När ditt företag växer lägger du till fler processer, program och människor. Om du inte har varit proaktivt effektiviserad hela tiden kan du bli förvånad över att finna att dina system är komplicerade och överflödiga.
Konsolidering av arbetsflödet kommer att hjälpa ditt växande företag att fortsätta att blomstra och hålla ditt folk på de viktiga sakerna.
Hur man konsoliderar dina affärssystem
Minska datainmatningstiden
Om du anger samma data på flera ställen sparar du din tid. Integrering av programapps kan du skriva in data en gång och synkronisera den på andra ställen automatiskt.
$config[code] not foundEn stor timesaver? Leta efter kundrelationshanterings (CRM) programvara som erbjuder appintegration med andra tjänster, som e-postmarknadsföring, bokföring och innehållshantering. Integightly integrerar Insightly med Evernote, Gmail, Google Kalender, Google Drive, MailChimp, Outlook 2013, Quote Roller, Torpio och Zapier. Snart kommer Insightly också att integreras med QuickBooks Online.
Integration gör att du kan hantera uppgifter inom CRM utan att duplicera arbete, till exempel länka projektinformation från Evernote till en organisation i din CRM eller skapa personliga citat med CRM-information via Citat Roller.
Arbeta i molnet
Dagen för att inte kunna arbeta på ett projekt eftersom data lagras på ett skrivbord som du inte har tillgång till är över. Nu kan alla på ditt team, dina kunder och alla andra som behöver samarbeta på ett projekt eller dokument, se och använda viktig information från vilken plats som helst via Internet. Uppgifter som är lagrade i molnet är resistenta mot korruption på grund av datorns glitches eftersom den inte lagras på någon enskild persons dator.
Var medveten om att när vissa molnapp har oväntad stillestånd kan det påverka din förmåga att arbeta. (Var din verksamhet påverkad när Google Drive gick ner i mars?)
Om du är orolig för stilleståndsproblem, bör du överväga kombinationsprogram som låter dig arbeta från säkerhetskopierade data lagrade lokalt eller dem som har offline-läge. Populära molnapps för företag inkluderar Google Apps for Business, Office 365, Box och RebitPro. Dessutom är många molnapp lägre kostnader för att köpa ett block med programvarulicenser för ditt företag.
Använd bara en kalender
Få saker är mer frustrerande än att missa en deadline eftersom någon kontrollerade fel kalender. Det bästa sättet att undvika detta är att bara använda en kalender för alla och alla projekt.
Välj en kalender som kommer att integreras med den programvara du använder för CRM och projektledning, plus de mobila enheter som ditt team använder regelbundet. Du kommer inte bara att kunna synkronisera viktiga projektfrist, men ditt team kan hantera sina egna scheman inom samma mobilapp samtidigt som de håller sig på viktiga företagsfrister.
Följ "K.I.S.S. Regel"
Precis som du lärde dig i skolan, Håll det enkelt, dumt.
Om du vill undvika att komplicera rutinerade affärsuppgifter och skapa redundans i ditt arbetsflöde, alltid fokusera på enkelhet. Den senaste tekniken förbättrar inte alltid vad du redan har på plats. Om du handlar efter bättre affärssystem, var noga med att du inte duplicerar något du redan har. Det här är en plats där plugins, appar och tillägg är verkligen användbara.
Du kan hitta programvara, som CRM eller en webbläsare, det gör en sak riktigt bra. Lägg sedan till ett plugin som automatiserar en process eller lägger till funktionalitet du har hanterat med ett uni-tasking-program. Det frigör dig och ditt team från ett enda program och ytterligare en process för att lära dig.
Om du har försummat att effektivisera dina affärssystem, kan den första gången du tar en hård titt på alternativen vara lite överväldigande. När du väl har tagit dig tid att hitta rätt program för de jobb du behöver automatisera och utrota eventuella redundanta system och programvara, får du befogenhet att regelbundet utvärdera dina system, vilket gör underhållet mycket enklare framåt.
Den bästa betalningen för effektiviseringssystemen kan eventuellt frigöra ditt team för att arbeta med projekt - i stället för att bränna tid som gör överflödiga uppgifter.
10 kommentarer ▼
