I många företag hanterar personalavdelningen alla personalrekord för varje anställd, tidigare och nuvarande. Dessa register lagdes traditionellt på papper, skapade problem med lagring, möjligheten att lokalisera poster och livslängd. Att byta till ett datoriserat personalsystem kan hjälpa till att lösa några av dessa problem.
Rymden
Att hålla pappersposter tar upp mycket utrymme. Ju fler anställda ett företag har desto mer utrymme behövs för att lagra alla poster, särskilt om företaget håller register för tidigare anställda. Ett datoriserat system gör det möjligt för ett företag att överföra pappersdokument till digital form, vilket bara tar ut platsen för datorn. De flesta datorer har gott om hårddiskutrymme för att lagra alla nödvändiga anställningsrekord. Ett företag är då ledigt att använda det tidigare lagringsutrymmet för pappersposterna för ett annat kontor eller någon annan typ av lagring.
$config[code] not foundTillgänglighet
Pappersrekord, oavsett hur bra de är arkiverade, kan ta flera minuter att söka igenom för varje enskild information. Du måste hitta filen för rätt anställd, vilket vanligtvis är enkelt så länge filerna hålls i god alfabetisk ordning men kan fortfarande ta tid beroende på hur många arkivskåp du måste gå bland för att komma till den. Därefter måste du hitta det specifika dokumentet du behöver, vilket kan ta tid, speciellt om medarbetarens fil är tjock. Om personalsystemet är lagrat på en dator är det dock fråga om sekunder att söka efter den information du söker efter datorns sökfunktioner. Arbetsgivare kan se filer från flera datorer, och till och med kontor i flera städer.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingTid
Förutom att spara tid när du söker efter specifika dokument inom pappersfiler kan arbetsgivare spara tid på andra sätt. Om en arbetsgivare kräver någon pappersfil på grund av disciplinåtgärder eller för en prestationsöversyn, skulle hon behöva vänta på att någon ska hitta filen och skicka den till henne. När systemet är datoriserat kan hon helt enkelt slå upp informationen på sin dator utan att behöva vänta. Att arkivera bort dokument görs också snabbare, vilket sparar tid på arkivering.
Statistik
Arbetsgivarna använder sig ibland av statistik för att utvärdera sina anställda och företagets behov. När personaldokumenten är datoriserad kan en arbetsgivare instruera datorn att samla in specifik statistik, som utgångsnivåer, frånvaro eller omsättning, för att hitta sätt att förbättra företaget. Denna statistik kan ge en arbetsgivare en mängd viktig information. Om den överordnade ledningen begär denna statistik, gör datorn det lätt att sammanställa informationen och kan snabbt skapa en graf för att bättre illustrera statistiken.
Trends
Vissa anställda uppvisar trender i sina arbetsvanor som kan leda till en arbetsgivare om potentiella problem. Till exempel kan en anställd ha en vana att ringa sjuk en gång varje vecka på exakt samma dag i veckan. Vissa anställda väljer måndag eller fredag att förlänga en helg, medan andra väljer en mer diskret väg genom att använda en dag i mitten av veckan. Ett datoriserat personalsystem kan hjälpa en arbetsgivare att identifiera trender som detta lättare än att förlita sig på pappersrekord och minne.
