Som småföretagare följer du redan ditt företags resurser, inklusive kapital, anställda och faciliteter. Men hur är det med anställdas tid? Tiden är svår att kvantifiera och spåra, och som sådan behandlar många småföretagare felaktigt tid som om det var en gränslös resurs. Detta kan dock inte vara längre från sanningen.
En nyligen genomförd studie av McKinsey fann att endast 9% av cheferna var "mycket nöjda" med hur anställdas tid för närvarande tilldelades. Dessutom sa nästan hälften av cheferna att deras nuvarande tidsallokering inte var i linje med företagets mål. Och den genomsnittliga kontorsarbetaren kan berätta att alltför mycket företagstid spenderas på triviala uppgifter, till exempel att svara på e-post och delta i icke-nödvändiga möten.
$config[code] not foundEffektiv tidshantering är avgörande för produktiviteten och lönsamheten för ditt företag. Så hur kan företag förbättra tidshanteringen? Det är inte så enkelt att bara säga att anställda ska använda sin tid mer effektivt. I stället behöver ledningsgruppen bygga en företagskultur som aktivt stöder effektiv tidsstyrning över hela organisationen.
En kultur som stöder effektiv hantering av tid
Medarbetarskydd
Multitasking är ett viktigt buzzword i näringslivet. Anställda förväntas kunna effektivt jonglera flera uppgifter samtidigt. Så cheferna fyller sin arbetstid med olika projekt, möten och företagsaktiviteter.
Studier visar dock allt mer att multitasking är ineffektiv. I själva verket visade forskare i Stanford att multitaskare har dåliga organisatoriska färdigheter, är lätt distraherade och ofta saknar fokus.
Om multitasking inte är nyckeln till effektiv tidshantering, vad är då?
Svaret är flöde. Som definierat av författare och psykolog Mihaly Csikszentmihalyi, förekommer flöde när du anger en intensiv och enkel koncentration på uppgiften vid handen. Det kallas ofta "att vara i zonen", och anställda är mycket mer produktiva medan de är i detta tillstånd än någon annan gång.
För att förbättra produktiviteten bör arbetsgivarna göra allt de kan för att hålla anställda i flödesläge. Det innebär att främja en företagsmiljö av tystnad och integritet. När det är möjligt bör cheferna undvika att belasta sina anställda med flera uppgifter eller distrahera dem med onödiga e-postmeddelanden och telefonsamtal.
Många anställda drar också nytta av att ha privata lokaler, snarare än att arbeta i bullriga båtgårdar.
Färre, mer effektiva möten
Ett av de största smärtarna för effektiv tidshantering är företagsmötet. Medelmötet tar upp värdefull tid och avbryter arbetets flödesläge, men genererar väldigt lite i vägen för meningsfulla resultat.
Enligt en Microsoft-undersökning är ineffektiva möten bland de bästa tidskrävarna i den genomsnittliga arbetsveckan. Dessutom spenderar anställda nästan sex timmar varje vecka i möten, och 69% av medarbetarna känner att dessa möten är oproduktiva.
För att bättre hantera företags tid bör cheferna endast schemalägga möten som är absolut nödvändiga. Möten bör ha ett särskilt syfte: Att fatta beslut eller lösa ett problem. Det bör finnas en detaljerad agenda för frågor som ska diskuteras och i vilken ordning och hur mycket tid som tilldelas varje.
Om ett möte endast är utformat för att ge information, överväg att skicka ett e-postmeddelande istället. Många möten kan också göras frivilliga, så om en anställd befinner sig i det kritiska flödesläget kan han eller hon avstå från avbrottet.
Tidsuppföljning
Varje verkställande vet att för att ett företag ska kunna gå vidare måste det finnas en tydligt definierad uppsättning mål och mål för framtiden. Det är emellertid inte tillräckligt att bara lägga upp dessa mål. Alltför ofta blir chefer och deras anställda begåvade i dagliga uppgifter och hittar aldrig tid att fördjupa långsiktiga mål. Det är här integrerad elektronisk tidspårning kommer in.
Effektiva elektroniska tidspårningssystem borde fånga kostnader såväl som den tid som spenderas för varje enskild anställd och projekt, och sedan integrera denna information i en övergripande bild av företagstidens tilldelning. På så sätt kan du avgöra om ditt företags nuvarande tidsfördelning anpassas till dina företags mål. Liksom med någon resurs, kommer korrekt fördelning av tid att minska avfall och underlätta företagstillväxten.
Peter Druckers, den legendariska managementkonsulenten, sa en gång:
Tiden är den knappaste resursen, och om inte den hanteras, kan inget annat hanteras.
I näringslivet är tiden värdefull. Det är i varje arbetsgivares intresse att främja en företagskultur som mäter, hanterar och värderar den.
Oproduktivt mötesfoto via Shutterstock
11 kommentarer ▼
