Administrativa assistenter - eller assistenter, som de kallas också - ger det klara och logistiska stödet som ett kontor behöver för att kunna fungera. Grundansvaret beror på arbetsbeskrivningen, men i allmänhet föredrar arbetsgivare datatekniska kandidater med överlägsen kommunikationsförmåga, en stark organisationsförmåga och avancerade multitasking förmågor. Chefer är inte alltid tillgängliga för att övervaka varje del av ett projekt, så en förmåga att arbeta självständigt är också viktigt.
$config[code] not foundGrundläggande krav
Initiala krav beror på jobbet. Inträdesnivån är vanligtvis öppna för gymnasieskolan med grundläggande kontor, dator och engelsk grammatik Kompetens. Klasser i dessa ämnen är tillgängliga på lokala högskolor och tekniska skolor. Dessa institutioner lockar också medicinska och juridiska sekreterare som behöver lära sig branschspecifik jargong, noterar Bureau of Labor Statistics. Många tillfälliga placeringsbyråer erbjuder liknande utbildning; dock föredrar arbetsgivare generellt en kandidatexamen för verkställande sekreterartjänster.
Samordning och planering
Från att svara telefoner för att uppdatera händelsekalendrar är administrativa assistenter intimt involverade i alla viktiga organisatoriska aktiviteter hos ett kontor. Ruttning av inkommande mail och fax till lämplig person ingår i jobbet, liksom bokningsavgångar och personalmöten. Assistenter på större organisationer som högskolor eller offentliga organ fungerar ofta också som kontakter mellan sina chefer och organisationernas olika avdelningar.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingKorrespondens och kommunikation
Redigera och komponera noteringar, rapporter och andra kontorsdokument är en annan viktig uppgift som cheferna tilldelar administrativa assistenter. Arbeten på högre nivå har ett mer komplext ansvar. Till exempel kan utbildningsassistenter genomföra forskning och förbereda presentationer och kalkylblad, och skolledare kan förväntas komponera, redigera och producera material för avdelningar, avdelningar och skolpublikationer - plus bulletiner, koder, nyhetsbrev och prestationsprogram.
Kundrelationer
Diskretion och god bedömning är viktiga kvaliteter för administrativa assistenter, som tjänar som arbetsgivarens offentliga ansikte. Denna roll innebär ofta att svara på frågor och hjälpa missnöjda kunder. Till exempel skulle en assistent på ett fastighetsbolag s kontor förväntas registrera detaljer om en hyresgästs klagomål och hjälpa till att lösa sitt problem. Aides behöver överlägsen problemlösning och konfliktlösningsförmåga för att hantera sådana situationer.
Record-Keeping och Data Management
En administrativ assistent upprätthåller en organisations institutionella minne genom sin rekordhantering och databashantering. I ett skoldistrikt kan exempelvis en assistent samordna och behålla filer och index. Däremot kan en husägares förening förvänta sig assistenter att organisera och hantera generell korrespondens, fakturor, nyckelfobbar, inkassokvitteringar och arbetsorder - såväl som organisationens interna dokument. Vid större organisationer kan assistenter hantera lagerlokaler eller företagsbibliotek.
