Medarbetarnas tidsmätning har kommit långt sedan de dagar då personalen manuellt skulle stämpla tidskort och lämna in dem.
Genom molneteknologiens underverk är det nu möjligt att spåra dina anställdas verksamhet, logga in information om tid investerat i vissa projekt och producera meningsfulla rapporter för att ge dig en klar bild av vad som händer i ditt lilla företag.
Tidsspårningssoftware är användbar för alla typer av företag, från små startar till stora företag. Dessa applikationer är en bra investering för många typer av företag, oavsett om du är redovisning och bokföring, byggande, hotell, städtjänster, VVS och värme, detaljhandel eller någon annan bransch där spårning av lagaktivitet och hanteringskostnader är avgörande för din verksamhet.
$config[code] not foundTidsspårningsapplikationer är användbara för hela laget för spårningstid, bearbetningslön och hantering av viktiga administrativa processer. En bra tidspårningsapp är skalbar och kan användas på olika nivåer (t ex fält eller intern personal, lagledare, HR, lön) för att spara tid och pengar och ge tydligare insikter i projekt. Arbetsgivarnas förmåner genom att veta hur tiden används, medan anställda kan slappna av med att veta att de kommer att få betalt för varje minut de arbetar.
Typer av Time Tracking Software
Time-tracking-programvara finns i flera former och storlekar. Vissa kommer som moduler inom redovisnings- och faktureringsprogram som FreshBooks, där anställda kan logga timmar från var de befinner sig och sedan automatiskt generera fakturor via programvaran.
På samma sätt innehåller omfattande program för onlinehantering ofta tidspårningsfunktioner. Mavenlink erbjuder till exempel tidspårnings- och godkännandestöd, vilket möjliggör enkel betalning och aktivitetsloggning i en projektfokuserad miljö.
Om du inte har en tidsspårningsmodul inom din befintliga affärssoftware finns det gott om fristående tidsövervakningsapplikationer. Många av dessa har gratis prov, så de är perfekta om du vill handla om något som passar din budget.
Välja den bästa tidsbesparingsprogramvaran
När du undersöker vilken applikation som ska användas, finns det flera funktioner att leta efter. Självklart måste du tänka på vilken av dessa funktioner som är överskott i dina krav, men det bästa spårprogrammet kommer att tjäna mest, eller alla, av följande funktioner:
Tidsuppföljning
Möjligheten att övervaka tiden för både timmars och tjänstemän är huvudsyftet med en tidspårningsapplikation. Om du har personal i fältet, leta efter en tjänst som erbjuder in / ut flera enheter. Vissa lösningar, som Vericlock, erbjuder möjligheten att slå in via SMS eller SMS, eller via en smartphone-app, till exempel.
Offline support är ett måste om du har personal som arbetar på platser där Internet-åtkomst är begränsad eller otillgänglig. Några gånger spårningsverktyg, inklusive TSheets, erbjuder GPS-funktioner, så att du kan fysiskt spåra vad din fältpersonal är upp till.
Många verktyg kommer att erbjuda dig möjlighet att ställa in varningar för att påminna dina anställda om att klocka in och ut och en skyddsåtgärd för att automatiskt klocka ut den personal som inte ska vara klockad i.
tidrapporter
Tidsbehandlingshantering är en viktig del av en tidspårningsapplikation. Programvara som gör det möjligt att dela upp kalkylblad per projekt är perfekt, eftersom det gör faktureringsprocessen enklare. När du väljer en lösning, var uppmärksam på dess godkännande arbetsflöden.
Helst vill du ha en lösning som gör det möjligt för ett projekt eller avdelningschef att snabbt och enkelt godkänna eller avvisa ett tidtabell. Timesheets.com är ett exempel på en lösning som låter dig göra just detta. Många applikationer skickar dig e-postmeddelanden när en tidtabell eller kostnad har skickats in.
Övertidskontroll är en annan aspekt av tidspårningssoftware som kan göra ditt liv enklare och spara pengar. Många av de bästa applikationerna erbjuder övertidsvarningar, som kan meddela en chef när en anställd klockar över. Detta kan hjälpa dig att undvika att betala för dyrt övertid i fall där det kanske inte är nödvändigt.
Projektledning
Den bästa tidsuppföljningsprogrammet låter dig övervaka projektresurser och spåra uppgifter, och vissa låter dig lägga till projektnoteringar till uppgifter så att alla inblandade är på samma sida.
Stöd för registrering av fakturor som inte kan faktureras och för fakturabeskrivning är andra praktiska funktioner som till exempel vissa spårningsverktyg - till exempel Replicon - och hjälper till att överbrygga klyftan mellan projektledning och löneavgift.
rapporter
Rapportering är en viktig fördel med en automatiserad tidspårningsapplikation. En bra programvara som Toggl låter dig skapa en mängd olika rapporter för att hjälpa en chef att få insikter på saker som arbetstid, utgifter och fakturor. Rapporter kan i allmänhet anpassas, så att användaren definierar exakt vilken information de vill inkludera i rapporterna. Även om programvara kan samla alla dessa uppgifter är det väldigt viktigt att cheferna har rätt utbildning för att kunna analysera och tolka data på det mest effektiva sättet.
Se till att den tidspårningsapp du väljer inkluderar möjligheten att exportera eller skriva ut rapporter så att de sedan enkelt kan delas med chefer eller anställda.
Hjälp och support
Medan det är absolut nödvändigt att du väljer en tidspårningslösning som är pålitlig och lätt att använda av alla i företaget, är det också viktigt att du undersöker kundsupporten för en ansökan innan du väljer en.
De bästa bör erbjuda e-post, telefon och live chat support så att du snabbt kan lösa problem med programvaran under integrationsfasen och snabbt krossa eventuella problem som uppstår.
integrationer
En viktig faktor att tänka på när du väljer en tidspårningsapplikation är att vara uppmärksam på dess integreringar. Integreringar är viktiga eftersom de tillåter dig att synkronisera din tidspårningsapplikation med data från annan affärssoftware som du redan använder.
Leta efter en tidspårningssoftware som erbjuder integration med de paket du använder för löneavgift, CRM, redovisning, innehållshantering, projektledning och ERP, och du kommer att kunna spåra din spårningsfunktionalitet i dessa.
Ta dig tid att undersöka alla dessa faktorer när du väljer den bästa tidsföljdsprogramvaran, och utbetalningen kommer att vara en ökning av arbetstagarnas produktivitet, bättre lönekontroll och förbättrad faktureringsnoggrannhet. Vad det här innebär i reala termer, enkelt sagt, är kostnadsbesparingar för ditt lilla företag.
Factory Time Clock Photo via Shutterstock
15 kommentarer ▼
