Att arbeta på ett kontor kräver att du har en viss färdighet och kan använda vissa typer av utrustning som är vanliga för många kontor. Om du inte är bekant med en utrustning, måste du lära dig. Den utrustning som används och de färdigheter som behövs kan variera något från kontor till kontor, men totalt sett är de liknande.
Papperrelaterad utrustning
Några av bitar av kontorsutrustning är nödvändiga för pappersaspekterna av verksamheten. Fotokopieringsmaskiner används för att göra kopior av dokument för att distribuera eller för att göra dokument ljusare eller mörkare. Skrivare används också för att skriva ut dokument och e-postmeddelanden som kan behövas för dokumentation. Många kontor använder också städare för att hantera känsliga dokument som inte längre behövs. Faxmaskiner kan fortfarande hittas på kontor, men är inte lika vanliga. Vissa kopiatorer har faxfunktioner.
$config[code] not founddatorer
Idag använder många kontor datorer för att göra affärer. Anställda använder e-post för kommunikation mellan medarbetare och kunder. Dokument skapas med hjälp av ordbehandlingsprogram och kalkylblad som är organiserade på datorn. Vissa kontor använder även dokumentskannrar för att skanna alla pappersdokument till ett elektroniskt format. Dessa skannrar är anslutna till en dator och överför pappersdokumenten till datafiler, vilka sedan läggs in på datorn av en operatör. Anställda på ett kontor använder ibland sina datorer för datainmatning, beroende på typ av kontor.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingKommunikationsfärdigheter
För att lyckas i kontorsmiljö måste en anställd kunna kommunicera bra. Kommunikationstypen varierar beroende på arbetsbeskrivning. Vissa anställda måste kunna skriva bra och kommunicera via e-post eller till och med även vanlig post. Muntlig kommunikation kan också vara viktig. Vissa kontorsanställda svarar regelbundet telefonsamtal och talar med kunder för företaget. Även de anställda som inte kommunicerar med externa kunder är en bra kommunikation mellan sina medarbetare och chefer. Beroende på jobbet kan förhandlingar vara nödvändiga.
Förvaltning
Även de anställda som inte befinner sig i ledande befattningar måste kunna hantera sig i sitt jobb. En anställd måste kunna titta på sin arbetsbelastning och bestämma vilka uppgifter som är viktigare för att få gjort först och vilka som kan vänta. Han måste också kunna hantera sin tid hela dagen och använda den för att slutföra så många uppgifter som möjligt. Vissa telefonsamtal måste göras vid en viss tid, medan vanliga dagliga uppgifter kanske kan vänta lite.
Problemlösning
Inte alla aspekter av ett kontorjobb är skurna och torkade. En anställd kommer att behöva använda problemlösningsförmåga för att få reda på det bästa sättet att slutföra uppgifter och vad som kan göras för att åtgärda eventuella problem som kan uppstå. Anställda måste kunna arbeta tillsammans och använda brainstormingsteknik för att kunna lösa problem och slutföra projekt. En anställd skulle dra nytta av att använda kreativitet för att komma fram till lösningar och genomföra dem i sina projekt.
Datorfärdigheter
Många kontor föredrar att anställa anställda som har erfarenhet av specifika typer av programvara som företaget använder som finansiell programvara. Om någon anställs som inte har dessa färdigheter krävs ytterligare utbildning så att han kan göra sitt jobb bra. Vissa kontor kommer också att kräva en potentiell anställd att ta ett typtest. Ju snabbare en person kan skriva exakt, desto effektivare blir medarbetaren. Möjligheten att snabbt lära sig och lösa enkla datorproblem är också en viktig färdighet för anställda att ha.
