Varför Lön är en funktion du borde outsourca

"… ett företag hade en person som utför alla löneförädlingsfunktionerna. Företaget lägger nu ut funktionerna som ett resultat av att tänka framåt. De valde att outsourca funktionerna för att minska risken för att lönen inte behandlas, för att hantera tillväxten genom att förutse det ökade löneansvaret som kommer att krävas när företaget växer och anställer fler anställda och att hålla sig till tekniken, såsom betalkort och direkt deposition. "

Idealt sett uppnår outsourcing tre huvudmål:

• Det frigör tid och resurser för att fokusera mer på din kärnverksamhet.
• Det ger dig tillgång till mer teknik och expertis för att utföra löner väl.
• Det minskar kostnader och risker.

Låt oss undersöka alla dessa fördelar mer i detalj och vad de betyder.

1. Fokusera bättre på din kärnverksamhet

Lönen är en av de kritiska funktioner som inte direkt ökar försäljningen. Men utförs dåligt, det kan sätta din verksamhet i en värld av ont.

Och mest av allt kan det sap intern tid och uppmärksamhet bort från kärnverksamheten.

Företagen måste följa ett brett spektrum av lagar när det gäller anställda - från federala till statliga och lokala. Det tar lång tid och uppmärksamhet på detaljer för att hantera dem.

Det finns uppenbara juridiska krav, såsom skatterapportering och remittering. Det finns krav på källskatt från anställdas lön och även beräknar arbetsgivarens andel av skatter. I vissa fall finns det elektroniska arkiveringskrav. Du måste också veta när du ska lämna in - på federala, statliga och lokala nivåer.

Skatter är dock bara början.

"Som arbetsgivare behöver du också förstå lön och timmarslagar. Till exempel måste du veta när du måste betala övertid, säger Andy Childs, vice vd för Paychex, i en intervju med småföretagstendenser. Paychex är en av landets största lönestjänster, som betjänar nästan 600 000 små och medelstora företag. Löne- och timreglerna, säger Childs, kan vara mycket tekniska.

Då kan det finnas nyanställda rapporteringskrav och statliga krav kring arbetslöshetsersättning och ersättning för arbetstagare.

Childs betonade att en ännu större fråga är oväntat tidsförpliktelser.

"Du kan ha avsatt en viss tid varje vecka för att köra lönelistan. Då får du en oväntad överraskning i form av ett meddelande från IRS. Men det är inte bara att IRS meddelar dig att du är skyldig böter. Nu måste du gå igenom dina register och undersöka för att avgöra om du faktiskt begått överträdelsen. Plötsligt är du inblandad i en tvistlösning, säger Childs.

Och det händer aldrig på en bekväm tid för en liten företagare, tillade han.

2. Få tillgång till expertis och teknik

En annan anledning att outsourca är att få tillgång till expertis och teknik.

Arbetsgivare måste hantera nästan 10 000 federala, statliga och lokala skattemyndigheter i USA. Medan de flesta småföretag inte behöver följa dessa jurisdiktioner, pekar det fortfarande på lagens komplexitet. Och varje år antas hundratals nya lagar och förordningar.

För småföretag på större sida (50 heltidsanställda och uppe) ställer den övergripande vårdlagen ensam stora rapporterings- och överensstämmelseskrav. När du bad om ett exempel pekade Childs på IRS-formulär 1094-C och 1095-C. Dessa formulär kommer att kräva att arbetsgivarna certifierar om de erbjöd heltidsanställda möjlighet att anmäla sig till försäkringar som ger en minimal väsentlig täckning.

"Dessa kommer inte att vara enkla former för att slutföra," tillade Childs. (Paychex har skapat ett online resurscenter för vårdhanteringsreform på grund av lagens komplexitet.)

Precis lika viktig som kompetens är ny teknik. Arbetsgivarna förlitar idag teknik för att fungera mer effektivt. När ett företag växer har arbetsgivarna fler anställningsrekord för att behålla och behöver också mer rapportering. Brist på teknik blir ett hinder för att skala för tillväxten av verksamheten.

Anställda förväntar sig också teknik. Medarbetare idag vill ha alternativ som direkt insättning och självbetjäning till deras löneinformation online. Arbetsgivare som inte kan tillhandahålla sådana alternativ kan ha en konkurrensnackdel.

