För att förbättra, behöver din sekreterare eller administrativ assistent mål att skjuta på. Ju mer konkreta och mätbara målen är desto lättare blir det för henne att sikta mot målet, och desto lättare är det att bedöma hennes prestation. Du vill sätta upp mål som kommer att utmana henne utan att vara utom räckhåll.
SMART mål
Företagsguider och webbplatser beskriver bra målinställningar med förkortningen SMART. Det står för att göra mål specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och aktuella.
$config[code] not found- Specifikt: "Lär dig att använda det nya e-postsystemet" är bättre än "Förbättra datorns färdigheter".
- Mätbar: "Håll kontakten informerad" är svår att mäta. "Skicka rapport om projektets framsteg till styrelsen två gånger i månaden" är mätbar. Det gör det lätt att se om han uppnått målet.
- Achievable: Att sätta ett orealistiskt mål som din sekreterare inte kan möta sätter honom bara för misslyckande och frustration.
- Relevant: "Lär dig att laga tre indiska rätter" kan vara uppnås, och det är säkert specifikt och mätbart. Men det är ett dåligt professionellt mål, för det handlar inte om din sekreterares arbete.
- Tidigt: Det bör finnas en deadline för att behärska den nya färdigheten eller slutföra projektet.
Vill och behov
Att ställa in mål för någon underordnad är inte en abstrakt övning - det handlar om en viss individ. Olika sekreterare har olika färdigheter och ambitioner; olika chefer har olika behov. Om din sekreterare säger att hon vill förbättra sina datorkunskaper, fråga vad hon förväntar sig att få ut av det. Är det att förbättra hennes jobbprestation? Flytta upp till en högre position? När du väl vet vad hon vill kan du utforma målen mot det. Du kan också överväga vad du behöver från din sekreterare. Det kan vara en speciell datorkunskap du vill att hon ska prioritera eller en svaghet du skulle vilja att hon ska förbättra.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingVanliga mål
Om inga SMART mål kommer att komma ihåg omedelbart, sparka om några idéer:
- Träning: Finns det träning som skulle göra honom till en mer värdefull anställd? Eller en certifiering som han skulle vilja förvärva?
- Tidsfrister: Kan han träffa fler av dem?
- Dokumentation: Låt honom upprätta en referensmanual eller wiki som täcker schemaläggning, faktureringskostnader, arkiveringsprocedurer och andra dagliga uppgifter. Det kommer att vara ovärderligt om ett temp måste gå in för honom.
- Klippkostnader: Finns det platser där han kan spara företaget lite pengar?
- Tidsstyrning: Få din sekreterare att spåra sin tid och de uppgifter han spenderar på. Detta kan berätta om det finns områden där han behöver bli effektivare.
