På grund av tidsbegränsningar kommer cheferna ibland att be personalen att underteckna affärsbrev på deras vägnar. I detta fall ska proxyen eller den anställde som signerar på uppdrag av chefen, underteckna sitt eget namn med bokstäverna "p.p. före signaturen. Chefens namn ska skrivas under undertecknandet.
Hur man använder "Per Procurationem"
Bokstäverna "p.p. står för "per procurationem" som betyder "genom byrån av." Den som gör själva signeringen lägger dessa bokstäver före hennes signatur för att uppmärksamma det faktum att avsändaren av brevet inte är den person som har gjort själva signeringen. I händelse av att en anställd skriver ett brev behöver man inte hänvisa till detta i brevets kropp så länge som chefen, som tar ansvaret för brevet, tecknar sig själv och namnges som avsändare.
