Vad du måste veta om nya övertidsregler: 9-punkts checklista

Den 18 maj tillkännagav US Department of Labor (DOL) slutliga uppdateringar till lagen om rättvisa arbetskraftslagen "övertidsbefrielser" för "white collar".

De nya övertidsreglerna (som kallas "slutregeln") ökar löntjänsten för att kvalificera sig för övertidsbefrielse från $ 455 per vecka ($ 23.660 per år) till $ 913 per vecka ($ 47.476 per år.) Och påverkar 4,2 miljoner arbetstagare.

Det totala årliga kompensationskravet som krävs för att möta den högt kompenserade arbetstagarens (HCE) undantag ökar också från $ 100 000 per år till $ 134 004.

$config[code] not found

Alla företag som anställer arbetstagare med löner under det nya tröskelvärdet måste överväga sin bästa handlingssätt eller betala tusentals högre löner. De kan också bli föremål för anställda rättegångar för bristande efterlevnad av regeln. Inget företag är undantaget, oavsett storlek.

Förutom lönegränsförändringarna kommer de nya övertidsreglerna att

Uppdatera löntjänsten automatiskt vart tredje år, baserat på löneökningen över tid, vilket ökar förutsägbarheten.

Stärka övertidsskydd för tjänstemän som redan har rätt till övertid.
Ändra lönebasstestet så att arbetsgivare kan använda icke-diskretionära bonusar och incitamentsbetalningar (inklusive provisioner) för att tillgodose upp till 10 procent av den nya standardlönnivån.
Ge större tydlighet för arbetstagare och arbetsgivare.

Slutbestämmelsen träder i kraft den 1 december 2016.

När det gäller förändringarna sa Mike Trabold, chef för överensstämmelse med Paychex, en leverantör av HR-tekniker, i en telefonväxel med småföretagstendenser:

"Historiskt sett fanns det en långvarig löntröskel på 23,660 dollar per år för enskilda personer i vissa yrkeskategorier (inklusive verkställande, administrativa och professionella). Om du hade en anställd i någon av dessa kategorier … som överstiger den tröskeln, behövde du inte betala den individuella övertiden om den personen var en befriad anställd.

"Det som hände under åren var en ökande oro för många av de anställdas förespråkargrupper att antalet 23 600 dollar var för lågt - och de praktiska konsekvenserna av det var att du hade folk som kunde ha varit en chef på en restaurang som tjänade 25 000 dollar per år. Men eftersom de var utsedda som undantagna var de inte berättigade till övertid. Så vi hade folk som arbetar 50-60-70 timmar i veckan och inte berättigade till övertid. "

$config[code] not found

För att ta itu med advokatkoncernens bekymmer höjde Obama-administrationen lönebidraget till 47 476 dollar per år, mer än dubbelt den befintliga gränsen, sade Trabold.

Betalningsalternativ för anställda Följande nya övertidsregler ändras

Arbetsgivare har några beslut att göra när det gäller att betala anställda enligt de nya övertidsreglerna, enligt Trabold.

"Den övning som många arbetsgivare går igenom nu är att de har människor i den tröskeln mellan vad det för tillfället var och vad det kommer att bli nu," sa han. "De kommer att behöva fatta beslut om huruvida de ska öka lönen för de individerna över tröskelvärdet 47 476 kr, så att de inte kommer att bli berättigade till övertid, eller de kommer att behöva beteckna dem som timmearbetare och betala dem för övertid om de arbetar över 40 timmar i veckan. "

Att begränsa anställda till högst 40 timmar per vecka kan vara utmanande och leda till produktivitetsförlust, säger Trabold.

"Det påverkar potentiellt arbetsgivaren eftersom många människor som för närvarande befrias från en praktisk synpunkt arbetar mer än 40 timmar i veckan", sa han. "Du kan ha en arbetsmoment som för närvarande blir klar så måste du ta reda på hur du ska ta itu med när de nya reglerna träder i kraft."

9 sätt Arbetsgivare kan förbereda sig för den slutliga regeln

Trabold gav följande checklista för att hjälpa arbetsgivare att förbereda innan de nya övertidsreglerna träder i kraft den 1 december 2016.

1. Bestäm den slutliga regelns inverkan på ditt företag

Arbetsgivare bör bli bekanta med reglerna för att bestämma sin övertidssituation.

Trabold sa att den senaste undersökningen som gjordes av Paychex fann att en av fem arbetsgivare inte var medvetna om slutbestämmelsen, och 55 procent trodde inte att det var tillämpligt på dem.

2. Genomföra en revision

Genomföra en revision av de anställda som sannolikt kommer att påverkas. Trabold rådde med en grundlig granskning av nuvarande personal, befriad status och kompensationsnivåer.

