Hur man accepterar protokoll i ett möte

Att ta protokoll i ett möte är ett effektivt och användbart sätt att notera ner åtgärdspunkter, beslut och frågor som ska lösas under ett möte där personer kan vara för inblandade i diskussionen för att ta anteckningar. Normalt är det en utsedd minuttagare, vars jobb det är att anteckna under mötet, ordna dem i läsligt format och ge dem ut till deltagarna efter mötets avslutande. Vid formella möten måste föregående mötes protokoll överenskommas och accepteras i utskrift av dagens mötesminuter genom att träffa deltagarna.

$config[code] not found

Acceptera protokoll

Fastställa huruvida ett kvorum är närvarande vid det aktuella mötet. Ett kvorum definieras som det lägsta antalet medlemmar som är nödvändiga för att godkänna ett förslag och fatta slutliga beslut enligt föreningens eller gruppens stadgar. Utan ett kvorum får inget officiellt möte äga rum.

Läs eller ha sekreteraren till föreningen, styrelsen eller gruppen, läs protokollet högt från föregående möte och notera dem som är närvarande och alla handlingar som uppstod.

Diskutera protokollen från föregående möte och gör några korrigeringar innan godkännande. Diskussionerna bör vara faktiska och vänliga, inte öppna gamla debatter eller konflikter.

Ring efter en rörelse från golvet. Ordföranden eller styrelsens ordförande, grupp eller möte ber om ett förslag om att godkänna föregående mötes protokoll som läst eller med diskuterade ändringar som noterat. Rörelsen kan göras av någon styrelseledamot och måste utstationeras av någon annan. Tidigare protokoll måste godkännas innan det nuvarande mötet kan fortsätta.

Be alla deltagare att rösta för att godkänna protokollet. Detta görs genom en handhändelse, av röst eller av ordföranden frågar varje deltagare individuellt. Notera i protokollet från det aktuella mötet att den tidigare har godkänts.

Tar protokoll

Hämta en kopia av mötesagendan för att bestämma vad som ska diskuteras. Detta kommer att beskriva flödet protokollet som ska tas. Enligt Roberts Order of Order, som en agendapost, måste de föregående mötesminuten läsas och godkännas innan mötet påbörjas.

Sitta vid sidan av personen som ordför mötet för förtydligande när mötet fortskrider. Använd en bandspelare för att ta fram procedurer och verifiera anteckningar när mötet är över.

Skriv namnet på protokollet, registrera datum, tid och plats för mötet, samt namnen på varje deltagare vid mötet.

Ta anteckningar när mötet fortsätter, och notera varje dagordning som diskuteras. Spela in namnen på dem som gör rörelser, såväl som om de antas eller avvisas. Skriv ner hur det här beslutet gjordes, oavsett om det var en handvisning eller någon annan metod.

Transkribera mötesnoteringar så snart som möjligt efter slutet av mötet, medan diskussionerna fortfarande är färska.

Använd mallen från tidigare möten för att skriva upp de aktuella minuterna. Om det inte finns några tidigare minuter skapar du en mall som tydligt anger namnet på mötet, datumet och deltagarna.

Visa uppenbara resolutioner, med fullständiga uppgifter om vad den här upplösningen är.

Bifoga eventuella ytterligare dokument som presenteras under mötet för att inkludera protokollet som en bilaga.