De flesta yrkesverksamma måste utarbeta formella affärsbrev vid någon tidpunkt i sin karriär. Oavsett om du letar efter ett jobb, lämnar ett jobb eller kommunicerar med en klient, formaterar du korrekt och skriver ett företagsbrev anger du din professionalism. För att skriva ett sådant brev följer du rätt format och använder professionellt språk samtidigt som du tillgodoser alla nödvändiga krav.
Blockera formatering
Det vanligaste formatet för ett formellt företagsbrev är blockformatet. Med detta format spolas all text till vänster, med 1-tums marginaler runt hela sidan. Att skriva ditt brev i detta format:
$config[code] not found- Skriv din adress, såvida inte brevposten är förtryckt med det, i vilket fall du börjar med datumet.
- Hoppa över en rad och lägg till datumet.
- Hoppa över en annan rad och lägg till namn och adress för brevets mottagare.
- Hoppa över en annan rad och sätt in hälsningen följt av ett kolon.
- Hoppa över en annan rad och börja ditt brev.
- Skriv bokstaven genom att skriva in stängningen.
- Hoppa över tre rader och skriv sedan ditt namn och din titel.
Indragad formatering
Intonad formatering följer ett liknande mönster för att blockera formatering i form av avstånd mellan sektioner. Det finns emellertid vissa skillnader med inriktningen av avsnitt:
- Skriv in din adress och datumet med den vänstra kanten av raderna som ligger i linje med mitten av sidan. Återigen, om du använder ett tryckt brevpapper, skriv inte in din adress igen.
- Hoppa över en rad och skriv mottagarens namn och adress. De ska spola åt vänster, som med blockstilen.
- Innehåll varje stycke i bokstavets kropp en halv tum, med ett enda mellanslag mellan punkterna.
- Skriv stängnings- och signaturlinjerna så att de är jämnt med adress och datum högst upp på sidan, med vänster kantlinje mitt på sidan.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingBrevinnehåll
Vanligtvis kan ett formellt företagsbrev delas in i fem olika delar:
- En introduktion som berättar mottagaren vad brevet handlar om.
- En anledning till att skriva.
- Information om eventuella kapslingar.
- Ytterligare kommentarer eller uttalanden.
- En stängning som refererar till framtida kontakt.
Om du till exempel skriver om att följa upp en informativ intervju, skulle du börja med att referera till mötet och säga att du skriver för att följa upp. Om du skickar dokument, till exempel en kopia av ditt CV eller skrivprov, notera det i brevet. till exempel, "Som vi diskuterat har jag bifogat en kopia av artikeln jag skrev för XYZ Journal på marknadsföring taktik. "Sluta med att upprepa att du uppskattade mötet och att du kommer att hålla kontakten under hela jobbsökningen. Undvik att använda förkortningar eller slangar i ditt brev och försiktigt korrekturläsa innan du skickar.
Särskilda överväganden
Om någon annan skriver brevet för dig anger du det på en rad under signaturlinjen. Hoppa över en rad och skriv sedan dina initialer i stora bokstäver, följt av en framåt snedstreck och typsnittets initialer i små bokstäver.
Om du inkluderar bilagor i ditt brev, varna mottagaren genom att lägga till en anteckning längst ner i brevet. Hoppa över två rader från signaturlinjen, eller en från typsnittslinjen. Skriv "Inkapslingar" följt antingen av antalet höljen inom parentes eller ett kolon och de specifika bilagorna som är listade på separata numrerade linjer, till exempel Inkorgen: 1. Fortsätt 2. Skrivprov.
Om du skickar en kopia av brevet till någon annan, ta med en CC-linje också. Hoppa över linjen efter kapslingslinjen. Typ CC, följt av ett kolon och namnet på den extra mottagaren. Om det finns mer än en person, inkludera varje namn på en separat rad.
Slutligen, välj en konservativ och lättläst teckensnitt. Times New Roman eller Arial i 10 eller 12 poäng är de vanligaste valen för affärsbrev.
