Ett organiserat sinne skapar organiserad produktion i alla försök som de blir involverade i. En välorganiserad verksamhet innebär att ett organiserat sinne driver showen och det är den typ av verksamhet som når mål.
Det är lätt att hålla ditt fysiska utrymme organiserat, men vad gäller ekonomisk framgång är det vad som är på insidan som räknas. Särskilt dina datafiler och mappar. Utan en organiserad dator är ett obefläckat kontor inte värt en bunkehöjd.
$config[code] not foundVilka filer och mappar på en organiserad dator ser ut
En organiserad dator innehåller filer och mappar som heter och ordnas så att användare enkelt kan hitta vad de letar efter. De flesta människor har denna avsikt när de sparar filer och skapar mappar, men det går inte länge.
Alltför snabbt blir skrivbordet rörigt, nedladdningsmappar överflöde och odelade installationsfiler förbrukar en stor del hårddiskar. Nya mappar skapas när befintliga kan inte hittas, och filer heter det som verkar bekvämt vid den tiden. Det fungerar inte när du måste ta med specifika filer till ett möte eller när du har ett team av anställda som behöver komma åt filer på din server. Genom att namnge dina filer är det första som kommer till ditt sinne att skapa oorganisering.
Organisera datafiler börjar med order
Filorganisation börjar med en namngivningskonvention. En namngivningskonvention är en fördefinierad mall eller struktur för namngivning av dina filer. Om du till exempel skapar Microsoft Word-dokument regelbundet kan du spara dem med ett filnamn som börjar med datumet för skapandet. Om dina dokument innehåller information som sammanställts från olika händelser, kan du spara dina filer som " datum + händelse namn + dokument beskrivning. "Detta gör att dina filer kan grupperas efter datum först och händelse sekund i mappen.
Med en namngivningskonvention på plats, när du tittar på en lista med filnamn, känner du dem genast och kan hitta vad du behöver. Att använda en namngivningskonvention gör hela skillnaden i världen, som du kan se i dessa exempel publicerade av RevEngine Marketing.
Varje namngivningskonvention du använder bör baseras på hur du mest sannolikt söker efter dina filer och mappar senare. Bland beskrivningar av flera användbara organisationsverktyg gör Setapp en viktig punkt: ett bra filnamn låter dig veta vad filen innehåller utan att öppna den. Om det är för sent och du har en massa filer på pilar med olika namn, behöver du bara några minuter för att komma fram till en namngivningskonvention och en omdirigeringskod för att göra jobbet.
Innan du börjar byta namn på filer och mappar, kom med en tydlig namngivningskonvention. En namngivningskonvention bör innehålla viktig information i filnamnet, till exempel:
- Datumet då filen skapades. För marknadsföring av filer fungerar det bra. Till exempel, säg att du skapar dina nyhetsbrev i Word-dokument innan de skickas ut och du skapar flera ändringar. Du vill spara varje nytt utkast med det datum det skapades. På så sätt kan du, om du bestämmer dig för att återgå till det utkast som du skapade igår.
- Datumet som filinnehållet representerar. Om du till exempel samlar in data om historiska händelser som kommer att läggas in i en tidslinje, kanske du vill använda datumet för den historiska händelsen i filnamnet. När du tittar på dessa filer i en mapp ordnas de alfanumeriskt efter datum, vilket gör det enklare att extrahera innehållet i kronologisk ordning.
- Platsen för ditt innehåll härrörde från. Om du samlar information när du deltar i nätverkshändelser hjälper du till att få tillgång till rätt information senare genom att lägga till platsen i filnamnet. Du kan få en plötslig realisering och behöver komma åt filen som innehåller information från förra årets Digital Hollywood, men om du inte sätter "Digital Hollywood" eller "DH" i filnamnet måste du öppna dokument för att hitta den.
- Specifika datumalternativ. I stället för att använda ett fullständigt datum, som "08-12-2015", kanske du vill referera till kvartaler i ditt filnamn. Till exempel skulle "2015-Q3" representera det tredje kvartalet 2015. Om du behöver referera till information från tredje kvartalet av något år, ska dina filnamn ordnas per kvartal. Annars måste du göra matte för att översätta specifika datum till kvartalen innan du vet att du har rätt fil.
Du behöver intuitiva namngivningskonventioner
Filer som sparas utan att namnge konventioner är svåra att hitta. Om du eller någon i ditt företag kämpar med att hitta filer är det inte för sent att skapa och genomföra en namngivningskonvention.
Foto via Shutterstock
1
