Varje dag köper tusentals företagare programvara. Vissa flyttar till molnet och köper webbaserad (aka SaaS - mjukvara-som-en-tjänst) och börjar ofta med en kostnadsfri eller billig prövning. Om du funderar på att göra det här, är det visdomsord från 30-plus företagsägare, inklusive några insikter från programvaruutvecklare.
Jon Ferrara, VD och grundare av Nimble:
Idag har verksamheten förändrats. Med tillkomsten av sociala medier, email, IM, textmeddelanden och mer överväldigas företagen av de många applikationer som behövs för att lyssna på och engagera sig med sina kunder. Frågan är inte längre hur man ska hålla kontakten - det är hur man effektivt och kostnadseffektivt bygger affärsrelationer som ges alla kommunikationskanaler. De bästa webbapparna ska ta itu med alla dessa problem.
Mark Grilli, produktchef för produktmarknadsföring på Acrobat Solutions:
SMB-ägare bör leta efter tjänster som är utformade för att möta behoven i dagens snabba, sammanlänkade värld; tjänster som ger sina företag lättanvända lösningar för att hjälpa dem att leverera sitt bästa arbete varje dag, med produktivitet, tillförlitlighet, trohet, kontroll och kostnadsbesparingar som de förväntar och förtjänar.
Pamela O'Hara, VD för Batchbook:
Funktionalitet är kung! Det inkluderar anpassning, säkerhet, ägande, rörlighet och portabilitet.
anpassning - På grundval av prioriteringarna och personligheten i ditt företag letar du efter flexibilitet i hur du kan analysera informationen du samlar, liksom i användargränssnittet.
säkerhet - För stationära eller lokala applikationer, behåll antivirusprogrammen aktuell och säkerhetskopiera dina data ofta. För SaaS-programvara (SaaS) är företaget som är värd för SaaS-produkten ansvarig för säkerheten för dina data, så kolla säkerhetspolicyen.
Äganderätt - Använd en företagsadressadress när du registrerar kontoadministratören för att skydda ditt företag från juridisk tvetydighet om vem som har tillgång till data.
Rörlighet - Med skrivbordsprogramvara, se till att den kan synkronisera med din mobilenhet, antingen direkt eller via en applikation som Outlook. Med ett online-system, se om det har en mobil-klar version eller app.
portabilitet - Fråga: Vilken information kan exporteras? Vilka format kan användas? Med vilken annan programvara kan den dela data?
Costin Tuculescu, VD för AnyMeeting.com:
Leta efter:
1) En aktiv supportwebbplats som innehåller vanliga frågor, en kunskapsbas och ett aktivt supportgemenskap genom sin närvaro av Facebook eller Twitter, vilket visar att de bryr sig om sina användare
2) Övriga företag eller användare som använder programvaran, och ta reda på vad deras recensioner är jämförda med tävlingen
3) En historia: Hur länge har företaget varit kvar? Har de visat finansiell stabilitet?
4) En gratis test som låter dig uppleva programvaran så nära som möjligt till vad du ska köpa
Michael Pesochinsky, chef för GovernmentAuctions.org:
Huvudet småföretagare bör leta efter när det gäller webbaserad mjukvara är kostnaden kontra produktionen. Hur mycket mer produktivt kommer vi att vara med den här programvaran? Kommer programmet att göra jobbet effektivt? Kan jag få den här produkten billigare, om inte gratis? Att ställa dessa frågor innan du väljer programvaran hjälper dig att göra det bästa valet.
John McMahon, grundare och VD för Sheetster:
Kostnader för lägre licensiering av programvaror i kombination med standardbaserade tjänster innebär att 90 procent av organisationens behov kan uppfyllas med hjälp av off-shelf-tjänster, öppen källkod, men ändå tillhandahålla "framtidssäker" och driftskompatibilitet med bransch och kommersiella skrivbordsprodukter för allt från Excel till Quickbooks till SAP.
Fördelarna med detta tillvägagångssätt är många. Med en molnbaserad server behöver du inte längre oroa dig för maskinvara, nätverk eller underhåll av fysiska system. Moderna molnservrar och enheter är extremt tillförlitliga och överflödiga, vanligtvis mer än internt system. Och genom att köra standardbaserad applikationsserverprogramvara i molnet får du fördelarna med dedikerad webbsida och databas värd, webbkalkylblad och dokument, e-post och meddelanden som fungerar med alla mailklienter, mobilvänliga tjänster som e-post och kalender och mer.
Sarah Belfer, direktör för PR på eDealya:
Snarare än att fokusera på kvantitet, fokusera på kvalitet. Leta efter programvara som engagerar dina fans på meningsfulla sätt - om du lyssnar på dem kommer de att lyssna på dig. Nå ut till dem vid de tider som de vill höra från dig och om de produkter som de vill höra om - behåll kontakten relevant, koncis och personlig.
Stephen Fung, Counounder of Inflow Inventory:
Särskilt när man letar efter webbaserad programvara, leta efter företag som du kan lita på. Om du stöter på en bugg i programvaran ska de kunna åtgärda den. Du betalar inte bara för programvaran, men också för deras hjälp och för förbättringar av programvaran över tiden. Leta efter ett företag med en rekord för regelbundna utgåvor och bra kundservice.
