Hur småföretag använder webbapps - och vad man ska leta efter

"För tjugo år sedan när du startade ett litet företag, var du tvungen att gå och köpa en persondator eller en liten server … och du var tvungen att ha en IT-professionell och du var tvungen att köra den internt.

Det rätta för ett litet företag att göra nu är att inte ha några datorer förutom de saker som finns på folks stationära datorer och på deras smartphones … och gör allt i molnet. … Komponenterna skulle vara ett e-postsystem, ett kalendersystem, ett automationssystem för säljkår, och sedan de saker som är vertikala för vad som helst för deras verksamhet. "

Dessa kommentarer tar upp de grundläggande förändringarna som småföretag går igenom, inom det senaste decenniet. Vi små och medelstora företag övergår alltmer våra datorbehov till en "cloud computing" -modell. Medan jag inte tror att det är möjligt för alla småföretag att eliminera lokala servrar och använda programvara som är helt i molnet, som Schmidt föreslår, är det en sak klart: gradvis, år efter år, är vi på väg i den riktningen.

Idag kan du inte bara få e-post och kalenderapplikationer "i molnet", men du kan hitta något antal andra affärsapplikationer:

• dokumentation, kalkylblad och presentation
• HR och löneansökningar
• lagerhantering
• bokföring
• fakturering och betalningsansökningar
• e-postmarknadsföringstjänster
• projekthanteringsappar
• CRM-programvara
• kundtjänst
• och mycket mera

Faktum är att Small Business Web listar 26 olika kategorier av webbaserade program i sin katalog med nästan 200 appar för småföretag.

Fördelar med Cloud Computing

Tillväxten av cloud computing är ett konkret positivt för småföretag, på grund av viktiga pengarbesparande fördelar.

Vanligtvis finns det ingen stor uppehållskostnad i form av en stor programlicens. Istället betalar du en mycket mindre månadsavgift. Detta gör att du kan sprida dina kostnader och underlätta ditt kassaflöde.

Du är också lättad över komplexiteten och kostnaden för att ladda och behålla programvara på dina egna datorer. Allt du behöver är datorer för slutanvändare att komma åt programmet med en Internetanslutning och en webbläsare. Och eftersom du inte behöver behålla programvaran internt, kan du gå med med en mindre IT-personal (eller kanske få med utan intern IT).

Vad du bör tänka på när du väljer ett Cloud App

Men när mer mjukvara flyttar till molnet, tar vissa överväganden större betydelse. Här är 3 saker att tänka på när du väljer webbaserade program

(1) Integrerar programvaruapplikationen med annan programvara eller appar som vi har? - De flesta appar har en tendens till att göra en smal uppsättning funktioner. Om du försöker automatisera hela verksamheten eller automatisera en process från början till slut, måste du noga dela upp flera programvaruapplikationer från olika leverantörer. Om online-mjukvarutjänsterna inte samverkar med varandra kan du och din personal sluta göra manuellt arbete för att flytta data från ett system till ett annat via kalkylblad eller genom att skriva in samma information i flera system. Eller du måste gå igenom bekostnad av att betala för mjukvaruutveckling för att göra olika paket interopererade.

Webbsidan för småföretag hjälper till med något av det här problemet. I sin katalog anger det vilka program som ingår i programvaran. Det anger också om det finns ett publicerat API - det vill säga om du måste koda lite programvara för att flytta data från en app till en annan eller göra två programpaket integrerade, blir uppgiften enklare, billigare och snabbare.

(2) Hur säkra är våra data? - Med webbaserade mjukvarustjänster sitter dina data som används i programmen någonstans "i molnet". Med andra ord kommer dina data att vara i händerna på ett annat företag. Fråga företaget vad de gör för att hålla data säkra och privata.

Det är en viktig fråga att fråga, men svårt att få svar du kan verifiera. Ett sätt att försäkra dig är att söka i Google för att se om det finns offentliga rapporter om säkerhetsbrott som involverar företaget. Tänk också på storleken på programleverantören. Stora företag tenderar att ha revisions- och försäkringsbehov som tvingar dem att bedöma sina processer och införa skydd mot överträdelser av uppgifter. Små leverantörer och startups kan ha lösare (eller obefintliga) policyer och förfaranden för hantering av dina data.

(3) Kommer säljaren att vara kvar för lång tid och fortsätta att stödja och förbättra appen? Det här är viktigt att be om någon programvara, men det tar ny mening när ett företag har konfidentiella uppgifter. Du måste ha viss försäkran om kontinuitet med mjukvaran, så att du inte upplever störningar i din verksamhet. Titta på leverantörens track record. Hur länge har säljaren varit kvar? Om det finns ett produktforum eller kundforum finns det många olösta klagomål? Finns det bevis för kontinuerliga förbättringar? Undersök innan du gör ett åtagande, eftersom det kanske är svårare att byta senare.