Den kontorspersonalen spelar en viktig roll i alla företag. Medarbetarna är de som utför det dagliga arbetet på ett typiskt kontor, och är ofta uppmanade att utföra en mängd andra funktioner för företaget också. Däremot är arbetsuppgifterna och förväntningarna hos tjänstemän inte alltid tydliga för sökande, och bör vara väldefinierade av företaget innan de anställs.
Telefonsamtal
Tjänstemän är ansvariga för att svara, styra och ringa telefonsamtal. De måste genomföra dessa samtal på ett professionellt sätt och kunna överföra samtal och ruttsamtal till den rätta röstbrevlådan om personen inte är där eller har ett annat samtal. De måste också vara bekanta med varje anställdas roller så att samtal kan överföras på rätt sätt. De måste också vara bekanta med vilka samtal som krävs för att överföra, och vilka samtal som teleoperatörer har lägre prioritet.
$config[code] not foundPost
Kontorspersonal ansvarar för både inkommande och utgående brev. Inkommande mail måste sorteras och levereras till de avsedda mottagarna eller öppnas av den personliga personalen för att bestämma vilken postadress som helst, t.ex. kundklagomål, och skicka den till rätt plats. Utgående mail måste organiseras, adresseras och stämplas. Dessutom kommer den ordinarie personalen att samordna med frakttjänster som Federal Express för paketleverans och hämtning.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingDokument kontroll
Ansvaret för att hantera interna handlingar faller också i stor utsträckning till den ordinarie personalen. Tjänstemän är ansvariga för att skriva, kopiera, distribuera och arkivera eller förstöra alla interna dokument. De upprätthåller ett arkiveringssystem i korrekt alfabetisk ordning och spårar känsliga dokument som måste förstöras efter en viss tid. Dessutom kommer eventuella stora mängder fotokopiering att delegeras till en anställd.
Händelsekoordinering
Klientpersonal förväntas ofta samordna företagsevenemang. De arrangerar att mat levereras vid rätt tidpunkt, och att eventuella handouts kommer att kopieras och vara tillgängliga. De kommer också att hjälpa till att designa eventuella PowerPoint-presentationer eller andra multimediaelement som kan presenteras och se till att konferensrummet själv är i rätt ordning innan händelsen börjar.
Leveransorder och småpengar
Klientpersonal har ofta ansvaret för att beställa kontorsmateriel vid behov och fördelar småkassor till andra medlemmar på kontoret för nödvändigheter som hyttresor eller brådskande leveranser. Klientpersonal utför i regel en leveransorder en gång i veckan och andra order som behov uppstår.
