Näringslivet verkar snurra på en mötesaxel - men inte alla möten är produktiva. Investera tid i planeringen av en produktiv session för att se till att dina möten får jobbet gjort. Var försiktig med vad du behöver göra och vem ska delta.
Bestäm mål och målgrupp
Ange ett mål för mötet och gör det kortfattat och tydligt angivet. Till exempel, skapa en kort lista över punktpunkter som beskriver specifika mål. Målet med ditt möte kan vara att kommunicera viktig information, fatta beslut, lösa problem eller tilldela åtgärder. Ett kortfattat och till-punkt-mål hjälper mötesorganisatören att avgöra vem som ska delta i mötet. Bygg ut en lista med inbjudna genom att anpassa varje mål till lagmedlemmar vars närvaro gör det möjligt att faktiskt uppfylla målet.
$config[code] not foundStäll in agendan
Ställ in mötesagendan baserat på varje mål i målet. Om ett mål är att kommunicera starten på ett projekt, ange ett agendapunkt som identifierar vem som ska presentera den informationen och hur informationen ska delas, t.ex. genom PowerPoint-presentation. Om målet är att tilldela åtgärder, ställ in ett agendapunkt som beskriver hur uppdrag ska göras. Varje mål ska ha ett eller flera agendaposter som är direkt anpassade till det.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingVälj datum och tid
Välj ett mötesdatum och tid baserat på ledamöternas tillgänglighet och de mest kritiska inbjudna. Ju större listan över inbjudna, desto svårare är det att hitta en dag och tid när alla är tillgängliga. Godkänn en tid som passar så många scheman som möjligt. Innan du ställer in tiden, tänk på tidszoner. Om några bjudna kommer att delta via telefon eller Internet, överväga deras arbetstid såväl som din egen. En 1 p.m. möte i östlig standard tid är ett lunch-timmar möte i central standard tid. Samma möte är klockan 2 i Tokyo.
Välj Plats
Hitta ett konferensrum som gör det möjligt att uppnå alla agendaposter. Välj ett rum som är stort eller tillräckligt liten för att bekvämt passa antalet personer som förväntas delta. Ett rum med plats för 40 är ett dåligt val för ett möte med 10 personer. På samma sätt vill du inte att en folkmassa klämmer in så hårt att det är nödvändigt att ta in extra stolar.
Ordna för material och händelser
Om presentationer förväntas, se till att rummet är utrustad med en projektor. Om inte, gör arrangemang för att ta med en projektor med dig - se till att du har något att projektera på, till exempel en skärm eller en vit vägg. Glöm inte att överväga tillgängligheten av andra olyckshändelser, till exempel vita brädor med torra radermarkörer, blädderblock och högtalartelefoner för off-site-deltagare. För flera timmars möten, ordna mat och drycker så deltagarna håller fokus på ämnet i stället för deras magar.
Meddela inbjudna
Underrätta inbjudna mötesmål, datum, tid och plats tillräckligt noga i förväg så att de kan förbereda sig ordentligt. I de flesta fall föredras minst en veckas uppsägningstid. Använd arbetsplatsens kalenderprogramvara för att skicka ett möte till alla inbjudna. Många program kommer att varna inbjudna några minuter eller några dagar före mötet eller anpassa varningarna till dina behov.
