Jag skrev i min sista kolumn om den nya Amazon Kindle eBook Reader och sa:
$config[code] not found"Vi har alla varit angelägna att vänta på prognosticeringarnas" papperslösa kontor "för att bli verklighet, men det här beloppet tycks vara en illusion som är mer elusiv än någonsin."
Men kanske är det papperslösa kontoret i sikte. Ja, jag har lyssnat på dem som fortsätter att säga att det papperslösa kontoret fortfarande är en dröm. Men jag tycker att nyckeln här är att sikta på, och arbeta för, framsteg i att rita dig själv av papper, inte perfektion för att uppnå det ultimata målet. Det rätta datahanteringssystemet kan kombinera papperskompatibilitet med hastigheten på ny information och teknik.
Som företagare och småföretagare vill vi eliminera den mängd papper vi använder eftersom det helt enkelt kräver för mycket tid (och pengar) att producera, organisera och återvinna. Om du gör det kan du bara spara ditt företag mycket pengar och hjälpa dig att tjäna mer pengar också.
Med den nuvarande spridningen av information, Vi behöver göra information tillgänglig för oss själva och andra i dagens världs hastighet.
Ta en titt på hur papper och filer hanteras i ditt företag.
Om du är som jag, skulle jag vara så djärv att du föreslår att det du hittar inte kommer att göra dig lycklig.
Du kanske har det mest organiserade kontoret i världen, men den tid det tar för att systematisera din rekordhantering och upprätthålla denna organisationsmetod övergår till riktiga dollar - timmar som kan spenderas på FoU och marknadsföring.
Använder du ett "högar" system för arkivering, håller saker i snygga hällar så att du vet exakt var allt är? Tänk på den fysiska röran som detta medför, liksom skulden du känner för att du alltid känner behovet av att "gå igenom" dessa högar - för att i alla fall säkerställa att du inte har glömt något.
Om pappersfiler begraver ditt kontor kan "gå papperslös" vara ett bra alternativ. Men vad betyder exakt papperslös för ditt företag? Det handlar om att fatta beslutet att göra det och inte vända tillbaka. Det innebär att alla filer skannas in i datorn och utbildar personal för att använda de digitala filerna.
Nu är de papper som brukade skickas från en associerad till en annan eller från din verksamhet till en klient eller perspektivklient, så att de kan ses var de behövs. Ditt företag kan spara många timmar och oändliga dollar i produktivitet och effektivitet ensam.
Verkligheten är att ditt kontor alltid använder papper. Termen "papperslös" är för hög av en standard för att nå. Vissa människor behöver skriva ut saker för att läsa dem. Du skriver ut saker att bära med dig och visa till andra människor. Inte alla presentationer kan skräddarsys till PowerPoint. Du kommer inte bli av med dessa skrivare.
Men du kommer bli av med arkivskåp, eller åtminstone några av dem, när du skannar filer till din dator och skapar nya filer på datorn och behovet av att ständigt organisera dessa filer.
Här är 4 saker att tänka på när du går papperslös:
1. När du skannar filer är en dedikerad dokumentskanner avgörande.
2. När du sparar filer är det bästa och mest allmänt accepterade sättet i PDF-format eller bärbart dokumentformat. Detta är ett stabilt format som håller filen så exakt som den såg ut på papper. Den kan läsas online eller skrivas ut, tar lite plats och är lätt att skapa med programvara som är tillgänglig från Adobe.
3. Om du digitaliserar dina filer behöver du en hårddisk som är dedikerad till att hålla ditt nya "arkivskåp" och ett bra datasäkerhetssystem. Tekniska proffs föreslår att ha två bärbara hårddiskar. Du går tillbaka till den andra varje vecka och tar backupen till en plats utanför banken, till exempel en bankfack.
4. Om du inte har dina datorer på ett lokalt nätverk (LAN) måste de vara anslutna så alla kan komma åt filerna. Konfigurera ett trådlöst nätverk kostar cirka 25-50 dollar per dator, plus 75-100 dollar för "navet" eller den centrala routern för fyra datorer.
De flesta har inga problem att titta på digitala filer och behålla dem. Vad du och dina anställda kan ha problem med blir van vid det nya systemet för rekordhantering och informationshantering. Få alla ombord i form av filprotokollen. Hur ska katalogerna märkas? Hur ska filer namnges? Det är viktigt att alla använder samma standarder. Bestäm vad de ska vara och skriv ut kopior till alla. Gör en kopia tillgänglig på företagsnätet.
Att gå papperslös är ett val: det är en medveten livsstil och ett arbetsstilbeslut. Det är en som, när du är helt engagerad i, kan öka din produktivitet, effektivitet och effektivitet, samt minska den mängd avfall som vi alla producerar.
Har du fattat beslutet att gå papperslöst?
* * * * *
