Affärsetikett påverkar hur andra människor uppfattar dig på arbetsplatsen - inklusive medarbetare, handledare och kunder. Om du blir ombedd att ta protokollen för ett möte är den viktigaste punkten att behålla dem tydlig, kortfattad och korrekt.
Förberedelse och grunder
När du går på affärsmöte, kom dit tidigt och var beredd på något uppdrag du kan förväntas utföra vid mötet. Om du håller protokollet bör du ha din anteckningsbok eller dator redo, tillsammans med andra nödvändiga föremål som pennor eller inspelningsenheter. Närvaro registreras i protokollet, så Förbered ett inloggningsblad före tiden. Inloggningsbladet ska ha namnet på varje deltagare och ett utrymme för att markera ankomsttider.
$config[code] not foundÄven om det är mot affärs etikett att avbryta andra högtalare vid ett affärsmöte, förväntas den minuters uppdragsgivaren hålla noggranna noteringar av vad som sagts och gjort vid mötet. Eventuella formella beslut måste registreras ordentligt. Tala upp och fråga klargörande frågor om du inte hört eller förstår något som är tillräckligt bra för att spela in det korrekt.
Det är jobbet hos den som driver mötet för att skapa en agenda och hålla mötet på rätt spår. Om mötet löper bort från den fastställda agendan, bör protokollet avspegla detta. Det finns alltid möjlighet att du någonsin bli ombedd att förtydliga exakt vad som hände vid ett möte. Oavsett vad, du bör se till att dina minuter Beskriv vad som verkligen hände och i vilken ordning.
Minute-Etiquette
Mötesminuter är inte bara anteckningar för bekvämligheten för de personer som deltog i mötet. Protokollet till ett möte är a juridisk rekord av vad som gjordes vid det mötet enligt en artikel från den registrerade parlamentarikern Nancy Sylvester.
Du behöver inte spela in alla detaljer om vad som sagts. Med undantag för officiella beslut sammanfattar du bara innehållet. Inkludera endast detaljer som fortfarande kommer att betyda i framtiden för alla som tittar över protokollet. Använd nyckelord för att sammanfatta innehållet i varje diskussion.
Undvik eventuella kommentarer, personlig åsikt eller beskrivande språk i protokollet. Inte bara är dessa subjektiva, men de kan skämma ut ämnet för dina kommentarer senare. Till exempel kan du lägga till en kommentar som läser "Herr Smith lämnade mötet kl. 14.45", men du bör inte formulera det som "Herr Smith blev arg på Ms Jones och stormade ut ur mötet."
För att undvika onödig kommentar, försök inte beskriva mötes emotionella tonen på något sätt. Till exempel "Jones insisterade på att försäljnings siffrorna kommer att förbättras under nästa kvartal" är för subjektiv och skulle bättre kunna formuleras som "Ms Jones sa att försäljningsgraden skulle förbättras under nästa kvartal." Låt fakta tala för sig själva.
