Civilståndslagen från 1964 kräver att anställningsansökningar förvaras i minst ett år. Om du vet att en sökande är äldre än 40 år, måste hans ansökan hållas i två år enligt lagen om åldersdiskriminering i arbetslivet. Statliga lagar kan kräva ännu en längre period för att hålla fast vid jobbsökande poster. På grund av statliga och federala föreskrifter är ett korrekt rekordhanterings- och arkiveringssystem för arbetssökande en viktig del av verksamheten. Du kan till och med behöva checka tillbaka med dessa sökande om den anställde du anställde inte fungerar.
$config[code] not foundAnvänd elektronisk hanteringsprogramvara för att skapa och lagra jobbansökningar. Flera onlineprogram tillåter användare att skapa sådana elektroniska blanketter som jobbansökningar. Dessa sysselsättningsformulär skickas och sparas elektroniskt och tillåter papperslös lagring. Eftersom de flesta applikationer ankommer via e-post, är det här ett enkelt sätt att lagra material i filer som inte tar upp fysiskt utrymme. Användning av ett elektroniskt arbetsflöde som lagras i ditt företags dokumenthanteringssystem kräver säkerhet, så att anställningsfiler inte kommer att hackas eller ses av obehörig personal. Ställ in din dator för att automatiskt skicka dig varningar för att påminna dig när filer ska raderas eller granskas.
Ställ in personuppgifter för jobbansökningar i pappersmappar. Planera ett effektivt arkivsystem med färgkodade filmappar hållna i lådor, hyllor eller filskåp. Skriv ut CV och jobbansökningar mottagna via e-post och fil dem med ansökningarna ifyllda personligen eller skickade i posten. Sökande kan arkiveras med namn eller personnummer i sektioner som bestäms av typ av jobb. Till exempel skulle försäljningsjobb vara listade i en mapp med titeln "Försäljning" och sökande skulle sättas i ordning med efternamn eller numeriskt med identifikationsnummer. Säkra filerna i ett låst skåp eller rum.
Håll rekord i minst fyra år om en arbetssökande stämmer med dig för att anställa diskriminering. Equal Employment Opportunity Commission kräver normalt att du behåller begärda ansökningar i minst ett år, men om du står inför rättsliga åtgärder rekommenderar EEOC att du håller jobbsökningarna i minst fyra år. Om du inte lagrar dina program på rätt sätt kan EEOC debitera dig med diskriminerande anställningspraxis eller registrering av överträdelser.
Förstör jobbansökningar efter den rättsliga perioden för att hålla dem slut. Upprätta ett system med påminnelser för att göra detta. Kontakta din IT-avdelning för att ta bort dina elektroniska filer på rätt sätt och stryka alla pappersjobbsansökningar. Detta är viktigt eftersom arbetsapplikationsfiler innehåller personuppgifter som t.ex. Social Security Numbers och anställningsdata som måste hållas strikt konfidentiella.
