Mötesmemo-adresser anger mötesformen, relevanta fakta och hur mottagarna ska svara på informationen. Håll notatet så direkt och koncist som möjligt och skicka det elektroniskt eller placera det i dina anställdas interna brevlådor. Ett solida affärsmöte hjälper chefer, lagledare och medarbetare dela information med anställda om kommande möten i tid, på ett effektivt sätt.
$config[code] not foundMemo Format
Följ standardprocedurer för skriftlig företagskommunikation när du formaterar ett mötesnotat - singelutrymme och vänster motivera innehållet, hoppa över en rad mellan stycken, sätt ett utrymme efter varje period och lägg inte in när du startar ett nytt stycke. Använd specifika rubriker, till exempel "Vad ska man ta med till mötet" för att hjälpa mottagare att identifiera viktig information och ge numrerade listor och punktpunkter så att de snabbt kan hitta den information de behöver, rekommenderar Purdue University Online Writing Lab. Lämna en 1,5 tums marginal överst - om du inte använder brevpapper och måste öka marginalen - och skriv ordet "MEMORANDUM" i fetstil bokstäver högst upp på sidan, rekommenderar Loyola University i New Orleans.
Detaljer och ämne
Ge specifik information om mötet. Använd inte mötesnoteringar för att diskutera andra problem som inte är relevanta för mötet, rekommenderar University of Maryland University College. Inkludera datum, tid och plats för mötet, det primära ämnet och vem som genomför mötet i rubriken. Adressera notan till enskilda anställda, en hel avdelning, ett specifikt team eller hela personalen, efter behov. Ge en kort sammanfattning av vad som kommer att diskuteras vid mötet och inkludera instruktioner eller bilagor om du vill att anställda ska läsa eller förbereda material före mötesdagen. Håll ditt memo till en sida eller mindre.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingProfessionell Tone
Använd vanligt vardagligt professionellt språk i ditt memo och undvik slang, sarkasm eller skämt. Ange klart när, var och varför du genomför mötet, och försök inte att imponera mottagare med fröjliga ordförrådsspråk. Var direkt och specifikt med dina mötesdetaljer och instruktioner, samtidigt som du behåller en artig och artig ton. Undvik känslor och hålla fast vid grundläggande fakta om mötet, enligt Loyola University. Även om du kommer att diskutera känslomässigt laddade problem, konflikter eller företagsfrågor under mötet behöver ditt mötesnota en lugn, neutral ton.
Sätt att skicka ett mötesnota
Skicka ett mötesmeddelande på samma sätt som du normalt skulle kommunicera med medarbetare och personal. Till exempel kan en grundskolans ordförande lägga en kopia av notatet i varje lärares interna brevlåda. Eller kanske hon skickar memo elektroniskt till lärares arbetsadressadresser. Skicka bara ett textmeddelandememorandum till dina anställda om du redan har meddelat dem i förväg att du planerar att svara på det sättet. Noteringar är vanligtvis för långa för att skicka in textmeddelanden om du inte bara levererar datum, tid och plats. Undvik att använda anställdas personliga e-postkonton för företag, men tveka inte att skicka mötesnoteringar till arbetsadresser.
