Varje litet företag som accepterar kreditkort vet om återkrav. En återkrav är när en kreditkorts transaktion är omvänd. Några (men inte alla) av de gemensamma orsakerna till återkrav inkluderar:
- Kunden fick inte den inköpta tjänsten eller varan.
- Den inköpta tjänsten eller föremålet var inte som annonserat.
- Kunden debiterades fel belopp eller debiterades två gånger.
- Kunden kände inte igen avgiften på deras kreditredovisning.
- Bedrägeri, antingen som ett resultat av identitetsstöld eller kreditkortet användes med avsiktlig avsikt att begära återbetalning senare.
Som köpman betalar det sig att du känner dina saker och är proaktiv. Ju mer du vet och ju hårdare du arbetar för att förutse och undvika problem, desto mer kan du minimera återkrav.
Den goda nyheten är att många återkrav kan undvikas. Några av följande tips kan verka självklara, men de är grundläggande blockering och hantering som företag ibland misslyckas med att göra.
Kommunicera klart och ge kontaktinformation
Ibland kan en återkrav komma från felkommunikation eller oklara kommunikationer.
Annonsera så exakt som möjligt och ge tydliga användarvillkor. Att ge otillräcklig information kan orsaka så många problem som att ge felaktig information, särskilt om du säljer online eller via postorder och kunden inte har möjlighet att fysiskt inspektera föremålet. Err på sidan för att ge så många detaljer som praktiskt om man säljer på nätet.
Om det finns ett problem, försök att lösa det med kunden direkt och upprepa din returpolicy om det behövs.
Se till att transaktioner från din verksamhet är lätta att identifiera på kundens kreditredovisning. Det är en bra idé att även inkludera ditt kundservice nummer eller hemsida. På det här sättet, om kunden inte känner igen avgiften, kan de kontakta dig direkt.
Ge bra kundservice och svara snabbt
Bra kundservice gör det mer sannolikt att en kund kommer först till dig om de är missnöjda med en tjänst eller ett köp, vilket ger dig möjlighet att lösa problemet innan en återbetalning lämnas in.
För online beställningar, skicka innan du sätter in transaktionen. Om ett föremål är slut i lager eller det finns leveransförseningar, meddela kunden för att hantera förväntningarna.
Ha en generös returpolicy och ange det tydligt på dina försäljningskvitton eller webbplats. Då kommer kunderna att komma till dig för en eventuell återbetalning istället för att gå igenom återkravsprocessen.
Återbetalningar eller ersättningar är naturligtvis två sätt att lösa problem, men att vara kreativ hjälper också. En generös rabatt för ett framtida köp kan tillfredsställa kunden. Ibland kan instruktioner eller hjälp för att lösa ett problem installera eller använda ett objekt vara svar. Men du får inte möjlighet att "göra gott" om du inte svarar snabbt och professionellt.
Undvik tekniska fel
Dubbelladdning av en transaktion är en alltför vanlig förekomst i denna teknikålder. Se till att du bara anger en transaktion i din försäljnings terminal och deponerar den endast en gång. Var noga med att ogiltigförklara eventuella felaktiga försäljningskvitton och bearbeta endast transaktionen en gång.
Om kunden är närvarande, låt dem veta att du har raderat transaktionen och sönder det gamla kvittot framför dem. Om du märker att en kund debiterats två gånger eller felaktigt, korrigerar du omedelbart det och återbetalar kundens konto. Deponera försäljningsintäkter och kreditkvitton på förvärvaren så snart som möjligt. Skapa vad som helst pappersspår kan vara nödvändigt för att verifiera kunden som godkände transaktionen och fick inköpet. Se till att kunden har skrivit in kvittot. Om du skickar ett objekt, var noga med att få leveransbekräftelse. Håll reda på dina försäljningsförslag och ändra dem inte på något sätt. Det kommer inte vara mycket hjälp för dig att förstå problemen som kan leda till återkrav och hur man undviker dem, om din personal inte gör det. Ta dig tid att inte bara förklara vad din personal ska göra, men varför. På så sätt ger du din personal möjlighet att förutse problem och göra dagliga beslut för att tillfredsställa kunder. Tänk i stort sett också. Det är inte bara detaljhandeln eller kundsupport som behöver förstå. Överväg sådan personal som din webmaster, som kanske kan förhindra dubbla kreditkortsavgifter på internet genom att lägga till ett meddelande på en webbsida om du inte vill klicka på bakåtknappen under en online-transaktion, eftersom det kan leda till en dubbelavgift. Tänk också på din marknadsförare, som är i stånd att undvika missförstånd genom att tydligt skriva produktbeskrivningar och användarvillkor. Med andra ord, överväga din end-to-end marknadsföring, försäljning och kundsupport processer. Det finns ett antal saker du kan göra på försäljningsstället för att undvika bedrägerier och de återkommande återbetalningarna. Några snabba tips är: Du kan läsa mer om att förhindra bedrägerier vid försäljningsstället här "Bekämpa kreditkortsvikt vid försäljningsstället." MasterCard har skapat en mycket bra återbetalningsguide, i bekväm PDF-form som du kan hitta tillsammans med andra användbara resurser på: MasterCard Regler för att lyckas med. Det kan inte vara möjligt att undvika varje återkrav, men efter de här bästa metoderna och policyerna kommer du definitivt att hjälpa dig att minimera dem. Kreditfoto via Shutterstock Lämna en pappersspår
Tågpersonal - och förklara varför
Öva förebyggande tekniker för god bedrägeri
