E-post kan vara viktigt, men om du inte kommunicerar på rätt sätt kan du faktiskt skada din verksamhet.
Det finns några regler för e-post etikettregler och riktlinjer som du kan följa för att se till att din e-postkommunikation är solid. Här är 50 tips.
Företags E-post Etikett Tips
Ha en professionell e-postadress
Innan du ens börjar maila, måste du se till att din faktiska e-postadress är lämplig. Helst har du en officiell e-postadress som slutar med företagets webbadress. Men om du använder ett personligt Gmail-konto eller något liknande, så var noga med att du håller det enkelt med ditt namn eller ditt initialnummer, istället för att försöka bli söt eller rolig.
$config[code] not foundInkludera en direkt ämnesrad
I varje e-post bör du inkludera en ämnesrad som korrekt återspeglar innehållet i e-postmeddelandet. Bara några ord sammanfattningar ger mottagaren en uppfattning om vad man kan förvänta sig innan de faktiskt läser ditt meddelande.
Använd bara 'Svara alla' när det är nödvändigt
När du får e-postmeddelanden som inkluderar alla i din organisation eller till och med några få personer, kanske du frestas att bara inkludera alla i ditt svar. Men detta kan leda till mycket bortkastad tid för människor om meddelandet inte är relevant för dem. Så var försiktig och svara bara när det är absolut nödvändigt.
korrekturläsa
Du vill inte ta dig tid att skapa ett bra e-postmeddelande bara för att få det att strykas med stavnings- och grammatikfel. Så ta en minut till korrekturläsning och stavningskontroll innan du skickar så att du kan fånga eventuella fel.
Re-read for Tone
Men du borde också läsa igenom ditt meddelande med ett sinne om hur din mottagare kommer att läsa den. Ibland kan tonen gå vilse i e-post. Så bara se till att det läser hur du tänker.
Uppför dig
Och självklart bör du inkludera nättillskott som tack och tack i varje meddelande.
Håll det mer formellt för klienter / överordnade
Det finns många olika nivåer av formalitet när det gäller e-post. Så se till att du överväger din relation med varje person innan du blir för bekväm. "Hej killar" kan vara en lämplig hälsning för dina vänner. Men när du arbetar med kunder, vill du noga hålla det lite mer professionellt.
Använd formalitet för nya kontakter
På samma sätt är det en bra idé att hålla sakerna ganska formella med personer du skickar för första gången tills du lär känna dem tillräckligt bra för att ändra det.
Använd en acceptabel hälsning
Mer specifikt vill du överväga de hälsningar du använder för varje person. I allmänhet borde du hålla "Hej …" till personer du känner ganska bra. "Hej" och fullständiga namn är mer lämpliga för kunder eller första gången kontakter.
Håll dig till poängen
I den faktiska delen av din e-post, vill du hålla den så kort som möjligt. Låt inte mottagaren läsa en roman för att ta reda på vad din huvudpunkt är.
$config[code] not foundBryta upp långa meddelanden
Om du har flera poäng att göra, bryta upp texten med olika stycken eller jämnt antal för att göra det enklare att läsa.
Var tydlig med ditt uppmaning till handling
Du bör också överväga vad du vill att mottagaren ska göra med ditt meddelande. Om du letar efter dem att svara med en viss information, berätta för dem att det är rätt i slutet av ditt mail.
Använd försiktighet med akronymer och jargong
Om du har inkluderat några akronymer eller branschspecifikt jargong i dina e-postmeddelanden, ta reda på kunskapen om mottagaren. Om du har att göra med kunder i olika branscher, kanske du vill ha lite mer information än vad du skulle göra med dina medarbetare.
Tänk på din stängning
Då i slutet av varje e-post, vill du välja en lämplig stängningsrapport. Använd något som "tack" eller "bäst" för företagsemail.
Inkludera ett signaturblock
Du kan också inkludera ett signaturblock som innehåller lite mer information längst ner i dina e-postmeddelanden. Ta med ditt namn och lite kontaktinformation.