Robert Landsfield, VD för Skymira:
Det är absolut nödvändigt att företag som vetter mot en mjukvarulösning säkerställer att applikationen enkelt kan utbyta information / data / poster / etc. med andra applikationer.
Det finns molnbaserade lösningar som gör det möjligt för företag att få effektivitet i specifika affärs- eller tillverkningsprocesser. Tänk på det som en "affärsapp" butik där företag kan källprogram som gör en eller två uppgifter bra. Det nya är att det finns molnbaserade företag med kompetensen att knyta flera applikationer tillsammans så att de utbyter information, i huvudsak skapar i ett skräddarsytt ERP-system för en SMB som endast fokuserar på de processer som är viktiga för företaget. Detta tillvägagångssätt gör det möjligt för ett företag att lagra på ytterligare appar som de passar över tiden.
Liz Pearce, VP Försäljning och marknadsföring för LiquidPlanner:
Precis lika viktigt som vad man ska leta efter är vad inte att leta efter. Leta inte efter en silverkula. Glöm den långa listan över krav och fokusera på att hitta ett verktyg som löser dina tre största problem.
Darren Levy, VD för GatherSpace:
Att välja fel typ av webbaserad programvara kan vara ett enormt slöseri med tid. Leta efter följande attribut: 1) Gratis test - detta är ett måste. Om ett företag inte kan låta mig prova sina program, än de måste gömma något. 2) 1-800 nummer för kundtjänst och försäljning, en intuitiv webbplats som fungerar bra och har bra produktinformation, en blogg och liknande tecken som visar att kunden är centrerad bakom gardinen. 3) Solida säkerhetspolicyer och backup för att säkerställa att dina data är säkra.
Marc Itzkowitz, Senior Director of Product Marketing för support.com: När du köper webbaserad programvara eller någon webbaserad tjänst bör din leverantör följa Tech Rights Bill of Rights, vilket innebär att de kommer att hedra min rätt att leva stöd från personer som förstår mitt problem men också min kultur och min språk; Rätten att få de senaste verktygen bära mina problem så att de löser sig effektivt. Rätten till flexibla paket av stöd som uppfyller mina ekonomiska och affärsmässiga behov. och en garanti att de kommer att åtgärda mitt problem eller leda mig till någon som kan. Steven Aldrich, VD för Direkt: Du borde inte ha någon inlärningskurva och få omedelbar värde … om programvaran inte är direkt användbar för ditt företag, har du inte tid att slösa på det. Tim Beranek, Partner hos BKD: Ett viktigt övervägande är att applikationen är agnostisk enhet. Smartphone, anteckningsblock, etc., trenden fortsätter att utvecklas när ny teknik utvecklas. Men med detta övervägande kommer stora bekymmer relaterade till säkerheten. Dessa problem kan bero på möjligheten att initiera, bearbeta, lagra och fråga data och transaktioner. Så man måste tänka på krypteringsnivån på dessa enheter, begränsad och säker tillgång, och möjligheten att "torka" enheten om den är förlorad eller stulen. Periodiskt är det viktigt att köra sårbarhetsskanningar och utföra penetrationsprovning. Eric Peters, marknadschef på Mendix: Leta efter en balans mellan funktionen out-of-the-box och anpassningsbarhet. Du vill att din ansökan ska fungera snabbt, men med möjligheten att anpassa den till din företags affärsprocess och integrationsbehov. Se till att framtida modifierbarhet är inbyggd i programvaran: Du vill kontinuerligt få feedback från slutanvändare och tillämpa den på applikationen för att upprätthålla en bra avkastning. Raj Sheth, Counounder of Recruiterbox.com: Det ska vara så enkelt som e-post och kostar mindre än din månatliga Starbucks-faktura. Alan Canton, Ägare av Adam-Blake Publishing och Jaya123: Se till att tjänsten inte visas igår. Om möjligt, se om de har funnits i några år. Det finns inget sämre (eller dyrare senare) än att koppla din affärsvagn till en fallande stjärna! Craig Griffiths, AskFindBuy: Små och medelstora företag bör leta efter programvara som flyttar kunderna ner i försäljningssteget utan att förlita sig på sin egen webbplats-liknande Yelp! gör för restaurangbranschen. Du behöver en tjänst för att marknadsföra din kategori så allt du behöver göra är att marknadsföra din position och inte själva kategorin. Arun Prakash, Vice President Marketing på Thinkspeed: Oavsett hur bra programvaran är, kommer du sannolikt att orsaka vissa problem. Se till att de ger ett korrekt stöd så att du inte hänger ut att torka när de här problemen dyker upp. Brandy Sites, ägare av BR Graphic Design LLC: När jag utvärderar webbaserad programvara för mitt lilla företag är det första jag letar efter ett aktivt supportgemenskap. Om forumen är väldigt aktuella och aktuella gör det mig lättare med den nya programvaran och vet att jag har det rätta stödet när jag behöver det. Nästa sak jag tittar på är användarvänligheten. Jag