS och SSA ett perforeringskrav som anger alla pappersformer innehåller inga horisontella perforeringar som skiljer former på kopia A. Alla andra kopior måste emellertid perforeras mellan enskilda former, och enligt IRS är användning av sax för att separera kopior inte en godtagbar metod (2).
Det är viktigt att verifiera hos din leverantör av skatteformulär att alla förtryckta pappersblanketter uppfyller kraven på IRS och SSA. Underlåtenhet att följa dessa krav kan leda till väsentliga påföljder.
Elektronisk arkivering eller "e-arkivering"
E-arkiveringskravet: både SSA och IRS uppmuntrar e-arkivering av W-2 och 1099-blanketter, oavsett hur få formulär som behöver arkiveras. Om emellertid antalet former av varje typ uppgår till mer än 250 (t ex 250 1099-DIV 300 1099-INT, 250 W-2), kräver IRS och SSA blanketterna att arkiveras elektroniskt.
Fördelarna med att arkivera elektroniskt är:
* Fristen för inlämning av formulär med IRS och SSA förlängs med en månad jämfört med pappersarkivering * Pappershantering och mailing sänks, vilket resulterar i möjliga kostnadsbesparingar * Minskad miljöpåverkan * Inget av de federala kopia pappersformkraven (rött bläck, perforering, etc.) * Inlämningsstatusen för din arkivering tillhandahålls (t ex "Mottagen", "Inte ännu bearbetad", "Komplett" etc.)
Tidsfristen för W-2 och 1099 formulär som ska lämnas till mottagare är 1 februari 2010. Årets sista dag för W-2 och 1099 federal arkivering är 1 mars 2010 (papper) eller 31 mars 2010 (elektronisk). Du kan begära en automatisk 30-dagars filförlängning genom att fylla i formulär 8809. Nytt för 2009: Förfallodatum för inlämning av uppgifter till mottagare för formulär 1099-B, 1099-S och 1099-MISC (om belopp redovisas i rutor 8 eller 14) har förlängts till 16 februari 2010. Greatland har ett omfattande 1099 och W-2 faktacenter på sin webbplats med svar på många andra arkivfrågor. Företaget lanserade nyligen speedEfiler.com, ett nytt webbaserat lönerapporteringsverktyg som gör det möjligt för små och medelstora företag att lägga in sina W-2 och 1099 blanketter online och kopiera utskrifter och maila direkt till anställda eller mottagare. Om Greatland Greatland (www.greatland.com) är ett av landets ledande leverantörer av W-2 och 1099 produkter för företag. Specialiserade produktlinjer omfattar: W-2 och 1099 formulär och programvara, företagskontroller och programvara, leverans av inkomstskatt och mjukvara samt hypotekslån. Greatland är ett anställd bolag med platser i Grand Rapids, Michigan och Green Bay, Wis. (1) IRS-publikation 1179, avsnitt 2.1.4 (2) 1099 - IRS-publikation 1179, avsnitt 4.4.3; W-2 - IRS-publikation 1141 Del B Avsnitt 2 Punkt.05