Anställda som för närvarande klassificeras som undantagna från övertidskyddet enligt lagen om rättvisa arbetstagare måste uppfylla arbetsuppgifterna för deras undantag och löntjänsten.

"Arbeta med dina redovisnings- och HR-team för att granska din lön och identifiera befriade anställda med nuvarande löner under eller mycket nära de nya föreslagna tröskelvärdena," sa Trabold.

3. Spårfri anställd tid

Arbetsgivare bör börja spåra sina befriade anställdas timmar - de som gör under tröskelvärdet 47 476 kr. Det är viktigt att arbetsgivarna har exakta timdata och ett tydligt revisionsspår för när deras anställda har arbetat av några anledningar.

"Det kommer att finnas många arbetsgivare som för att hantera denna kostnad kommer att flytta människor som för närvarande är befriade till timme", sa Trabold. "Det kan ge mycket mening när det gäller att hantera ekonomin, men kommer att göra det viktigare, givetvis eftersom de nu är timmars anställda, att noggrant spåra sin tid och hur många timmar de arbetar så att de betalas korrekt. ”

Trabold sa också att arbetsgivarna måste spåra de tidsbefriade anställda spenderar arbeta hemifrån efter timmar, eftersom det också skulle vara ersättningsbart.

4. Bestäm vilka anställda som ska övergå till icke-undantagen status

När arbetsgivare identifierar de befriade anställda som kommer att påverkas av regeln måste de bestämma huruvida de ska öka sina lönivåer för att upprätthålla befriad status eller övergå arbetstagaren till icke-befriad status.

"Arbetsgivare som väljer att övergå anställda till en icke-befriad status kommer att behöva bestämma grunden för lön (timme eller löneavgift) och se till att de uppfyller minimikravet för det antal timmar som arbetstagaren förväntas arbeta, säger Trabold. "De bör också överväga huruvida övertid är nödvändigt och tillåtet. Konsistens är avgörande för att mildra exponeringen mot diskrimineringsförfaranden. "

5. Utveckla en plan

"Titta på dina historiska övertidsbetalningar och bestämma om dina kostnader sannolikt kommer att öka på grund av arbetade timmar," sa Trabold. "Gör några scenariosplanering med dina rådgivare och fråga följande frågor: Ska du öka dina budgetar för viktig personal? Skulle du överväga att anställa fler anställda eller återkomma din kompensationsmodell för specifika anställda? "

Om man tittar på effekterna av de nya reglerna på företagets finansiella bild kommer arbetsgivarna att få en bättre position för att ta den mest lämpliga åtgärden, sade han.

6. Uppdatera tidspolicy

Uppdatering av krav och förfaranden för registrering kan vara avgörande för att säkerställa fullständig överensstämmelse, enligt Trabold.

"Granska dina spårningsmetoder och utvärdera om det finns behov av mer automatisering," sa han. "Om den nya regeln väsentligt påverkar antalet anställda som behöver spåra sina arbetade timmar, kan en alternativ metod för spårning, som tid och närvaro programvara, bättre passa dina behov."

Trabold visade att det också var viktigt att fastställa tydliga, skriftliga anställdas policy för inspelning av arbetstid och övertid.

7. Utveckla träningsförfaranden

Arbetsgivare kommer att behöva utbilda personal på tidtabellen och övertidsgodkännandeproceduren efter att ha uppdaterat rekordhantering och övertidspolicy.

8. Skapa en kommunikationsplan

Den nya regeln för övertidslön förväntas påverka ett betydande antal företag i år. För att bekämpa de frågor eller problem som uppstår, rekommenderade Trabold att utveckla en kommunikationsplan för att meddela förändringarna internt.

"Företagen borde tydligt kommunicera förändringar i policy och rutiner med anställda, se till att det finns mycket öppenhet om eventuella förändringar och vad nya förväntningar på anställda är, säger han.

9. Börja förbereda nu

Arbetsgivare med anställda som kan bli drabbade bör nu ta initiativ till att utvärdera bolagets stående, se hur olika scenarier kommer att påverka deras botten och bestämma hur de ska gå vidare, för att undvika löneanspråk och andra problem.

"Arbetsgivare måste börja planera nu för att se till att de förstår vad de föreskrivna reglerna innebär för att genomförandedatumet inte är så långt borta," sade Trabold.

Han rådde att arbetsgivare överväger att arbeta en professionell HR-konsult eller kompensationspartner för att bättre förstå att den potentiella effekten av regeln förändras och deras alternativ går vidare.

Skriv ut denna nya övertidsregler checklista för att behålla de viktigaste övervägandena top-of-mind:

Ladda ner det nu!