Notatet är ett av de vanligaste sätten att kommunicera med dina medarbetare och överordnade. Att få din poäng på ett tydligt och kortfattat sätt och använda rätt ton är de viktigaste sakerna att ta hänsyn till när du skriver ett memo. Ibland kommer tonen som du använder på interkontorsmemonerna att ändras beroende på den person du skriver till, men noteringar till avdelningschefer bör alltid hålla en seriös och respektfull ton.
$config[code] not foundSkapa din rubrik. Rubriken på ett anteckning är en sektion med fyra linjer som innehåller en "till" rad (skriv namnet på avdelningschefen och hennes jobbtitel), en "från" rad (ditt namn plus din titel), en "datumlinje" och en "ämnes" linje. Alla noteringar använder denna typ av rubrik.
Skriv öppningen till ditt meddelande. Detta är en översikt över vad memo handlar om. Berätta varför du skriver anteckningen, någon specifik åtgärd som ditt memo föreslår och sammanhanget med vad som helst som orsakade dig att skriva ditt memo i första hand.
Skriv in ditt memohusets kropp. Det här är där du beskriver på informationen du berörde i din öppning. Du kommer att vilja inkludera information som stöder huvudändamålet med ditt memo.
Skriv en avslutning. Ett sammanfattande memorandum sammanfattar kortfattat memo och talar om möjligheten till ett uppföljningsmöte.
Lägg till några bilagor. På e-postmeddelanden kan du bifoga alla nödvändiga material elektroniskt. På pappersmeddelanden vill du fysiskt fästa extra material. Var noga med att nämna dina bilagor någonstans i ditt memo. Du kan inkludera en bilaga sektion i slutet av noteringen om du vill.
Tips
Vissa noteringar kan vara mycket korta. Låt den specifika situationen diktera hur mycket du skriver. Kom alltid ihåg din publik när du skriver noteringar. I det här fallet är publiken din avdelningschef. Skriv inte något du inte skulle säga till en av dina överordnade.