har många hattar i min organisation, så det är viktigt för programvaran att vara enkel och enkel att använda. Joe Manna, Gemenskapsledare på Infusionsoft: Att välja mjukvara baserad på funktioner och glänsande objekt i sig kommer att resultera i besvikelse på vägen som en användare. I stället fokusera på de strategiska fördelarna som du verkligen efter och funktionerna följer. Ett exempel på denna distinktion är möjligheten att "stoppa ett fordon med höga hastigheter" (fördelar) mot "högtemperatur keramiska bromsbelägg med borrade och slitsade rotorer" (egenskaper). Shane Neman, VD för Ez Texting: SaaS bör vara mer än bara programvara. Bra webbaserad programvara bör backas upp av bra kundservice. Om du betalar för en produkt bör du få snabb och hjälpsam support. Robby Slaughter, ägare av slaktutveckling: Viktigast av allt bör du välja webbaserad programvara som har en klar utgående sökväg. Om du inte enkelt kan exportera dina data och komma igång någon annanstans snabbt, leta någon annanstans. Akta dig för leverantörslåsning. Förhindra inte "öppen källkod" med "gratis". Det finns dolda kostnader för alla webbaserade applikationer, och om du inte betalar någon framför för att hålla systemet igång så kommer du så småningom att betala för det själv. Lokala alternativ trump faceless mega-corps. Om ett hembyföretag erbjuder en webbaserad lösning som har meriter, kan du få stöd från någon i ditt eget samhälle av otroligt värde. Eric Richard, PR-specialist vid tillsättning plus: Se till att den molnbaserade mjukvaruleverantören är ett etablerat och beprövat företag, inte en fly-by-night-operation som kan upphöra att existera om ett år. Också, se till att leverantören erbjuder tillräckligt med kundsupport - inklusive live telefon support - för dig och din personal. Grace Sales på CardWiX: Vid val av webbaserad programvara måste användarna beakta integriteten och säkerheten i deras data. Jitka Sykora, VD för LeaseRunner.com: Undvik programvara som tar ut på en "per användare" -basis. Samarbete, en av de största fördelarna med webbaserade verktyg, blir då väldigt dyrt. Amy Bennett, chef för ShopKeep.com: Vet att webbaserad innebär att du är beroende av en stabil internetuppkoppling och uppehållstid för cloud server. För missionskritiska applikationer som försäljningsställen, överväga företag som tillhandahåller en inbyggd app som är kopplad till en molnbaserad tjänst. Även om Internet- eller molnservrarna går ner, kan du fortfarande ringa upp försäljningen. Juli Klie, VD för InfoPreserve: Kom ihåg att webben är en annan leveransmekanism (om än en praktisk och kostnadseffektiv!) Kärnan för att välja programvara behöver fortfarande vara: 1) Vad är problemet jag försöker lösa? och 2) Vem passar bäst för våra behov idag och för den närmaste framtiden? Fånga inte upp med "heta" buzzwords eller lösningar som är bra för någon annan men inte en one-size-passar-allt svar för dig. Michael Kaiser-Nyman, VD och grundare av Impact Dialing: Det bästa sättet är att prova det. De flesta webbaserade program har en fri plan eller åtminstone en prövning. Välj några olika erbjudanden, prova alla ut och håll fast med den bästa. Steve Tennant, VD för Tennant Consulting: Tänk på den totala kostnaden för att anta ett mjukvarupaket, varav det är den tid det tar för ditt lag att bli utbildad att använda den. Gör matte på bekostnad av utbildningen anställda: dagar per anställd multiplicerat med antalet anställda. Du kan hitta en dyrare men lättanvänd mjukvaruprodukt som ger mer affärsintresse. Vad är din "Plan B"? Gå igenom och testa vad som händer om den webbaserade mjukvaran inte längre är tillgänglig på grund av omständigheter utanför din kontroll. Kan du verkligen få kopior av dina data, säg varje dag eller vecka som en offsite backup, och kan du verkligen använd den data backup i ett annat program? Tro det bara om du har gjort det som en del av din utvärderingsprocess. Michael Ortner, grundare och VD för Capterra: För fem år sedan var den gemensamma visdomen om webbaserad programvara att vara försiktig med saker som säkerhet, datatillgång och upptid. Men dessa problem har behandlats ganska bra av leverantörerna, särskilt när de gäller småföretag, så de viktigaste sakerna att tänka på när man köper webbaserad (eller någon form av programvara, för den delen) avser funktionalitet och användbarhet: 1) Gör det allt vi behöver det att göra? 2) Hur snabbt kan vi få våra användare utbildade? 3) Hur användarvänligt är det mesta av funktionaliteten? Om du använder webbaserad programvara för att driva ditt företag, snälla dela din expertis och visdom i kommentarerna. Vi skulle gärna höra om dina erfarenheter och råd för andra småföretagare med tanke på att du flyttar programvaran till molnet och arbetar på en SaaS-plattform. Bild från LilKar / Shutterstock
