Du kan uppnå fantastiska saker i affärer när du har rätt verktyg, både tekniskt och socialt. Detta gäller speciellt för att hantera företagsprojekt.
Med några bra verktyg i ditt arsenal, som de som följer, borde du kunna hantera alla dina projekthanteringsbehov.
Har du alla sju av dessa?
Projektledningsprogram
Tack vare modern teknik har projekthanteringsprogrammet blivit lättare att använda än någonsin. De bästa programmen gör att du kan behålla alla dina medarbetare på samma sida, med interaktiva tidslinjer, dataspårning, tidsstämpling, utgifter för varje jobb, innehållsuppsamling och delegationsmöjligheter.
$config[code] not foundEnligt Tom Treanor, marknadschef på Wrike, ett projekthanteringsprogramvaruföretag, "Du behöver ett projekthanteringsalternativ som gör det enkelt att skapa uppgifter, involvera lagmedlemmar genom enkel taggning och integreras med plattformar för e-post och fildelning. Att använda bra projekthanteringsprogramvara är en av nycklarna för att framgångsrikt träffa dina affärsmål. "
Aktiva plattformar
Varje projekt behöver tillgång till fildelningskapacitet för att hålla relevanta medlemmar i teamet åt gången hela tiden. Detta möjliggör åtkomst till filer från projektledaren till gruppmedlemmarna och bidrar till att minimera projektproblem och ineffektiv tidshantering.
De bästa delprogrammen kommer att ha följande egenskaper:
- Online och kan nås var som helst med en Internetanslutning
- Enkla redigeringsfunktioner
- Möjligheten att bifoga projektet till uppgiften
- Dela möjligheter mellan samarbetspartners
- Säkerhetsfunktioner som skyddar och säkerhetskopierar ditt arbete
- Integration med din projektledningsprogramvara
Bland de vanligaste delningsplattformarna finns Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive och Communifire.
Projektanalys
För att dina jobb ska fungera så smidigt som möjligt behöver du ett projektanalysverktyg som samlar in data från projekthanteringsprogram. Sådan data kommer att förbättra din effektivitet och bearbetning.
De bästa projekthanteringsalternativen kommer att ha analysprogrammerat direkt in i programvaran, men du kan också hitta separata alternativ som samlar in data för dig. Den resulterande rapporten visar dig tid och pengar som spenderas på varje projekt, antalet involverade personer, mängden kommunikation som behövs och all annan information du behöver veta för att effektivisera processer och förbättra din bottenlinje.
Kommunikationsstandarder
Innan du börjar ett projekt med några medarbetare måste du definiera dina kommunikationsstandarder. De flesta företag använder e-post för all kommunikation, men det fungerar inte för alla företag och alla projekt.
Låt dina medarbetare veta rätt kanaler att gå igenom när de behöver ställa en fråga, delta i lagmöten, diskutera kreativa idéer och interagera med lagkamrater.
Du kanske till exempel vill ha alla enkla frågor och teaminteraktioner i din projekthanteringsprogrammets kommentarfunktion. och alla gruppmöten ska äga rum via gruppvideoklient, till exempel Google Hangout.
Att definiera dessa standarder i början kommer att minska bortkastad tid och missförstånd och hjälpa dig att leverera mer effektivt arbete.
mallar
De flesta av dina projekt kommer förmodligen att falla under samma kategorier. Om du till exempel är specialiserad på SEO arbetar du med PPC-kampanjer, sociala signaler och webbplatsinnehåll, med all sannolikhet.
För att göra projektflödet smidigare kan du utveckla mallar för var och en av dessa kategorier. Det kan ta lite extra tid i början men det kommer att vara värt det när de olika aspekterna av varje projekt går effektivare och det arbete som utförs av dina lagmedlemmar slutar kräva mindre revision.
Delegerat ansvar
En vanlig förbannelse av projektledare är en önskan att göra allt själv eftersom du tror att du kommer att kunna göra det rätt. Vanligtvis är det helt enkelt inte möjligt att göra allt själv och att ta på för mycket kommer bara att resultera i dåligt kvalitetsarbete som du tävlar för att slutföra allt i tid.
Ett projekt som är ordentligt uppdelat mellan var och en av sina lagmedlemmar är ett projekt som är mer sannolikt att lyckas. Kom bara ihåg att delegering av en uppgift innebär att du litar på de andra gruppmedlemmarna att utföra arbetet korrekt och du måste visa det förtroendet genom att bara checka in en gång och inte mikromanvända alla delar av jobbet.
Delegera ansvar och sedan lita på dina lagmedlemmar att fullfölja uppgiften kommer inte bara att lätta din arbetsbelastning, men förbättra anställdas prestanda över tiden.
Definierat ledarskap
Framgången för de flesta projekt beror på en bestämd ledare som har egenskapen hos en professionell. Om du inte har en tydlig ledare kommer detta att orsaka förvirring och sakta ner processen eftersom dina lagmedlemmar hävdar det under beslutsfattandet eftersom ingen har utsetts för att fatta de slutliga besluten.
En fast ledare kan lägga de bästa idéerna från dina lagmedlemmar i praktiken och leverera det sista ordet om projektbeslut. Lagledaren bör också:
- Advokat för visionen,
- Kommunicera bra,
- Kommunicera öppet och ärligt med alla medarbetare,
- Exude entusiasm om projektet,
- Delegera utan micromanaging,
- Visa förtroende och starka beslutsfattande färdigheter,
- Vet hur man löser problem när de är yta,
- Erbjuda feedback och beröm när förtjänat,
- Lyssna på andras bidrag och uppmuntra kreativitet och idéer.
En kompetent ledare är ett av de viktigaste verktygen i ditt projektledningssystem. Med en definierad ledare som är villig att arbeta med alla dina medarbetare är det inte bara möjligt att lyckas med projektledning … det är troligt.
Projektledare Foto via Shutterstock
7 kommentarer ▼
