För småföretagare skapar en social media-politik ett effektivt sätt att hjälpa dina anställda att interagera med kunder, klargöra dina marknadsföringsmeddelanden och skydda din trovärdighet online. Låt oss titta på hur man skapar en social media politik.
Vad är en social media politik?
Här är en definition:
"En social media politik är en uppsättning riktlinjer som beskriver hur anställda ska interagera med kunder online."
I allmänhet ger de flesta policyerna riktlinjer för:
- Företagsbloggar
Kom ihåg att du inte behöver skapa individuella policyer för varje socialmedia-webbplats. Istället kan du skapa ett huvudpolicy dokument och utveckla korta kapitel för varje enskild webbplats. Detta gör det enklare att hantera dokumentet och hålla ändringar under kontroll.
Medarbetarhandböcker och Social Media Policy
Från en vinkel kan du utveckla din sociala mediepolitik som en del av din anställdas handbok. Det innebär att när någon ansluter sig till företaget omfattas riktlinjerna för interaktion online under det kapitlet i handboken.
Eller så kan du skapa ett fristående dokument och hänvisa till personals handbok om det behövs. Detta minskar ordräkningen eftersom du till exempel kan hänvisa till juridisk information och HR-politik i detta dokument.
Komma igång
Precis som många saker är det första steget som är den svåraste delen av att utveckla en social mediapolitik. Så var börjar du? Ett tillvägagångssätt är att titta på företag inom din sektor, granska deras politik (många är offentliga) och använda dem som byggstenar för dina dokument.
När du granskar riktlinjerna, överväga följande:
- Tona - Är politiken formell eller använder den en mer avslappnad konversationsstil? Vilken tycker du bäst? Vissa dokument använder fraser som "Användaren ska …" som låter lite hård. Försök att anta en ton som är professionell, hjälpsam och respektfull.
- Längd - Vissa policyer är mycket korta, medan andra är täta och läsas som juridiska dokument. Återigen, se vilka som fungerar bäst för dig. Det finns ingen rätt eller fel.
- Nivå av information - Vissa policyer ger allmänna riktlinjer, medan andra ger mer granulär information, till exempel, hur man svarar på en negativ kommentar på företagsbloggen.
- Omfattning - Omfattar politiken enskilda sociala nätverk, eller tar de ett bredare tillvägagångssätt? Vilket sätt skulle fungera bäst för ditt företag? Vilket skulle vara lättare att hantera?
- Användande - Kan du se din personal med dessa dokument? Om inte, varför? Leta efter exempel som du gillar att läsa och som du tycker skulle fungera bra för ditt lag.
Skapa ett förslag till dokument
Om tanken på att skriva en social media-politik fyller dig med rädsla, ta det med dig. Det är inte så svårt och jag ska visa dig varför. På samma sätt som Rom inte byggdes på en dag, kommer det att ta en stund att skapa dina policyhandlingar … men du kommer dit. Tricket är att bryta ner det i hanterbara uppgifter - till exempel en policy per vecka.
Till exempel, låt oss börja med en policy för din Facebook-sida:
- Ändamål - Beskriv syftet med denna policy i en mening. Håll det fokuserat och ta bort eventuell tvetydighet. Skriv i en positiv ton.
- mål - Redogöra för hur denna policy kommer att hjälpa läsare (dvs. dina anställda och Facebook-fans) att interagera.
- Politik - Skriv en kort policy som beskriver dina förväntningar, ställning och åtgärder du kan vidta om dessa riktlinjer bryts.
- Kontakter - Inkludera kontaktinformation om läsaren behöver förtydligande.
Hjälp eller Hinder?
Varför känner så många människor att social media politik är en dålig sak? Huvudskälspolicyn fungerar inte (eller får dåligt rykte) att de gör det svårare för anställda att göra sitt arbete. Kanske är det inte helt sant, men för många anställda, dessa policyer känna som ett intrång och en enda regel att följa. Hur kan du komma runt detta?
Jag tycker att det är ordet politik det stör människor. Om så är fallet skiftar du tonen i dokumentet och hänvisar till dem som riktlinjer, instruktioner och exempel för att ge dina anställda mer självförtroende när de interagerar online. Sedan, efter att du har skapat riktlinjerna, håller du en informell workshop och presenterar dokumentet. Kom ihåg att de flesta anställda vill göra jobbet bra. Men de blir ibland frustrerade när de måste ändra hur de utför sina dagliga uppgifter. Verkstaden bör minska sin ångest och ge dem den riktning de behöver.
När du börjar sessionen, arbeta igenom följande punkter:
- antaganden - Ta bort eventuella antaganden eller missförstånd som de kan ha om politiken.
- exempel - Gå igenom provpolicyen så att de förstår hur politiken gäller deras roll.
- scenarier - Håll sessionen praktisk genom att diskutera scenarier där politiken hjälper dem.
Scenariot del av verkstaden är mycket viktigt. Visa verkliga exempel på var sociala media kan orsaka problem, till exempel:
- Personalen dela konfidentiell information av misstag
- Att svara på negativa kommentarer och komma in i flamskrig
- Lämna kommentarer på konkurrenternas webbplatser
Visa sedan hur man hanterar dessa problem mer effektivt. Dina anställda kommer att se dokumentets värde och vara mer benägna att använda dem.
Publicera
När du har slutfört policydokumenten, skicka en PDF till alla anställda. Be dem läsa det noga och svara om de har märkt några luckor, fel eller stavfel. Lägg sedan in politiken på din webbplats, blogg och andra sociala medier. Kom ihåg att lägga till ett datum, versionsnummer och dokumentinnehavare så att du kan spåra dokumentändringar.
Övervaka
Utveckling av politik är en förädlingsprocess. Var sjätte månad, granska dokumenten och uppdatera vid behov. Om du till exempel har lanserat en mobilwebbplats kanske du vill inkludera policy för detta i dokumentet. Ännu viktigare, kolla på den feedback du får från ditt team och se hur det här kan användas för att förfina texten.
Slutsats
Att skriva din första sociala mediepolitik är lättare än du skulle tro. Se det som ett litet projekt som du kommer att ta itu med de närmaste fyra veckorna. Skapa ett lag med goda skriftliga färdigheter och kunskaper om sociala medier, arbeta sedan mot en deadline.
Om du redan har skrivit sociala medier, vad är den svåraste delen av processen för dig? När du har skapat policy, hur implementerar du dem?
Bild från Dirk Ercken / Shutterstock
14 kommentarer ▼
