Traditionell pappersarkivering har i stor utsträckning ersatts eller hjälpts av fillagring i databaser. Det finns fördelar och nackdelar med traditionell arkivering. Även om pappersfiler är till hands och lättillgängliga tar de också upp mycket utrymme och papper. Att avgöra om ett traditionellt arkiveringssystem är rätt för dig beror på ditt företag. Juridiska företag och företag som har journaler kan upptäcka att deras filer ändras eller växer så snabbt att traditionell pappersarkivering är det enda sättet att hålla sig till den dagliga utvecklingen.
$config[code] not foundLätt att nå
Traditionell fil organisation är lätt att komma åt. Filerna är fysiskt centralt placerade. Om du inte hittar något kan du spendera så länge du behöver gå igenom varje fil tills du hittar exakt vad du letar efter. Möjligheten att se, röra och läsa dina filer närhelst du behöver kan hjälpa dig att tänka på hur man innoverar aspekter av ditt företag.
Lätt att förstå
Traditionella arkiveringssystem är vanligtvis lätt att förstå. Filer kan ordnas på flera sätt, inklusive alfabetiskt, efter ämne eller färdighetsuppsättningar, numeriskt, efter datum, efter plats eller i storleksordning. Även om du inte förstår först filingssystemet som används kan du räkna ut det genom att gå igenom filerna och uppmärksamma de definierande faktorerna.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingFöråldrad
Å andra sidan har traditionella pappersfiler ersatts i många organisationer med dator arkivering. Fler företag skannar och laddar ner sina filer till kontorsdatorer. Med den här metoden kan arbetstagare hitta filer och ladda upp dem direkt med sökdatabasprogramvara, vilket sparar tid och ökad produktivitet.
Svårt att skydda
Traditionellt organiserade filer är svåra att skydda. Bränder eller andra naturkatastrofer kan förstöra filer, vilket kan leda till borttappad verksamhet. Att säkerhetskopiera traditionella filer är tidskrävande och tar timmar med kopiering, märkning och omarkivering.
Brist på utrymme och effektivitet
Traditionell filorganisation kan komma ur hand. Antalet filer att organisera växer med ditt företag; Det kan vara en smärta i databasen för att hitta utrymme för allt pappersarbete. Att arkivera objekt effektivt kan också bli en utmaning.
