Fler och fler leverantörer introducerar Cloud-plattformar och SaaS-erbjudanden (Software-As-a-Service) för att samla människor online.
Låt inte branschvillkor som "Cloud-plattformar" och SaaS förvirra dig, dock. Allt detta innebär att människor använder program som är webbbaserade för att arbeta tillsammans.
Syftet med dessa samarbetsprogramvarusystem är att efterlikna den arbetsmiljö som vi haft sedan det första organiserade kontoret.
$config[code] not foundTänk på den arbetsmiljö som människor har använt sedan det organiserade kontoret blev vanligt. Vi ser det bäst ut i gamla filmer nu (eller i episoder av galna män) - varje avdelning på en annan våning, sekreterare som sitter hos IBM Selectric skrivmaskiner, junior chefer i bås, seniorer i kontor.
I mina tidigare dagar vid AT & T, omorganiserade vi ständigt människor så att alla medlemmar av nationella kontotyheter satt bredvid varandra. Vi hängde även lagtecken från taket. Möten hölls omedelbart och för att dela ett dokument plockade jag bara en filmapp på en kollegas skrivbord.
Idag har arbetsmiljön förändrats dramatiskt. Fler personer arbetar på distans hemifrån. Vi har virtuella team, fler konsulter och outsourcade personal. Stigande gaspriser och ekonomiska situationer kommer att göra virtuella kontoret ännu mer av en nödvändighet.
Alla har en annan beskrivning av det virtuella kontoret. Jag har drivit virtuella företag sedan 1980-talet. Jag kommer ihåg att vara glad över att ha ett MCI-e-postkonto och insåg att jag inte behövde hantera röstbrevlådor för att kommunicera med människor.
Sedan dess har jag haft mycket erfarenhet av vad som fungerar och vad som inte gör det. Låt mig dela de krav som jag tycker att programvaran ska hjälpa till att arbeta tillsammans i dagens virtuella kontor:
Enkelhet och kännedom
Människor motstår naturligtvis (vissa säger hat) förändras. En mjukvaruapplikations gränssnitt måste likna vad människor är mycket bekanta med. Det måste också vara så intuitivt som möjligt.
Det kan hända att det är grundläggande, men om du tittar på spelarna i samarbetsutrymmet just nu har bara ett fåtal gjort det här väldigt bra. Vissa program är så funktionellt-utländska och svåra att använda som du snabbt ger upp efter några försök att räkna ut bara grunderna. För att korsa klotet och bli dominerande på marknaden måste användarupplevelsen vara bekant och enkelt.
Närvaro / chatt
Jag känner att "närvaro" och förmågan att kommunicera omedelbart och direkt är den viktigaste aspekten. Att veta statusen för alla du jobbar med är hörnstenen i ett framgångsrikt system.
I den äldre konventionella kontormodellen kunde vi titta över rummet eller luta över kammarmuren för att chatta om vädret eller en ny produktutgivning. Alternativet idag är snabb chatt eller telefonkonferenser. Tjänster som VOIP eller gratis konferenssamtalstjänster har gjort ad hoc-konferenser snabbt och enkelt att ställa in.
Filkontroll / delning och realtidssamarbete
Kärnpunkten i verksamheten är dokument och filer. De är både en arbetsprodukt och en arbetsprocess. Med den exponentiella ökningen av konsulter, outsourcing och partnersamhällen är möjligheten att tillämpa meningsfulla nivåer av dokumentmyndighet ett av dagens viktiga krav.
Förr i tiden kunde du kontrollera detta genom att bara kopiera vissa sidor till vissa mottagare, eller du skulle begränsa distributionslistan. Idag kan du i en bra samarbetsprogramvara tilldela olika nivåer av auktoritet med några tangenttryckningar.
Lägg till ett detaljerat kontrollspår för säkerhet, kontroll, bekvämlighet och rättsmedicin och du har ingredienserna i ett livskraftigt dokument- och filhanteringssystem. Realtidssamarbete och push-teknik automatiserar de flesta av dessa hanteringsuppgifter. I kombination gör dessa hanteringsverktyg föråldrade - och eliminera - behovet av bifogade e-postmeddelanden.
I början nämnde jag människors motstånd mot förändring. Det finns många potentiellt kraftfulla lösningar på marknaden för dokumentkontroll, säkerhetskopiering av filer och samarbete. Utmaningen som de står inför är (1) enkel att använda och (2) minimerar behovet av förändringar i beteende. För massanpassning måste du efterlikna hur människor arbetar idag och automatisera så många funktioner som möjligt - försök inte radikalt ändra sina arbetsmönster.
Conferencing
Konferens är en bred kategori - jag tenderar att tänka på det i hinkar.
- Visa och berätta händelser är schemalagda sessioner som har en utsedd presentatör och en grupp publik. Det finns ett antal produkter på marknaden som hanterar det här mycket bra med olika prissättningsmodeller och funktioner / funktioner, till exempel Webex.
- jag tror det ad hoc delning är en av de mest användbara funktionerna i samarbetsvärlden. Möjligheten att direkt dela en skärm eller en arbetsprodukt utan installation är så nära som vi kommer att "luta över kubiska väggen." Det finns två sätt att göra detta: (1) produkter som möjliggör direkt skärmdelning på en-till-en-basis) eller (2) produkter som tillhandahåller realtidsdokumentdelning och uppdatering bland flera användare. Jag använder både i stor utsträckning och finner dem ovärderliga i "Virtual Office"
Byta
Varje generation som går in på arbetsplatsen ger olika färdigheter och förskjutningar. Det första riktiga mjukvaruföretaget jag arbetade för hade ett hemmagjord mainframe-e-postsystem. CFO skulle få sin administrativa assistent skriva ut kopior av sina e-postmeddelanden. Han skulle skriva svaren, och hon var tvungen att skriva in sitt meddelande och skicka svaret.
Så lurt som det låter nu, om ett decennium eller så, kommer tanken att vi behöll program och filer på vår lokala dator att låta lika skonsam.
Under tiden behöver vi en hybridlösning för att rymma våra arbetsvanor. Snabba användningen av molnet för applikationer och data, men ge människor möjlighet att arbeta från sina skrivbord.
Genom att göra nätverksarbete enklare och bekvämare blir det traditionella skrivbordet lika funktionellt som dina tonsiller - fortfarande där men inte nödvändigt.
* * * * *
Om författaren: George Langan är VD för eXpresso Corporation, en samarbetsprogramvara. George har stor erfarenhet av att driva mjukvaruföretag. Hans blogg finns på:
17 Kommentarer ▼
