Arbetsplatskommunikation adresserad till "fil" måste följa processen och strukturen för anställningsrekord samt grundläggande format för företagskorrespondens. Filmemor är avsedda att dokumentera sådana åtgärder som personalförändringar eller anställningsbeslut. De bevarar också fakta och omständigheter i samband med personalresurser och arbetsplatsundersökningar.
Adressaten
Även om ditt memo är avsett att dokumentera filen, kan det fortfarande finnas adressater som direkt ska få en kopia av meddelandet. Om du till exempel dokumenterar en anställdes fil om hennes övervägande för en kampanj kanske du vill inkludera sin nuvarande handledare och handledaren till vilken hon kommer att rapportera i den nya rollen. Dessutom ge arbetstagaren en kopia av notatet.
$config[code] not foundKänslig information
Anmälningar om arbetsplatsen om känslig information bör endast adresseras till dem som behöver veta och noterna bör tydligt märkas "konfidentiella" om de innehåller information som inte får diskuteras bland HR och medarbetarens handledare. I vissa fall bör noterna till filen om känsliga frågor inte placeras i en anställdes fil alls. Till exempel, i fall av undersökningar på arbetsplatsen, som sexuella trakasserier, går ett memo till fil i undersökningsfilen och inte medarbetarens personaldokument.Anteckningar till fil för utredningsändamål förblir konfidentiella och tillgängliga endast för personal med behov av att veta, såsom HR-personal, företagsledare och ägare eller juridisk rådgivare.
Memo Innehåll
Om inte detta memo ingår i pågående korrespondens, kan du behöva beskriva omständigheterna eller förklara orsaken till din dokumentation. Om det är en personalfråga - annat än en undersökning - börja memo med medarbetarens namn, avdelning, ställning och anställningstid. Till exempel, om du sammanfattar en anställdes begäran om överföring, bör din första punkt innehålla relevant information, såsom anställdens position och den position eller avdelning för vilken hon begärde en överföring. Anmälan skulle också innehålla uppgifter om huruvida hennes begäran om överföring beviljades, bedömdes eller nekades.
Distribution och arkiv
Om du skriver till en anställdes fil, ska en kopia av notatet gå in i HR-generell korrespondensfil som en del av distributionslistan. Dessutom får arbetstagaren en kopia och det gör också andra parter som kan ha tillgång till anställdas information, såvida inte notatet ingår i en konfidentiell arbetsplatsundersökning. I så fall bör endast HR och den personal som arbetar med utredningen få tillgång till notatet. När filen som innehåller notatet skickas till ditt arkiv behåller HR-avdelningen en kopia av notatet som finns i avdelningens generella korrespondensfil.
