En kontorschefs övergripande mål är att säkerställa att företagets administrativa funktion förhöjer organisationens mål, oavsett om det är ideellt eller för vinstdrivande. Dina ansvarsområden som kontorschef inkluderar övervakning av kontorsverksamhet, utformning och genomförande av företagspolicyer, förberedelse av lön, underhåll av företag och kundrekord samt hantering av personal. Du kan också förväntas organisera elektroniska och pappersarkiveringssystem, övervaka lager och hjälpa till att upprätthålla årliga budgetar. Kontorschefer rapporterar till överordnad ledning och informerar dem om kontorets behov och bekymmer.
$config[code] not foundMedarbetarkommunikation
Ett av dina främsta mål är att se till att den administrativa och administrativa personalen följer sina arbetsuppgifter. Det är ditt jobb att övervaka dagliga administrativa uppgifter, såsom registrering, arkivering, finansiella transaktioner, inventering och kundkorrespondens. Du måste kommunicera med medarbetare i alla avdelningar för att se till att alla är på samma sida om företagets mål, politik och budget. Du meddelar även anställda av företagsmeddelanden, policyändringar, personalmöten, reviderade säkerhetsåtgärder och kommande kontorsunderhåll eller reparationer.
Kontorsverksamhet
Du är också ansvarig för att kontorsfunktionerna ska fungera smidigt. Hälsa besökare och rikta dem till lämpliga kontor eller möteslokaler för att eliminera överbelastade arbetsytor. Kommunicera med hyresvärdar, verktygsföretag, telefontjänster och Internetleverantörer för att säkerställa att alla informationssystem fungerar korrekt. Du måste hantera varulager för att säkerställa att kontorsmaterial alltid är tillgängliga för anställda. Du kan undersöka kontorsutrustning och utföra lätt underhåll på kontorsdatorer, så att de fungerar effektivt. Huvudmålet är att felsöka administrativa problem, så att anställda snabbt kan få sitt arbete.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingMoney Management
Som kontorschef är ditt främsta mål att utmärka sig penninghantering för att säkerställa att företaget stannar inom budgetbegränsningarna. Du måste konsultera avdelningsledare för att se till att budgetförslag är uppfyllda. Du kan skapa finansiella arbetsblad som beskriver de förväntade kostnaderna för leveranser, kontrakt och utrustning för varje avdelning. Förbered årliga finansiella budgetar, som är nödvändiga för att täcka kontorsutgifter och andra driftskostnader, så den övre ledningen kan göra pålitliga finansiella beslut.
Facility Maintenance
Du kommer också att förväntas hålla koll på faciliteterna för att säkerställa att de är säkra, säkra, rena och väl underhållna. Du måste se till att kontoret har stadgod godkända brand evakueringsplaner, tillräckliga brandsläckare och första hjälpen kit. Det är ditt ansvar att försäkra anställda om att det inte finns några hälsorisker, miljöhänsyn eller säkerhetsproblem i kontorsarbetsytor. Du måste också planera reparationer på funktionsfel, inklusive mekaniska och elektriska system och datorer, och anställa professionella städare för att sanera arbetsområden. Våldsutrymningsplaner, statligt utgivna arbetsplatsdokument och företagspolicy på synliga platser över hela kontoret, så att anställda hålls informerade om nödprocedurer och viktiga bestämmelser.
