De flesta småföretagare är begravda i e-post. Detta är avskräckande eftersom de inte alltid får svara på de viktiga. Affärsetiketten föreslår att varje e-post ska besvaras inom 24 timmar.
Att låta meddelanden gå obesvarade längre än detta kan ha en djup negativ effekt på relationerna i sin verksamhet. Avsändaren är orolig för att e-postmeddelandet inte mottogs eller ett "nej svar" betyder ett negativt svar. I många fall betyder det ingen av dessa saker.
$config[code] not foundKorrekt e-etikett är avgörande för att företagen ökar och faller med de ekonomiska tiderna. Du möter samma folk på vägen upp som du möter på vägen ner. Med andra ord, idag behöver du något från mig och imorgon behöver jag något från dig. Om jag aldrig återvände din e-post när du behövde mig, vad tror du kommer att hända när rollerna är omvända?
10 sätt att svara på en flod av e-postmeddelanden på en dag
Så här svarar du på e-post inom 24 timmar, särskilt på en hektisk dag.
1. Använd Auto Responders
Ställ in ett automatiskt svar från ditt e-postsystem som meddelar avsändare med hur lång tid det tar i genomsnitt för dig att svara på e-post. Genom att ställa in denna förväntan vet avsändaren att deras e-post mottogs och ungefär när de kommer att höra från dig. Det viktigaste är att hålla fast vid den utlovade tidsramen när du svarar.
2. Var kort
Svar inte med en roman eller något som ska sägas i ett personligt telefonsamtal eller personligt samtal. Genom att hålla svar på några ord eller en enda mening, tar det mindre tid. Kom ihåg, det blir också svårare att läsa långa svar på e-post på smartphones.
3. Be om numrerade frågor
Det gör det mycket lättare att svara på var du kan kopiera frågorna från e-postmeddelandena och svara kort på varandra.
4. Deadlines
Leta efter en tidsram där ett svar förväntas. Ange sedan en uppföljning för detta datum för att överväga svaret vid den tiden. Placera e-post i specifika mappar för olika kategorier eller kunder.
5. Fick det senare
Om du inte har tid att svara på det nu. Skriv "Fick det, kommer att svara". Faktum är att det här kan ställas in som en genväg med några slag på ditt skrivbord eller en handhållen enhet. Dessa textutvidgare kan spara mycket tid. Sätt sedan en uppföljning så att du kan svara senare.
6. Lägg inte till Mess
Glöm allt att svara. Detta lägger bara till ett annat e-postmeddelande för någon annan att läsa.
7. Håll ilska ut
Aldrig svara när du är arg. Det bränner mycket energi och kan få oavsiktliga dåliga konsekvenser. Om du måste uttrycka dig själv, skriv ut ett svar på dig själv och läs det 24 timmar senare innan du överväger att skicka det till den avsedda mottagaren. Telefon eller personligt samtal är alltid mer produktiva än arg email.
8. Stäng av meddelanden
Ange särskilda tider under dagen kan du faktiskt fokusera på att svara på e-postmeddelanden utan multitasking. Du kommer att uppnå mycket mer och vara effektiv.
9. Använd Regler och mappar
Ställ in regler inom ditt mailsystem så att specifika e-postmeddelanden med särskilda titlar går in i särskilda mappar så att du kan granska dem först eller inom en viss tidsram. Detta förhindrar dig från att titta på en monolitisk inkorg, vilket kan vara överväldigande.
10. Schema för framtiden
Många e-postprogram låter dig schemalägga för framtiden. Svara nu och få systemet att skicka det senare.
Att kommunicera effektivt i rätt tid är alltid det bästa sättet att bygga relationenskapitalet som du behöver för din företags framgång och hjälper dig att svara på en flod av e-postmeddelanden på en dag.
Publiceras med tillstånd. Original här.
Handgjord tvålfoto via Shutterstock
11 kommentarer ▼
