Småföretagare är några av de svåraste arbetarna. Du kämpar för att träffarna ska träffas och att hålla reda på allt som händer i ditt företag. Många små nystartade företag är på gång och är helt beroende av att behålla sina värdefulla kunder och kunder för att hålla pengar i dörren.
Inte bara det, men småföretagare vet hur man bär många hattar (och ser bra ut i dem!). En minut kan du göra säljsamtal, nästa minut kan du göra datainmatning, frikoppla kopimaskinen, bearbeta en kundfaktura eller beställa kontorsmaterial. Du gör allt.
$config[code] not foundSmåföretagare står inför så många ansvarsområden … och då är det kostnaderna! Den som har startat eller startat ett litet kontor under de första åren kan berätta - allt på budgeten granskas från paperclips till programvara. Några hundra dollar kan betyda skillnaden mellan att göra lön och betala kontorshyran (eller heck, även betala din egen hyra).
Det är inte konstigt att småföretagare känner sig stressade och sträckta tunna ibland. Det är ett stort ansvar, och även om det finns en hel del glädje att driva ett litet företag och vara din egen chef (höray!) Finns det också stor ångest. Om en deadline missas eller en klient lämnar, kan den stänga ner dig.
Frigör dig själv från kalkylbladet Madness
Många småföretagare kommer fram med utarbetade kalkylarksystem för att hålla reda på allt. När allt kommer omkring måste du hitta ett sätt att hålla flikar på varje kundkontakt, deras order och dokument som hör samman med dessa order, deadlines, projektmål och milstolpar.
Då finns kalendrarna: Som småföretagare kommer du att behöva fem eller sex olika kalendrar (åtminstone). En produktionskalender, en kalender för att spåra försäljning och kundutnämningar, din egen kalender naturligtvis, en gemenskapskalender som sammanfaller och tider dina händelser med betydande händelser … listan fortsätter.
Du ska noga skapa ett kalkylblad för att spåra när du mailade klienter senast och när du senast uppdaterade deras kontaktuppgifter, som måste uppdateras i ditt e-postsystem. Du vill även ha ett kalkylblad för dina e-postsystem, uppdateringar av sociala medier, analyser, program och fakturering, bokföring och försäljningsprogram. Åh … och självklart vill du skapa ett kalkylblad av dina kalkylblad.
STOPP MADNESSEN!
Du behöver ett projektledningsprogram
Det finns den här vanliga missuppfattningen projekthanteringsprogramvara är endast för stora företag. Verkligen, men det är absolut nödvändigt för småföretag. Stora företag har råd att förlora en kund här och där, men småföretag kan inte. Stora företag har flera personer som hanterar och arbetar med en uppgift, och de kan alla hålla reda på bara en del av projektet. För småföretagare måste du hålla reda på allt.
Det är därför som småföretagare, det är viktigt att ha bra projektledningsprogramvara. Det handlar om att frigöra dig för att göra saker du behöver göra. Spendera timmar som försöker flikas igenom massiva Excel-filer för att hitta svaret på en enkel fråga kan vara galen och kan kosta dig tid och pengar. I affärer fortsätter trenden mot smarta projekthanteringsverktyg, och det blir bara starkare.
Kostnadsfaktorn
Det fantastiska med projektledningsprogram är att det inte är så dyrt som du kanske tror. Beroende på antalet användare kan du få åtkomst till många program gratis och mest för under hundra dollar per månad.
En annan oro är den tid det kan ta att "flytta data" och ställa in programvaran. Hitta ett projektledningsprogram som integrerar med de system du redan har på plats och arbetar med dina kalendrar och kundkontaktprogram som Gmail och Google Kalender, MailChimp och Evernote. När du har förbundit dig att använda ett projektledningsprogram kan det vara igång i bokstavligen en dag.
Bli organiserad
Tänk på projekthanteringsprogram som ett arkivskåp, kalender och stort whiteboard som alla rullas in i en. Tänk dig att du sitter på ditt kontor för tjugo år sedan, omgiven av ett visitkort och en Rolodex-fil för varje klient. Du har papperskopior av varje dokument du har skickat. Du har bokföringsböcker och filer på filer. Du har en stor styrelse för att hålla reda på varje projekt i din rörledning och flera olika kalendrar för att spåra förfallodagar för varje projekt.
Känner du dig överväldigad än?
Stor projekthanteringsprogramvara erbjuder tillgång och organisation till alla dessa data, precis i din handflata eller på skärmen på skrivbordet. Det är en virtuell projektledare, som påminner dig om förfallodagar och deadlines, och ger dig en mild knuff när du behöver kontakta någon.
Som småföretagare borde det inte vara om du har råd med tid och energi att använda ett projektledningsprogram - men hur på jorden kunde du inte råd att inte?
Liten arbetsgruppsfoto via Shutterstock
6 kommentarer ▼
