Så här använder du kontorsutrustning

Så du har fått en position som arbetar på ett kontor, kanske som administrativ assistent eller sekreterare. Nu behöver du lära dig rätt sätt att använda utrustningen på ditt kontor, eftersom ditt jobb kommer att innebära att du använder datorer, skickar fax, gör fotokopior och mer. Med korrekt hantering bör utrustningen på ditt kontor vara flera år och borde göra jobbet enklare. Ju bättre du vet hur du använder utrustningen, desto bättre kommer du att kunna göra ditt jobb.

$config[code] not found

Använda kopiator

Läs bruksanvisningen som tillhandahålls för kopimaskinen. Sök strömbrytaren och sätt på maskinen. Låt tillräckligt med tid för maskinen att värmas upp. äldre maskiner kan ta mer tid än nyare modeller.

Lyft på locket och placera det dokument du vill kopiera nedåt på glaset. Var noga med att placera den ordentligt; De flesta kopiatorer har markeringar som visar var de ska placera dokument. Sänk locket och välj det antal kopior du vill göra med kontrollpanelen. Tryck på "start" och kopiering bör påbörjas.

Använd det automatiska flödet på din kopiator för att kopiera dokument flera sidor i längden. Följ guiden bredvid matningen genom att placera din stack av dokument. många kopiatorer automatiska dokumentmatningar uppåt. Se om din kopiator har alternativ för automatisk sortering och häftning av dina dokument - de flesta nyare modeller gör det. Välj dessa alternativ på den digitala displayen, tryck på "start" och din stapel med dokument kopieras, sorteras och häftas för dig.

Använda en faxmaskin

Läs tillverkarens instruktioner.Kontrollera att faxen är ansluten till en strömkälla och en telefonuttag innan du slår på den. Hämta faxnummeret för destinationen för det fax du skickar. Ordna de dokument du skickar i ordning.

Fyll i ett kalkylblad för ditt fax; Detta kommer att innehålla mottagarens namn och faxnummer, namn på din chef eller kontor, faxnummeret till ditt kontor, ett kort meddelande till mottagaren och antalet sidor, inklusive omslaget.

Placera dokumenten med texten uppåt i matarfacket. Ringa mottagarens faxnummer. Tryck på "send" eller "fax" för att skicka dokumentet, beroende på vilken maskin du använder.

Se till att det finns mycket bläck i maskinens tonerkassett och att det finns gott om papper så att du kan ta emot en fax smidigt. Vänta till att telefonen ringer, men svara inte på det; Detta indikerar att ett fax kommer in. Lyssna på "handslag" -tonerna som berättar för avsändarens faxmaskin och din faxmaskin kommunicerar. Titta på din faxmaskin starta utskriften och vänta tills hela dokumentet har kommit igenom.

Kontrollera antalet sidor du mottog mot numret på omslaget för att vara säker på att hela faxet har kommit igenom. Kontakta avsändaren för att bekräfta mottagandet av detta dokument.