Utöver det är explosionen av användningen av mobila enheter inledande av en ny teknikutveckling. Mobil användning är fortfarande växande när det gäller löneavgifter, men det växer snabbt med Paychex, säger Childs.

Arbetsgivare använder mobila enheter för att titta på vissa rapporter och leta upp information, till exempel hur mycket pengar de behöver ha i banken på lönedatum, noterade han. Anställda börjar också använda mobila appar för att kontrollera sina egna poster.

Childs förväntar sig att mobilanvändningen för lönebanor fortsätter att växa, eftersom det frigör företagare och chefer att lämna kontoret.

"Med Paychex mobila löneprogram, kan du göra nästan allt från stranden - om du ville," tillade Childs.

3. Minska kostnader och risker

Outsourcing lön kan också hjälpa till med att minska kostnader och begränsa risker. I genomsnitt säger Childs att företagen betalar över 4 procent på grund av skillnader mellan arbetstagarens tid och en exakt tidsrekord.

"Att bara ha en mer exakt tid och närvaro-registreringslösning kan spara pengar," tillade han. (Paychex har en kostnadsbesparande kalkylator här.)

Då har du potentiella påföljder för att bryta rapportering och andra krav. Enligt IRS-siffror betalar 40 procent av de små företagen en genomsnittlig straff på 845 dollar per år för sena eller felaktiga registreringar, noterade Childs.

Idag finns det outsourcade lösningar för företag som är så små som en anställd, påpekar Childs. Lösningarna är överkomliga, med början på mindre än $ 50 per månad för småföretag, beroende på behov.

En bra lönleverantör erbjuder möjligheter som går utöver vad du kan göra på egen hand. Om du inte har ansett en outsourcad lösning innan, gör det här året det år du byter. Det kommer att ge dig lugn och ro som ägare och ledig tid i ditt företag.

Tips för att välja en Outsourced Payroll Provider

Om du överväger outsourcing lön, är det givet att du borde titta på typiska tre poäng du skulle titta på när du valde någon form av leverantör:

• pris
• service
• rykte

Men när det gäller lönelistor finns det andra punkter att tänka på:

Säkerhet och tillförlitlighet hos leverantören

Du ger din lönleverantör namn, adresser, personnummer och bankkontonummer för dina anställda. Du ger en fullmakt för att göra inlämningar på dina vägnar.

Gå med en leverantör som är ekonomiskt stark med goda kontroller på plats.

Annars kan du hitta ditt företag i en bindning, som vissa South Carolina-företag efter att en liten familjedrivet lönleverantör har belastat sig med att stjäla 11 miljoner dollar från kunder.

Under 2014 var kunderna i Employee Services Net chockade att upptäcka att löneselskapsleverantören hade använt sina pengar för att finansiera överdrivna personliga livsstilar, i stället för att överlåta det till skattemyndigheterna. Dessa kunder - alla småföretag - befann sig inför IRS-åtgärder. Varför? Eftersom arbetsgivaren i slutändan är ansvarig även om löneleverantören stjäl sig från dem. (IRS har tips för att skydda ditt företag om du lägger ut löneuppgifter.)

Spåra inspelning som serverar företag som din

Har lönebaneleverantören en stark historia om att betjäna företag din storlek? Har leverantören erfarenhet av din bransch?

Kompletterande tjänster

Tänk på de bredare tjänster som du kan behöva när ditt företag växer, till exempel förmåner och HR-tjänster. Kommer löneföretaget att kunna tillhandahålla dessa?

Regulatory Compliance Capabilities

Har lönebaneleverantören resurser för att följa med de växande lagar och förordningar om sysselsättning, hälso- och sjukvård och skatter?

Teknologi

Utvärdera lönebolagets teknik, inklusive mobilens beredskap. Lönar löneföretaget i ny teknik? Kan de hålla koll på teknik eftersom efterfrågan på det på arbetsgivaren och anställdas sida växer?

Revisor Gränssnitt

Kan din revisor få lätt tillgång till din lön och relaterade poster i syfte att göra avstämningar och skatteansökningar?

Lön bilden via Shutterstock