E-post kan vara ett snabbt och effektivt sätt att hålla kontakten med kollegor, men felaktig användning är inte bara oprofessionellt, det kan kosta dig ditt jobb. Några tips kan hjälpa dig att behålla professionell e-etikett.
Börja med att adressera e-post till mottagaren med rätt titel, dvs Kära herr fru fru fröken. Dr. Etc. En brist på formalitet är det vanligaste felet. Oavsett kommunikationsmediet är viss etikett väsentlig. Om du skulle adressera mottagaren genom sin formella titel personligen, gör det även i dina e-postmeddelanden.
$config[code] not foundOm e-postmeddelandet levereras till flera mottagare kan du ersätta kära herrar, damer, herrar, (företagsnamn) personal etc.
Hoppa över en rad och skriv in ditt innehåll - det informationsuttalande som artikeln adresserar. Detta bör aldrig innehålla slang, profanitet, nakenhet, sarkasm, skämt, nedbrytning av en individ eller annan information som kan tolkas som förolämpande för någon.
Håll ditt meddelande direkt och till rätta. Basera det på fakta, inte känslor.
Glöm aldrig att e-postmeddelanden lätt vidarebefordras. Även om de avsedda mottagarna inte vidarebefordrar e-postmeddelandet, övervakar vissa företag e-postkorrespondens okänt till datoranvändaren. Även när någonting är i tryck, antingen elektroniskt eller på annat sätt, kan det hänvisas till ospecificerad tid. En vänlig mottagare idag kan vara en motståndare imorgon.
Hoppa över en rad och stäng med en riktig signatur. Detta ska innehålla ditt fullständiga namn, företagsnamn, avdelning, om tillämpligt, företagsadress och kontaktinformation.
Exempel:
Vänliga hälsningar;
John Smith, Redaktör ABC Entertainment 123 Main Street, Suite 280 Los Angeles, CA 92567 Telefon: (213) 456-7485 Cell: (213) 654-8768
I ämnesraden, rubrik e-posten på rätt sätt så det är lätt identifierat.
Alltid stavningskontroll! Stavfel reflekterar dåligt på författaren.
Korrekturläsa. Låt sedan sitta i 20 minuter eller så länge som möjligt och korrekturläsa igen. Om en viktig punkt eller sak tas upp, ha en annan enskild korrekturläsning innan du skickar till mottagare.
Det är väldigt lätt att träffa skicka-knappen, men kontrollera uppmaningen som när e-postmeddelandet skickas kan du inte rätta till misstag.
Använd inte uttryckssymboler, så söta som de kan tyckas.
Undvik också att använda för många färger. Försök att hålla färgerna maximalt två per e-post.
Alltid BCC (Blind Carbon Copy) själv så att du har kopior av din korrespondens även om ditt e-postprogram automatiskt sparar kopior av skickat mail.
Du kommer snart att bli van vid formaliteten. Mottagare kommer att uppskatta din professionalism och du kan hjälpa till att undvika potentiellt skadliga misstag.
