Affärsetikett för signering av dokument och bokstäver utvecklas med alla tekniska framsteg, men vissa frågor kräver fortfarande traditionella metoder för att indikera att du antingen skrev eller att du accepterar dokumentet och dess innehåll. Bästa praxis och korrekt etikett för signaturer omfattar inte bara när man ska logga, utan också hur man signerar ett dokument.
Signatur som bevis
Att sätta din John Hancock på ett dokument kan vara till notatet du faktiskt skrev till din överenskommelse med ett dokument och allt det innehåller, inklusive eventuella avtalsavtal. Förutom att du lägger till din signatur i ett dokument, placerar dina initialer i områden där du eller en annan part gör ändringar, innebär att du accepterar ändringarna, även om de är handskriven som ett ändringsförslag till det formella avtalet.
$config[code] not foundUnderteckna för någon annan
I de fall då författaren av ett dokument inte kan underteckna det, föreslår korrekt företagsetikett att det är tillåtet för den person som utarbetade dokumentet eller en annan auktoriserad part att underteckna på författarens vägnar. Till exempel, en administrativ assistent som transkriberar ett brev som hennes chef vill distribuera direkt kan skriva under hennes chefs namn om hennes chef inte är på kontoret för att lägga sin faktiska signatur på brevet. I det här fallet, om assistentens namn är Mary Smith och chefsnamnet är Jane Doe, är det rätt sätt för Mary att underteckna dokumentet: "Jane Doe / signerat av ms" eller enkelt, "Jane Doe / by ms", vilket betyder att Maria är undertecknad i jans frånvaro.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingNär våta signaturer är nödvändiga
Teknik ger oss möjlighet att underteckna dokument utan att faktiskt lägga penna på papper. När du skriver ett dokument i bläck, kallas det för en "våt" signatur. Många officiella handlingar, till exempel federala avtal, personliga intyg eller dokument som en notarie skriver, kräver en våt underskrift. I de fall där en notarie placerar sin signatur och försegling, indikerar den person som undertecknar dokumentet vem hon hävdar vara - en notarie underskrift inte intygar riktigheten av dokumentets innehåll eller om signatorn är korrekt undertecknad dokumentet.
Elektroniska signaturer
Elektroniska och digitala signaturer sparar tid och pengar. Med dessa alternativ behöver du inte skicka hårddisker fram och tillbaka, sända dokument via e-post och inte den amerikanska posttjänsten eller en telefaxmaskin från 1990-talet. Flera leverantörer tillhandahåller metoder för att fästa din elektroniska eller digitala signatur i ett dokument; Det är dock bäst att fråga om denna typ av signatur är godtagbar innan du går till besväret att producera en, bara för att upptäcka att du faktiskt behöver skriva under dokumentet med en bläckpenna.
Det är personligt
Skriv alltid bokstaven i bläck om du skriver ett gratulationsbrev till en kollega eller prenumererar på en av dina anställda. En digital signatur är inte detsamma när ditt syfte är att förmedla uppskattning för att någon gör ett bra jobb eller uttrycker dina personliga tankar. Många lägger ett högre värde på ett handtecknat brev eftersom det visar att författaren gick extra steg för att utöka sina personliga önskemål.
