När du driver ett litet företag, har du inte lyxen hos en heltids IT-avdelning för att hjälpa dig att återhämta sig snabbt. Inte heller har du råd att koppla samman ett backupprogram och förvänta dig att det fungerar när chipsen är nere. Därför rekommenderar jag för mina småföretagskunder att du tänker på hur du ska hantera en datakatastrof innan det händer. (Och lita på mig, det kommer det).
Det här är de fyra riktlinjerna du behöver tänka på idag, medan alla dina datorer och applikationer fungerar smidigt och din stressnivå är låg:
Vet vad dina uppgifter är värda.
Om ditt datordrivna försäljningssystem spetsar ut en hårddisk för varje transaktion kan du kanske återhämta sig ganska enkelt om du förlorar dina online-försäljningsdata för en dag eller två, genom att återgå till försäljningsinformationen. Men om du har en hög volym postorder verksamhet, vill du se till att detaljerna i varje försäljning lagras lokalt och säkerhetskopieras offline, i realtid. Att veta hur mycket du förlorar hjälper dig att bestämma vilken typ av backup-system du behöver.
Hitta en reparations / återhämtnings specialist du kan lita på.
När jag körde ett eget lokalt PC-reparationsföretag för några år sedan blev jag förvånad över antalet personer som ringde mig för första gången efter det att en datakatastrof inträffade. De blev panikslagen, och deras affärer hade upphört (och deras inkomst hade sjunkit till noll) medan de försökte räkna ut vad de skulle göra nästa. Den bästa tiden att anställa en datorreparation / dataåterställningsp specialist är före katastroffall. Grill en potentiell kandidat som du skulle intervjua en viktig ny hyra. Var säker på att personen förstår hur ditt företag fungerar och kan anpassa sina tjänster till dina behov. Och var noga med att kolla referenser noggrant, helst genom att prata med kunder med företag som liknar din.
Har en datakatastrofplan.
Det finns ingen sådan sak som en storformat-all säkerhetskopierings- och återhämtningsplan, precis som det inte finns något sådant som ett generiskt litet företag. Vad ska du göra om ett blixtnedslag friterar moderkortet på din dator? Hur kommer du att återställa är en felaktig hårddisk skadar datafilerna för ditt redovisningsprogram? Är du förberedd om en tjuv går bort med anteckningsboken som innehåller din kunddatabas och faktureringsrekord? En kompetent konsult ska kunna hjälpa dig att skräddarsy ett system som matchar dina affärsbehov, upprätthålla ett lager av reservdelar för kritiska system, konfigurera säkerhetskopieringsrutiner på och utanför webbplatsen och implementera säkerhetsfunktioner (som BitLocker-enhetens kryptering) för att förhindra inkräktare och tjuvar att komma åt konfidentiella uppgifter.
Gör regelbundna dataåtervinningsövningar.
Baksidan av varje backupplan är en återhämtningsplan. Murphys lag garanterar att något kritiskt system kommer att misslyckas på den mest obekväma möjliga tiden, och det sista du vill göra under de stressiga förhållandena blinkar frantiskt genom en manuell redogörelse för hur du tar tillbaka dina förlorade data. Ännu värre upptäcker att filerna du verkligen behöver aldrig säkerhetskopierades alls och förloras för alltid. En bra reparations / återhämtningspartner kan hjälpa dig att testa ditt backup system regelbundet för att se till att du snabbt kan återställa de uppgifter du behöver när du behöver det. Och se till att dina anställda vet vem man ska ringa och vad man ska göra (och vad man inte ska göra) om ett avgörande datorsystem slutar fungera korrekt.
Jag är alltid imponerad av de geniala systemen som smarta affärsmän utarbetar för att hålla sina viktiga data alltid tillgängliga. En vän, som driver en internationell konsultverksamhet som räknar med fantastiska timpriser, köper två identiska bärbara datorer och håller en spegelbild av data och programfiler på var och en. Om en anteckningsbok misslyckas kan den andra tryckas in så fort som FedEx kan leverera den. När min far sprang en kedja av kemtvättar, var och en med sitt eget försäljningssystem, sprang hans anställda backup-band varje natt, och dessa band var med i samma kuvert som höll dagens kvitton.
Ditt beredskapssystem behöver inte vara så invecklat (eller så dyrt). Det viktiga är att ha en plan.
* * * * *
Om författaren: Ed Bott är en prisbelönt teknikerjournalist med mer än två decennier erfarenhet av att skriva för vanliga medier och online-publikationer, inklusive stints som redaktör för den amerikanska utgåvan av PC Computing och chefredaktör för PC World. Han skriver Ed Botts Windows-expertis och skriver också en kolumn på ZDNet.
18 kommentarer ▼
