Arkiveringssystemen etablerar kontorsrutiner som organiserar information enligt överensstämmande regler som gör det enkelt att hitta information. Arkiveringssystem organiserar dokument som andra individer och organisationer skickar till företaget, register över företagets interna verksamhet och uppgifter om information som företaget skickar till andra företag och privatpersoner.
Inkorgen och utkorgen
Utkorgen innehåller utgående dokument innan de distribueras. Utgående dokument inkluderar utgående mail, fax eller dokument för att skanna och skicka in e-post till enheter utanför organisationen. Inkorgen rymmer inkommande dokument innan de arkiveras eller distribueras internt. Dessa dokument innehåller noteringar; dokument som beskriver ett nytt projekt, initiativ eller kund och dokument som kommer i posten. Vissa inkorgar har två sektioner. Ett avsnitt innehåller dokument som har befintliga filer och ett annat avsnitt innehåller dokument som behöver en ny fil.
$config[code] not foundFiler och kategorier
Filer är mappar som innehåller information som hör till varandra enligt namn, datum, ämne, plats, projekt eller annan data. Flera filer är grupperade efter kategorier. Ofta är dessa kategorier tilldelade en färg och färgkodade mappar eller klistermärken används för enkel hänvisning till dessa kategorier. Arkiveringssystemen fastställer den logiska placeringen av enskilda filer inom en kategori. Till exempel kan ett läkarkontor ha färgkodade kategorier som motsvarar varje bokstav i alfabetet för patientens efternamn. Andra arkivsystem ordnar filer efter ämnesnummer, numeriska, geografiska och kronologiska kategorier och positioner.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingKorrespondens
Inkommande mail lagras i filer som hänför sig till informationen på dokumenten. Företag lägger kopior av svar på inkommande mail i samma fil som de ursprungliga inkommande dokumenten. Vissa företag stämplar fotokopior av färdiga svar för att skilja dem från svar som ännu inte levererats. Likaså lagras fotokopior av utgående dokument i filer som rör information om dokumenten och lagras i samma fil som alla svar som företaget mottar i dessa dokument.
Intern distribution
Inkorgen innehåller dokument som distribueras inom en organisation, inklusive post för enskilda anställda, noteringar och andra fysiska dokument som enskilda anställda får. Interna inkorgsdokument distribueras till anställda genom att placera dokumenten i drop-boxar för anställda, och ibland genom att skanna eller faxa dokumentet till avlägsna anställda.
Arkiveringsnyckel
Om det inte finns någon existerande fil som logiskt motsvarar ett nytt dokument skapas en ny fil för att lagra den. På samma sätt skapas en ny kategori för ett nytt dokument om det inte finns någon befintlig kategori som passar med dokumentet. Filnycklarna ger ett index för ett arkiveringssystem. Filnycklar listar och kodifierar alla kategorier i ett arkivsystem och anger hur informationen organiseras inom varje kategori. När en ny kategori skapas uppdateras filnyckeln och distribueras till övriga anställda eller visas på en central referenspunkt.