Lägg märke till eventuella bilagor
Om du bifogar några dokument till ett e-postmeddelande, låt mottagaren veta vad det är så att de inte behöver öppna det för att få reda på det.
Glöm inte att fästa
Det är också ganska vanligt att folk säger att de fäster något och sedan glömmer att faktiskt göra det. Så dubbelkontroll innan du skickar.
Kontrollera filstorleken
Men var försiktig när du bifogar stora filer. Gör bara det när det är absolut nödvändigt. Eller du kan försöka omdimensionera foton eller bryta upp filen till mindre bitar för att göra det mer hanterbart.
Zip stora filer
När du måste bifoga stora filer lägger du dem i en.zip-fil för att göra det enklare för din mottagare.
Fråga om dessa bilagor först
Det är också bra att fråga din mottagare om det är okej att skicka en stor fil i förväg. Och sedan ta reda på när det är den bästa tiden för dig att skicka en sådan fil.
Fråga om filtyper
Dessutom kan du kolla och se vilka program dina mottagare har tillgång till så du kan vara säker på att de kommer att kunna öppna bilagorna du skickar.
Skicka PDF-filer när det är möjligt
Men PDF-filer är enkla att visa på vilken typ av enhet som helst. Så om möjligt, skicka PDF-filer istället för filer som kräver ett specifikt program.
Öppna inte bilagor från personer du inte vet
På den andra sidan av den ekvationen, när du får en bilaga i ett e-postmeddelande som du inte förväntade dig, var försiktig med att öppna den. Om du är osäker på något, fråga avsändaren om bilagan innan du öppnar den.
Dela inte konfidentiell information
Eftersom e-postmeddelanden är så lätta att vidarebefordra och dela eller oavsiktligt skicka till fel person, är det inte rätt format för delning av känslig eller konfidentiell information.
Använd försiktighet med humor
Du kan också vara frestad att lägga till lite roligt eller humor till dina e-postmeddelanden. Men eftersom det kan vara svårt att dechiffrera tonen i e-postmeddelanden, bara se till att det är väldigt tydligt eller skämt till personer du är riktigt bekväm med.
Håll dig borta från dumma teckensnitt
E-post är inte heller rätt plats för dig att bli kreativ med designelement. Stick med typsnitt som är klassiska och lätta att läsa.
Stick med svart och vitt
På samma sätt, håll dig borta från unika teckensfärger och bakgrundsmönster. Klassisk svartvitt är lättast att läsa.
Begränsa användningen av utropstecken
Utropstecken kan hjälpa dig att ge en känsla av spänning eller betoning. Men använd inte dem i överskott eller ditt meddelande kommer inte att verka som professionellt.
Var försiktig med alla kepsar
Alla kepsar kan också lägga till lite betoning. Men det kan också stöta på att skrika. Så om det inte är nödvändigt, överväga att använda kursiv eller något istället.
Använd bara Emoticons med vissa personer
När det gäller smileys och uttryckssymboler, håll dem till konversationer med vänner och nära medarbetare som du vet kommer inte att tolka eller se dem som oprofessionella.
Tänk på olika kulturer och språk
Du kanske också ibland överensstämmer med människor från olika kulturer eller bakgrunder. Så var noga med att överväga att när du skapar dina svar så att du inte förolämpar eller förvirrar någon.
Steg bakåt innan du skickar emotionella meddelanden
Om du någonsin befinner dig i en situation där du måste skicka en arg eller annars känslomässig e-post, hantverk ditt meddelande och gå bort för ett tag för att rensa huvudet. Återkomma sedan meddelandet senare för att se till att det faktiskt är vad du vill säga.
Svara på oavsiktliga meddelanden
I situationer där du får ett e-postmeddelande som inte var avsett för dig, svara avsändaren för att snabbt få dem att få veta det.
