En kontorsekreterare är ofta limet som håller ett kontor eller företag tillsammans eftersom hon ger stöd till en mängd olika anställda och avdelningar. Kontorsekreterare behöver inte någon formell utbildning, men de flesta företag kommer att titta på slutförandet av kurser i datorkunskaper och andra kontorskompetens som en tillgång. Enligt Payscale.com gör kontorssekreterare år 2010 i genomsnitt mellan $ 20.893 och $ 30.990 årligen.
$config[code] not foundGreet & Check-In
Kontorsekreteraren hälsar kunder, arbetssökande och andra besökare när de kommer till kontoret. Om besökaren har ett möte med någon som arbetar på företaget, kommer kontorsekreteraren att kontrollera besökaren och meddela sin ankomst till lämplig personal.
Eftersom kontorsekreteraren ofta är det första intrycket man har av företaget, måste hon hela tiden hålla ett professionellt utseende och uppmärksamhet. Användningen av korrekt etikett och en vänlig attityd är en viktig del av kontorsekreterarens jobb. Ett handslag och ögonkontakt vid ankomst gör att besökaren vet att hans närvaro är erkänd och uppskattad. När en besökare eller klient lämnar byggnaden tackar kontorsekreteraren henne om att komma och kontrollera henne om det behövs.
Kommunikation och korrespondens
Telefon och skriftlig kommunikation är avgörande för att hjälpa företaget att gå vidare och bygga verksamhet. Kontorsekreteraren spelar en stor roll i kommunikationsprocessen inom kontoret och företaget. Han tar telefonsamtal, vidarebefordrar uppringaren till den lämpliga personen eller tar ett meddelande, placerar telefonsamtal till kunder och ger information eller anvisningar till dem som begär hjälp.
Förutom telefonkommunikation är kontorsekreteraren också inblandad i skriftlig och e-postkorrespondens. Chefer eller chefer kan be kontorssekreteraren att skriva brev eller svara på kundförfrågningar. Oavsett om kommunikationen eller korrespondensen sker via telefon, brev eller e-post, måste kontorsekreteraren alltid kommunicera professionellt och behålla det rykte företaget har arbetat för att bygga.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingJournalföring
Ett upptaget kontor kräver kontinuerlig uppdatering av poster och data. Om företaget är involverat i försäljning av produkter eller tjänster, måste försäljningsrekord, lager och kundförfrågningar uppdateras varje dag. Kontorssekreteraren går in i betalningar från kunder och kunder och kan också hjälpa bokföringsavdelningen med uppdaterade register över betalningar som skickas ut till leverantörer.
Utöver försäljningsrelaterade register håller kontorsekreteraren också register över möten genom att möta protokoll. Registrering ger företaget en historia om vad som har inträffat och kan vara avgörande för företagets framsteg. Många timmar spenderas av kontorsekreteraren, uppdatering och underhåll av skriftliga poster och register på datorn.
