Att hålla kunderna nöjda är avgörande för framgången för alla affärer. Snabbt svar på klagomål kan hjälpa dig att behålla kunder som är missnöjda med den tjänst de fått från ditt företag. Ett välskrivet svarbrev följer ett grundläggande format och är ett viktigt verktyg i ditt företags klagomål.
Sammanfattar situationen
Börja brevet genom att tacka kunden för att berätta om problemet. Det är viktigt att du börjar med brevet, eftersom du vet att kunden redan är missnöjd med ditt företag. Nämn att du värdesätter sin verksamhet och strävar efter att se till att kunderna har en bra erfarenhet av ditt företag. Kortfattat sammanfatta klagomålet, inklusive eventuella datum. Be kunden att kontakta dig om din sammanfattning inte beskriver hans problem noggrant. Ta med eventuella frågor du kan ha om kundens erfarenhet.
$config[code] not foundAnvänd empati
Låt kunden veta att du förstår varför han var upprörd eller olycklig. Om ditt företag hade fel, be om ursäkt för felet eller situationen. Även om ditt företag hade rätt, är det bäst att inte motverka kunden genom att skylla på situationen på honom. Intuit-webbplatsen föreslår att du berättar för kunden att du förstår att du inte uppfyllde hans förväntningar om du känner att klagomålet var obefogat. Poängen i denna paragraf är att skapa rapport med kunden och få honom att känna att hans åsikt är viktig.
Erbjuder en lösning
Låt kunden veta vad du kan göra för att lösa situationen. Förklara i detalj vad du ska göra och när du ska göra det. I vissa fall kan du behöva ytterligare information från honom, till exempel dokument eller färdiga formulär, innan du kan lösa problemet. Berätta för kunden precis vilken information du behöver och när du behöver det. Undvik att tillämpa företagets politik för rigid. Du kommer inte att fel om du vägrar att åtgärda ett problem som inträffade en dag efter att en garanti upphört, men du kommer förmodligen att förlora en kund - och den kunden kommer att berätta för andra om sin erfarenhet av ditt företag.
Sluta brevet
Avsluta brevet med din kontaktinformation om kunden vill diskutera saken vidare. Ge flera sätt där kunden kan nå dig, till exempel en e-postadress och din direkta telefonlinje. Undvik att tillhandahålla ett allmänt företags telefonnummer eller en som kräver att kunden wade genom många anbud bara för att lämna ett meddelande. Om du gör det svårt för kunden att nå dig, kan han bli frustrerad och känna att du inte är seriös om att lösa sitt problem. Tacka kunden igen för att kontakta dig och be honom om att meddela om han har några ytterligare problem.
