Kostnadsersättning bedrägeri kan vara mycket dyrt för småföretag. En ny studie av Chrome River Technologies rapporter visar att det är möjligt att kosta amerikanska företag upp till 1,9 miljarder dollar varje år totalt.
Det är ungefär $ 35.000 per företag. Small Business Trends talade med Anne Becknell, senior vice president för kundsucces hos Chrome River Technologies om vad småföretag behöver veta.
$config[code] not foundSom namnet antyder är ersättning för bedrägeribekämpning ett brott som uppstår när en anställd lämnar ett krav på att få betalt för falska företagskostnader.
Hur man undviker bekostnad av ersättningsbedrägerier
Använd uppdaterad teknik
Hantering och revisionskostnadsrapportering måste använda modern teknik för att vara effektiv. Användning av manuella kostnadsrapporter var nummer ett från undersökningen.
"Det är fantastiskt hur många små och medelstora företag fortfarande använder stearinljuset och kritpennan," säger Becknell. "De gör det fortfarande på papper eller med Excel-kalkylblad och mailar det runt företaget."
Problemet med dessa föråldrade system är oförmågan att spåra och se trender som bör stänga av larm. Teknik som innehåller verktyg som automatiserad analys hjälper dig att upptäcka hotspots som samma kvitto som har skickats in flera gånger.
Becknell säger att automationsnedskärning bekostar ersättning bedrägeri i hälften.
Förstå män fusk mer
Kostnadsersättning bedrägeri är inte ett område där jämställdhet mellan könen är jämn. Faktum är att det i rapporten anges att män var mer än dubbelt så sannolikt att begå brottet än deras kvinnliga motsvarigheter. Inte bara det, de var över fyra gånger mer benägna att lägga till minst $ 1000 för sina utgifter.
Känn yngre anställda begå mer av dessa brott
Faktum är att nästan 83% av kostnaderna för återbetalning av åtaganden har begåtts av anställda mellan 25 och 44 år.
Genomföra en formell skriftlig policy
Inte bara är en skriftlig policy viktig, småföretag bör ha ett förfarande att gå igenom som berättar förvaltningsansatte har bearbetat det de behöver veta. Becknell föreslår att anställda ska underteckna dokumentet hjälper dem att ta ägande av politiken.
"När du skriver något är det en känslomässig bilaga", säger hon.
Införliva hög nivå regler
Policyn behöver inte vara alltför detaljerad, men det behöver inte sätta gränserna för kostnadsutgifterna. Till exempel, medan det inte behöver nypa ner det exakta belopp som du kan spendera på en cab ride, bör det berätta för dina anställda om affärs eller tränare är acceptabelt.
Enkelhet bör vara en av de riktmärken du använder här.
Komplicera inte processen
Revisorer ser ofta möjligheten att borra djupt i företagets utgifter när de automatiserar processen. Resultatet är en kostnadsrapport som är komplicerad och tenderar att bli gummistämplad utan att bli korrekt granskad.
Därför är det viktigt att ta en titt på hur många gånger och varför kostnadsrapporter övergår från person till person. Småföretag ska se efter att effektivisera den delen av processen.
Var uppmärksam på personalkostnaderna
Ett av de största kostnadsbedrägerierna är att ersätta personliga utgifter för företag. En av giveawaysna här är krav på helgmåltid när arbetstagaren inte är planerad att resa.
Se upp för extravaganta utgifter
Över en tredjedel av de som erkände att fuska i Chrome River Technology rapporterade att lägga till belopp från $ 100 till $ 499. Belopp som ser ut förändras är röda flaggor du borde leta efter. Till exempel, ett kvitto som ser ut som det används två olika typer av bläck är vanligtvis en dead giveaway.
Godkänn godkännandena
"Du vill göra godkännande för dessa kvitton meningsfulla och träna godkännandena," säger Becknell. Hon tillägger att det är viktigt att de förstår vad man ska leta efter och att de hålls ansvariga för att fånga några bedrägliga fordringar.
Använd företagskort som ett aktivt steg
Oavsett hur det är möjligt, använder man företagskreditkort mot bedrägerier. Dessa är ett utmärkt sätt att låsa in viktig information som datum och antal transaktioner.
Foto via Shutterstock
