Effektiva möten lägger till realt värde för företagen. De producerar idéer, ger riktning, förstärker obligationer och förnyar kraft. Samtidigt kan företag inte ägna oändliga resurser. Nyckeln är att se till att viktiga människor är inbjudna - vid rätt tidpunkt och i lämpligt utrymme. Direkta interaktioner mot en gemensam mål och slutar med en tydlig handlingsplan.
Tydligt syfte
Alla effektiva möten har ett tydligt syfte. Detta övergår till en agenda. Om du försöker täcka för många föremål samtidigt, övergår ditt möte. Om det finns för få ämnen på bordet så är e-post, person-till-person-diskussioner eller andra former av kommunikation mer praktiska. Din agenda ska beskriva specifika saker som ska diskuteras i rätt ordning. Att skriva saker i förväg hjälper till att klargöra mötesfokus. Det säkerställer också att deltagarna har "inköp", anländer med värdefulla idéer och håller på spår när diskussionen utvecklas.
$config[code] not foundVälorganiserad
Logistik är viktigt för ett effektivt möte. En aspekt är att bjuda in den riktiga gruppen människor som utför de uppgifter som ska diskuteras, fatta beslut om det arbetet eller på annat sätt leda inflytande. Välj en tid som inte bara är gratis för alla deltagare, men konkurrerar inte med andra arbetsprioriteringar eller energinivåer. Din möteslängd är också viktig.I de flesta fall är två timmar ett hälsosamt maximalt. Det hjälper också att uppskatta tider för varje dagordningspost - och respektera gränser. Din plats ska göra att människor känner sig bekväma och praktiska. I vissa fall betyder detta en privat plats, ett konferenssamtal eller ett möte utanför webbplatsen.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingDynamiska utbyten
Effektiva möten kräver effektiv kommunikation. Det bidrar till att fastställa grundläggande regler som "En del av vårt mål är att utveckla en budget för nästa räkenskapsår som ökar vår nettoresultat med 15 procent. Om du föreslår nya utgiftskategorier för din avdelning är beredda att göra minskningar på andra områden - eller gör ett bra argument om hur de extra kostnaderna ökar intäkterna. "Sätt att skapa synergi inkluderar att ta en" problemundersökning "där deltagare kan ringa problemområden eller brainstorming för att tillsammans skapa idéer. En moderator är ditt hemliga vapen för att uppmuntra gruppdialog och bygga på varje persons intressen, samtidigt som det övergripande mötet hålls på rätt spår.
Meningsfulla resultat
Vid slutet av mötet borde det finnas tydliga och genomförbara resultat. Ett sätt att uppmuntra detta är att lista "nästa steg" som det sista ämnet på din agenda. Tilldela 10 till 15 minuter för att binda upp alla lösa ändar. Sammanfatta de problem som deltagarna beslutat om. Ange alla saker som inte var löst - och utse vilka som är ansvariga för att ta itu med dem, när. Att göra det offentligt, och inte offline, förstärker ansvarsskyldigheten. Dessutom planerar att distribuera minuter eller en allmän sammanfattning av diskussionen och dess resultat. I vissa fall ingår nästa steg att schemalägga ett annat möte. Kolla in med kollegor som ansvarar för uppföljningsuppgifter innan nästa möte äger rum för att säkerställa fortsatt framsteg.
