En Gantt-diagram är ett verktyg som används för att planera projekt, händelser eller personliga milstolpar eller mål. Det är skapat för att visa ordningens handlingar (uppgifter) som måste göras innan ett projekt kan betraktas som fullständigt. Henry Gantt, en mekanisk ingenjör, uppfann Gantt-diagrammet på 1910-talet. Han utformade sitt diagram så att tillverkaren kunde se tidtabeller för att säkerställa att arbetet gjordes i tid. Gantt-kartor användes vid byggandet av Hoover Dam och för att organisera stora projekt.
$config[code] not foundTänk på omvänd. Till exempel är 30 juli slutdatumet. Det finns 10 uppgifter som måste fyllas i före den tiden. Det första steget är att bestämma vilken uppgift som ska fyllas i senast och vilken uppgift som ska fyllas i först. Därefter bestämmer du vilken uppgift som inte kan slutföras tills en annan uppgift är klar. Uppgifter som inte kan startas tills en annan är klar kallas ömsesidigt beroende uppgifter.
Bestäm om ett enkelt eller komplext Gantt-diagram behövs. Ett enkelt Gantt-diagram innehåller kolumner för uppgiften, ansvarig person och datum före färdigställandet. Ett komplext diagram kan innehålla de kolumnerna plus start- och slutdatum, antal dagar som kommer att ta för att slutföra uppgiften, antal dagar som har förflutit, deluppgifter och procent slutförd.
Ange uppgiftsnamnet i den vänstra kolumnen (en uppgift per rad), den ansvariga personens namn i den andra kolumnen och ordna de återstående kolumnerna efter månad, dag eller vecka. För ett komplext diagram inkludera kolumner för procentandelar eller annan information som anses vara viktig för att spåra projektet.
Rita en linje eller en ihålig ruta för att visa den förväntade längden på den tid varje uppgift kommer att ta, föra upp rutan under lämpliga start- och slutdatum. Tänk på de ömsesidiga uppgifterna och ordna dem under varandra och under deras huvuduppgift. Fristående uppgifter kan anpassas under hela projektets liv för bästa möjliga utnyttjande av resurser och tid.
Kom ihåg att tillåta flexibilitet i projektets tidslinje. Om sista förfallodagen är den 30 juli är det generellt en bra idé att planera färdigställandet två till tre dagar tidigare. Detta möjliggör möjlighet till anställdssjukdom eller annan oplanerad händelse.
Färg i uppgiften som anges på diagrammet när den är klar eller använd en annan färg för att ange att uppgiften är klar. Slutdatumet kan läggas till i diagrammet, om så önskas. Om projektet är långt kan chefen överväga små firande steg längs vägen för att uppmuntra anställda att hålla sig på spår.
Granska tidslinjen regelbundet (till exempel dagligen) för att säkerställa att projektens uppgifter slutförs i rätt tid. Om projektet löper bakom schemat kan det behövas omorganiserande uppgifter. Omvänt, om projektet ligger före schemat, omorganisera några uppgifter som kan vara svårare att se till att den ursprungliga tidsfristen uppfylls.
Tips
Att ta en klass i projektledning är en bra idé, eftersom det ger en person en överblick över planeringen. Gantt-diagram kan skapas i ett kalkylprogram. Gantt Chart-programvaran kan köpas online eller från de flesta programvaruhandlare.
