I affärer är det ofta nödvändigt att skriva ett förslag för att erbjuda lösningar på verkliga problem. I sin bok "Business Communication: Process and Product", säger Mary Guffey, "Förslag är övertygande erbjudanden för att lösa problem, tillhandahålla tjänster eller sälja utrustning." Även om förslagskrifter kräver ofta omfattande forskning och måste göras inom snäva tidsfrister, bryter de Dokumentet till dess grundläggande delar kan i hög grad förenkla processen och öka chanserna att förslaget uppfylls med ett gynnsamt svar.
$config[code] not foundFörskrivning och utarbetande
Känn din publik. Utför forskning för att bestämma de personer som utgör kommandokedjan som läser förslaget. Detta kommer att avgöra hur tekniskt språket ska vara, oavsett om det behövs en ordlista för att definiera termer, tonen och hur mycket bakgrundsinformation om problemet behöver ingå.
Utför forskning för att identifiera tidigare försök att lösa problemet och bristerna i dessa ansträngningar. Ta reda på kostnaderna för material och arbete och bestäm hur länge det kommer att ta från början till slut för att slutföra alla faser av genomförandet av den föreslagna lösningen.
Använd introduktionen för att identifiera problemet och dess betydelse. Ge bevis för att ett problem existerar, såsom kontrollerbar förlust av pengar, tid eller kunder. Beskriv varför åtgärder vidtas för att lösa problemet behövs nu. Beskriv kortfattat din lösning och, baserat på din forskning, ge bevis för att din föreslagna lösning kommer att fungera.
Ge bakgrund om problemet i kroppsavsnitten, inklusive dess orsaker och tidigare försök att lösa problemet. Erkänna alternativa lösningar, kartlägga eller gradera information. Enligt Robert Adler och Jeanne Elmhorst är redaktörer för "Kommunicera på jobbet: Principer för företag och yrken" en jämförande analys "särskilt användbar när publiken överväger en idé som konkurrerar med den du förespråkar."
Ge anledningar till att problemet måste lösas och föreslå din lösning och dess fördelar. Inkludera beskrivningar av den produkt eller tjänst som rekommenderas och detaljer om hur det löser problemet. Inkludera ett schema som anger tidsfristerna för varje steg i projektet.
Redovisa de kostnader som används för närvarande och peka på hur din lösning kommer att spara pengar. I boken "The Bedford Guide for College Writers" av X.J Kennedy et al., Rekommenderas förslagskritiker att "uppskatta resurserna - pengar, människor, färdigheter, material - och den tid som krävs för att genomföra lösningen."
Sluta med slutliga rekommendationer och de potentiella konsekvenserna av att inte vidta åtgärder i samband med organisationens mål. Använd slutsatsen att "övertala ditt förslag på ett övertygande sätt genom att betona fördelarna med din lösning, produkt eller tjänst över alla konkurrerande idéer", föreslår Gerald Alfred et al., Redaktörer för "Handbook of Technical Writing."
