15 sätt att undvika död genom möte

Det är inget värre än ett tråkigt arbetsmöte. Varje dag finns det cirka 25 miljoner möten i USA ensam. För att underlätta dessa möten tenderar mellanledare att ge upp ungefär 35 procent av sin tid på kontoret - medan någon i högre ledning sannolikt kommer att förlora närmare hälften av hela dagen i möten.

De höga åtagandena skulle vara helt värda om alla dessa möten genererade bra idéer, men uppskattat 67 procent av mötena klassificeras generellt som avskrivningar - slösa mer än 37 miljarder dollar per år i förlorad produktivitet.

$config[code] not found

Med detta i åtanke är det bara meningsfullt att försöka skära ner på meningslösa möten. Och om du är en liten företagare utan ett nyårs upplösning för att förbättra hur sakerna körs på ditt företag, kan det vara det perfekta sättet att stärka moralen och starta 2017 med ett slag när du tar bort tråkiga möten från din arbetsvecka.

Hur man minskar tiden i möten

För att hjälpa dig att komma igång är det 15 sätt att eliminera eller påskynda alla dina 2017 möten:

Ta med en dagordning

En av de största timewastersna i något möte är brist på syfte. För att hålla sakerna i rätt takt, se till att du har en detaljerad dagordning för att vägleda dig genom ditt möte så snabbt som mänskligt möjligt.

Ta det utanför

Om du checkar in med ett litet team är ett av de bästa sätten att engagera personligheter och få folk att prata genom att ta mötet utanför. Inte bara kommer lite frisk luft och solsken vakna kollegor och få blodet att flyta, men det kommer också att stimulera kreativt tänkande. En förändring i miljön kommer nästan alltid att skapa en förändring i hur arbetarna tänker och samarbetar.

Gå upp och flytta

Ett sätt att skära ned mötetider är att få alla på sina fötter och bli rörliga. Genom att ta bort stolar från dina möten är arbetstagarna i allmänhet mer benägna att prata med någonting viktigt, och lägga bort tidsfördelande ämnen för en annan gång. Om du verkligen vill införa en känsla av brådska, och du har platsen, övertyga personalen att prata i rörelse.

Ta med godis

Lunchmöten får ett dåligt rykte för att vara tråkiga, dagslånga affärer. Men att få personal runt ett bord kan faktiskt vara ett av de bästa sätten att uppmuntra dem att tala öppet med varandra. Mat tenderar att föra folk tillsammans, och får alltid folk att prata - och så om dina möten tenderar att vara fyllda av besvärliga tystnader, försök locka arbetare med lite pizza (eller något lite friskare).

Håll tiden

Det tar vanligtvis bara en långvarig mellanhanterare och tre dumma frågor för att omvandla en snabb incheckning till ett hemskt, två timmars möte. Ett av de bästa sätten att hålla gruppmedlemmar och chefer på uppdrag under ett möte är att ta en stoppur, ställa in den i 15 minuter och låta alla veta att när klockan slutar är mötet över. Det kommer inte bara att hjälpa dig att lära dig att förklara saker mer koncist, men arbetare kommer att uppskatta att kunna veta när de kommer att kunna komma tillbaka till det.

Dela upp det

Om du verkligen inte kan fly ett fyra timmar möte, kommer det att göra livet mycket enklare och trevligare om du kan dela upp det i olika kapitel. I början av ditt möte, låt kollegor veta att du ska ta itu med det i några bitbitar bitar. Använd varje bit för att ta itu med en grupp av problem och bryta efter att varje problem är adresserat för att checka in med andra lag, få lite frisk luft och omgruppera.

Sluta använda PowerPoint

Även i 2017 är PowerPoint fortfarande ganska synonymt med affärer. Vi använder PowerPoint för allt - från kostnadsrapporter och försäljningsställen till marknadsföringsuppdateringar. Och medan det kan vara otroligt användbart, kan du inte neka det är lite trött. Det finns inget värre än att shuffla in i ett konferensrum och titta på din linjeledare ladda upp en 30-slide presentation - så om du vill hålla dina kollegor vakna, håll lamporna på och muntligt engagera. Det kommer att hålla alla vakna och idéer flyter.

Planera framåt

En av de största timewastersna i möten väntar på att människor erbjuder upp förslag och frågor att höja. För att förlora de besvärliga tystnaderna och få alla ut ur rummet snabbare, uppmuntra alla deltagare att komma till bordet med minst en idé eller pratstund innan mötet börjar till och med.

Tryck på Record

Om du försöker komma igenom ett möte snabbt är det enkelt för några åtgärdspunkter att gå vilse i fray. Det leder ofta till massor av uppföljningsfrågor som du försöker få alla ut ur rummet och kan vara ett stort avlopp i tid. Om du är intresserad av att döma frågorna är det värt att spela in mötet på din telefon och sedan skicka ut ljudfilen till alla deltagare efter att du har gått iväg. På det sättet vet alla vad de måste göra och när det behövs.

Popcorn meningar

Vill du se till att alla bidrar? Ta det tillbaka till grundskolan och få ditt lag att delta i lite popcorntänkande. Börja med en mening, ta den runt i en cirkel och få varje medarbetare att avsluta meningen för att göra sina idéer kända. Det kommer inte bara att hålla människor engagerade, men det kommer att tvinga arbetarna att tänka utanför lådan för att bidra.

Ta ställning

Om du ofta hittar ditt lag som slösar bort timmar som försöker göra till synes enkla gruppbeslut, försök få dem av fötterna och bokstavligen ta ställning för att nå ett beslut. Rita en linje ner i mitten av rummet och be varje arbetare att stå på sidan som motsvarar deras åsikt. Använd sedan det som ett snabbt springbräda för att tvinga alla att rationalisera sitt val och gå framåt.

Ge alla jobb ett jobb

Ett annat sätt att säkerställa att saker görs snabbt vid varje möte ger varje deltagare ett jobb att utföra vid det mötet. Till exempel, fråga en person att ta anteckningar, en för att hålla tid och en att ta med snacks. Genom att ge varje person sin egen plikt att utföra, bör mötet löpa mer smidigt och individer blir mer fokuserade.

Gå virtuellt

Spenderar du massor av tid på att resa mellan kontor och platser för att träffa lag? Sluta springa från plats till plats och börja använda verktyg som Skype, Google Hangouts eller FaceTime. På det sättet kan arbetstagarna få kärnan på vad du är ute efter och vad de måste göra utan att ens lämna sina arbetsstationer.

Sluta prata

Om du känner att alltför många av dina möten visar sig vara värdelösa monologer, är det förmodligen för att dina möten är värdelösa monologer. Säg vad du behöver säga, skära av dig och fråga alla andra vad de tycker. Inte bara kan detta trimma tillbaka tiden du spenderar i möten, men det kommer också att ge andra en chans att rösta sina egna tankar och föra nya idéer till bordet.

Försök och fel

I slutet av dagen är inga två företag lika. Vad som fungerar för dina möten kanske inte fungerar för andra företag, och så måste du göra en del försök och fel för att ta reda på vilka möten som fungerar bäst för dig och ditt lag. Kom bara ihåg att vara tålmodig och fokuserad på att upptäcka de perfekta sätten att göra dina möten snabbare och mindre smärtsamma.

Möte Foto via Shutterstock

1 kommentar ▼