Bekräfta mottagandet av meddelanden Du kan inte komma direkt
Och om du får ett e-postmeddelande som var menat för dig men det är inte något du kan svara på med en gång, låt bara avsändaren veta att du har tagit emot det och när du kan komma till det.
Starta en ny e-postkedja för nya ämnen
När du skickar e-post till någon som du matchar med ofta kan det vara frestande att bara hålla en kedja pågår kontinuerligt. Men detta kan göra det svårt för dig att hålla dina konversationer organiserade. Så starta en ny kedja för varje nytt ämne.
Bara vidarebefordra meddelanden när det är nödvändigt
Vidarebefordran kan vara en användbar funktion för e-postanvändare. Men det kan också vara överanvändt. Så innan du vidarebefordrar några meddelanden, se till att de verkligen är nödvändiga så att du inte bombarderar människor med e-postmeddelanden.
Lägg till ett personligt meddelande vid vidarebefordran
När du finner det nödvändigt att vidarebefordra e-postmeddelanden, lägg till ett personligt meddelande högst upp för att förklara istället för att bara slå framåt och få mottagaren att läsa igenom hela e-postadressen utan kontext.
Kontrollera innehållet före vidarebefordran
Och om du vidarebefordrar en nyhetsartikel eller någon typ av information som du inte personligen kan ansvara för, gör en snabb undersökning för att verifiera noggrannheten så att du inte slutar slösa bort någons tid med information som inte är korrekt.
Lägg inte till personer i e-postlistor som de inte registrerade sig för
Om du har någon grupp e-postkedjor eller listor som du skickar e-post till regelbundet, lägg bara till personer i den listan om de har gett dig deras tillåtelse.
Politiskt be om att tas bort listor du inte anmäler dig till
Och om du någonsin har lagts till i en lista som du inte anmäler dig till, var inte rädd att kontakta avsändaren och fråga artigt om att tas bort.
Ge människor tillräckligt med tid att svara innan de skickar påminnelser
Om du har skickat ett mail och inte fått svar kan du skicka en snabb påminnelse. Se bara till att du har gett personen en dag eller två för att svara, beroende på hur lång tid det normalt tar dem att göra det.
Kolla i din skräppost
Det är också en bra idé att kolla skräppost eller skräppost innan du skickar påminnelsemail till personer - bara om de redan skickat det.
Använd borta meddelanden när du är på semester
När du går på semester eller ute av kontoret i mer än en dag eller två, sätter du upp ett automatiskt svar eller ett bortmeddelande så att människor får ett snabbt svar när de skickar ett mail till dig.
Låt folk veta när du ska svara
I det meddelandet ska du inkludera det datum du kommer tillbaka på kontoret och när du förväntar dig att kunna skicka e-postmeddelanden så att de vet när du ska förvänta dig ett svar.
Ge dem en annan kontakt för brådskande frågor
Och bara om några förfrågningar är särskilt brådskande, inkludera en annan kontakt inom ditt företag som de kan komma i kontakt med.
Lägg till e-postadressen senast
Om du skriver ett helt nytt email, börja med ämnet och innehållet innan du lägger till mottagarens e-postadress. Detta förhindrar att du av misstag skickar det för tidigt.
Dubbelkontrollera mottagaren
Du vill också se till att du skickar den till rätt person. Kontrollera alltid det innan du skickar.
Triple-check Namnstavling
Och gå tillbaka och kolla en gång till att du stavat personens namn korrekt i din email. Du kan inte vara för försiktig i det här fallet.
Se till att ditt namn visas korrekt
Du bör också se till att ditt eget namn visas korrekt i din signatur och avsändarfältet.
Ta bort snabbt om det behövs
Vissa e-postklienter som Gmail har en funktion som låter dig ta bort skickade e-postmeddelanden om du gör det direkt. Så om du glömde att dubbelkontrollera någonting, ta bort e-postmeddelandet snabbt innan det faktiskt kommer till mottagaren.
E-postfoto via Shutterstock
Mer i: Populära artiklar 9 Kommentarer ▼
